Oprogramowanie reklamacyjne

Obsługa reklamacji w systemie Studio Reklamacje to szybkie i sprawne przetwarzanie danych związanych z reklamacjami według ustalonych ścieżek.

Zastosowanie nowoczesnych technologii informatycznych pozwala na automatyczną wymiana danych z systemem ERP (np. SAP) przez co przyspiesza dostęp do informacji o kliencie, dokumentach sprzedaży (zakupionych przez niego produktach).

Oprogramowanie reklamacyjne to również efektywne zarządzanie przyczynami reklamacji i procesami ustawicznego doskonalenia. Reklamacja towaru przez klienta jest nieuniknioną konsekwencją prowadzenia działalności. Przebieg procesu reklamacyjnego bywa złożony. Dodatkowo jest ograniczony czasowo, dlatego wymaga odpowiedniego oprogramowania reklamacyjnego.

Proces reklamacji powinien być przeprowadzony sprawnie i szybko. Niezależnie od tego, czy reklamacja jest uzasadniona. Gwarant musi rozpatrzyć reklamacje w ciągu 14 dni kalendarzowych, najlepiej z odpowiednim zapasem czasu, aby klient mógł się z twoim zawiadomieniem zapoznać.  Szybkość działania oprogramowania reklamacyjnego zapewnia technologia Internetowa, baza danych MS SQL Server (2012 lub nowszy).

program-reklamacje
oprogramowanie reklamacyjne
oprogramowanie-reklamacje

Oprogramowanie reklamacyjne oferuje możliwość kompleksowej obsługi procesu reklamacyjnego zarówno w chmurze prywatnej jak i na własnych serwerach. Oprogramowanie reklamacyjne dostarcza wiele transakcji przydatnych w procesie reklamacyjnym. Dzięki Internetowym rozwiązaniom oprogramowanie reklamacyjne umożliwia szybkie przyjęcie reklamacji i sprawne jej rozpatrzenie. Historia zapisanych zdarzeń pozwala kontrolować powtarzalność zgłoszeń oraz częstotliwość występowania.

Oprogramowanie reklamacyjne  przechowuje wszystkie zgłoszenia w jednym miejscu lub w podziale na poszczególne rejestry. Program monitoruje terminy realizacji reklamacji oraz udostępnia klientom informacje o statusie reklamacji przez stronę www. Wykorzystanie oprogramowania reklamacyjnego pozwala oszczędzić czas i zmniejszyć koszty, a przede wszystkim podwyższa standard obsługi klienta.

Ewidencja numerów seryjnych

Wiele produktów przemysłowych oznakowanych jest za pomocą unikalnego numeru seryjnego (SN- serial number). Ewidencja reklamacji z numerami  seryjnymi pozwala kontrolować powtarzalność napraw z dokładnością do danego urządzenia, a pracownikom działu reklamacyjnego wyświetlać ostrzegające komunikaty.

Kanały komunikacji z reklamującym

Oprogramowanie reklamacyjne zapewnia obsługę wielu kanałów komunikacji. Przyjęcie reklamacji tak, aby klientowi będzie wygodniej (telefonicznie, emailem, SMS, formularz www). Oprogramowanie reklamacyjne integruje całą korespondencję i telefony w jeden wątek. Klienci cenią wygodę, a organizacja zyskuje oszczędność czasu.

Formularz RMA

System do obsługi reklamacji pozwoli na umieszczenie formularza reklamacyjnego bezpośrednio na stronie Internetowej. Po wypełnieniu przez klienta formularza RMA, reklamacja zapisywana jest w systemie reklamacyjnym. Wszystkie powiadomienia zwrotne do klienta wysyłane  będą kanałem dogodnym dla klienta np. e-mail, SMS-em. Używanie takich rozwiązań ma wysoki wpływ na zadowolenie i lojalność klientów oraz zaufanie do marki.

Ścieżki rozpatrywania reklamacji

Skomplikowany proces reklamacji można optymalizować poprzez zdefiniowania reguł postępowania. Po zarejestrowaniu reklamacji oprogramowanie reklamacyjne automatycznie powiadomi odpowiednie osoby w firmie. Można wyznaczać terminy na wykonanie kolejnych zadań związanych z obsługą reklamacji. Dzięki dostępnym scenariuszom obsługi reklamacji oprogramowanie reklamacyjne pomaga, aby nie popełnić błędów proceduralnych.

Terminy 

Reklamacja powinna być rozpatrzona w terminie 14 dni kalendarzowych od jej złożenia. Przypisanie terminów wykonania do każdego etapu i zadania w ramach reklamacji sprawia, że oprogramowanie reklamacyjne przypomina pracownikom o zbliżających się terminach.

system obsługi reklamacji

Terminy klientów VIP

Jeżeli oprogramowanie reklamacyjne prowadzi kartoteki klientów VIP, wówczas program pomoże w sprawnej ich obsłudze. a pewne towary wymagają natychmiastowej reakcji i przesłania do serwisu. Takie sprawy zorganizujesz przez dowolnie ustawiane polityki SLA, dzięki którym ustalisz specjalne (lub standardowe) zasady obsługi reklamacji. Np. reklamacja od „zwykłego” klienta będzie rozpatrywana w ciągu przepisowych 14 dni, ale klienta VIP chcesz obsłużyć lepiej – dlatego jego reklamacje rozpatrujesz w trzy dni.

Powiadomienia klienta

Każdy z nas jako klient jest zadowolony, gdy wie co się dzieje z jego reklamacją. Oprogramowanie reklamacyjne może sprawić, że będzie on informowany każdorazowo gdy zmieni się status reklamacji. Powiadomienia przekazywane są za pomocą wybranego przy reklamacji kanałem komunikacji: SMS, email, telefon.

Powiadomienia pracowników

Automatyczne powiadomienia o wydarzeniach związanych z reklamacją. Wybrane osoby w organizacji będą otrzymywać powiadomienia. W sytuacji, gdy:

  • wpłynie reklamacja od klienta;
  • upłynie termin wykonania jednego z zadań;
  • w danej reklamacji pojawią się nowe wątki.

Powiadomienia w oprogramowaniu do obsługi reklamacji definiuje się kiedy i do kogo będą wysłane powiadomienia oraz wybranej metodzie powiadomienia SMS, email lub komunikat na pulpicie.

Reklamacje przedsprzedażne

Zdarza się czasami niestety, że sklep, punkt sprzedaży sieciowej otrzymuje towar, w który stwierdza wadę. Zauważenie wady produktu, przed jego sprzedażą ewidencjonuje się za pomocą oprogramowania reklamacyjnego. Powstaje wówczas inny rodzaj dokumentu reklamacyjnego.


Reklamacje w chmurze

O zaletach systemów w chmurze napisano już setki tysięcy stron. Podsumujmy najważniejsze:

  • niższe koszty – nie trzeba inwestować w infrastrukturę: serwery, macierze, routery itp.;
  • niższe koszty utrzymania – w modelu SaaS zapewniony jest serwis i aktualizacje systemu przez dostawcę metodą abonamentową;
  • dowolna lokalizacja – do korzystania z oprogramowania reklamacyjnego wystarczy komputer z dostępem do Internetu. Konsultanci mogą pracować z biura lub domu (home office);
  • ustalony poziom dostępności usług w chmurze SLA;
  • systemy IT w chmurze są łatwo skalowalne. Gdy potrzebna jest większa wydajność, zasoby procesory, przestrzeń dysków – dostawca uruchamia zmiany i po chwili można korzystać z większych zasobów.