NUMER RMA

Rejestracja zgłoszenia reklamacyjnego przez internet powoduje automatyczne nadanie numeru RMA reklamacji – Return Merchandise Authorization.

Rejestracja zgłoszenia reklamacyjnego przez internet i nadanie numeru RMA (Return Merchandise Authorization)

W celu wprowadzenia do ewidencji reklamacji należy zarejestrować zgłoszenie reklamacyjne poprzez specjalny internetowy formularz zgłoszenia reklamacyjnego zawierającego niezbędne podstawowe informacje. Zapisane zgłoszenie reklamacyjne ma przypisany automatycznie unikalny numer zgłoszenia internetowego (numer referencyjny lub numer RMA).

Zapisany formularz posiada status niezatwierdzony i czeka na zatwierdzenie przez osobę składającą reklamację – jest to proces uwierzytelnienia mający na celu uwiarygodnienie, że formularz został wypełniony przez człowieka. Procedura polega na wysłaniu wygenerowanego maila na wskazany przez osobę wypełniającą formularz adres mailowy. Mail zawiera krótką informację o przyjętym zgłoszeniu oraz link aktywacyjny po jego kliknięciu wyświetla się specjalna strona internetowa, która aktywuje dane zgłoszenie reklamacyjne. W tym momencie następuje zmiana statusu zgłoszenia, które jest widoczne dla pracowników serwisu i mogą oni podjąć odpowiednie czynności zgodnie z przyjętymi procedurami.

Formularz składa się z następujących danych:

  • Dane ewidencyjne osoby zgłaszającej reklamacje
  • Dane adresowe osoby zgłąszającej reklamacje
  • Dane ewidencyjne dotyczące reklamowanego przedmiotu w tym numeru seryjnego i opisu
  • Informacje o sposobie dostarczenia reklamowanego przedmiotu
  • Określenie żądania klienta czy jest to zgłoszenie reklamacyjne czy też niezgodność z umową.

Za pomocą formularza inetrnetowego można także dokonać weryfikacji statusu realizacji zgłoszenia, wystarczy wybrać opcję za pomocą której podamy numer referencyjny reklamacji. Po utworzeniu zgłoszenia zostaje nadany numer RMA, który można wydrukować jako etykietę i nakleić na przesyłce wysyłanej do serwisu gwarancyjnego. W systemie Reklamacje.net można ;przeglądać i wyszukiwać dodane wcześniej zgłoszenia podając ich unikalny numer referencyjny lub numer RMA. Numer RMA pozwala ;usprawnić procedurę zwrotów zarówno po stronie partnerów jak i gwaranta. Poprzez numer RMA również serwis techniczny i dział obsługi klienta szybko zidentyfikują zawartość przesyłki.

Numer RMA reklamacji

Nadanie numeru RMA

Unikalny numer RMA związany z rejestracją zgłoszenia reklamacyjnego nadawany jest w momencie rejestracji zgłoszenia za pomocą formularza internetowego. Procedura nadawania numeru RMA różni się w przypadku zgłoszeń indywidualnych – od osób fizycznych – które to zgłoszenia dotyczą reklamacji bezpośrednio od konsumentów. W takim wypadku nadawany jest jeden numer RMA dla jednego artykułu.

W przypadku sieci partnerów lub sieci marketów wymagane jest logowanie do systemu na podstawie uzgodnionego między stronami adresu mailowego oraz hasła. Zalogowany partner może do jednego zgłoszenia RMA dołączyć wiele różnych reklamowanych artykułów. Każda pozycja zgłoszona oznaczona jest unikalnym numerem referencyjnym, a komplet tych pozycji powiązany jest logicznie za pomocą jednego numeru RMA przesyłki dostarczanej do serwisu gwarancyjnego.