Porządek wszystkich reklamacji w systemie Reklamacje.NET jest zapewniony poprzez przydzielenie do nich odpowiednich statusów (statusy reklamacji).

Statusy reklamacji mogą edytować pracownicy posiadający odpowiednie uprawnienia w systemie Reklamacje.NET. W zależności od codziennych obowiązków konkretnego pracownika działu, w którym pracuje można przyporządkować mu konkretne uprawnienia.

Statusy reklamacji

Statusy reklamacji

Dodane w programie zgłoszenia reklamacyjne mogą mieć przypisane różne statusy. Pierwszym z nich jest „Przyjęte nowe”. Takie statusy reklamacji są otrzymywane przez nowe zgłoszenia, również te, które są dodane przez klienta poprzez internetowy formularz zgłoszeniowy. Kolejny status to „w realizacji, serwis”. Przypisuje się go zgłoszeniom reklamacyjnym, które dotyczą produktów, znajdujących się w serwisie, albo rozpatrywanych.

Statusy reklamacji. Rozpatrzone oraz zamknięte

Pozornie wydawać się może, iż te statusy oznaczają to samo. Jednak rozróżnienie na reklamacje „rozpatrzone”, a także „zamknięte” jest niezwykle istotne. Reklamacje rozpatrzone to takie, wobec których podjęto już decyzję reklamacyjną i albo jest ona odmowna, albo też w sytuacji, kiedy produkt jest już naprawiony/wymieniony na nowy i jest w drodze do klienta. Jednak wciąż można zmienić i edytować wiele elementów reklamacyjnych. Status „zamknięte” mają te zgłoszenia, które się już rozpatrzyło i zaakceptowało przez klienta.

Kategorie reklamacji

Program Reklamacje.NET od SoftwareStudio pozwala na przeglądanie ich według różnych kryteriów. Dzięki temu można sprawnie dotrzeć do ważnych informacji, analizować je, czy też uzyskać konkretne dane dotyczące czasu rozpatrywania zgłoszeń reklamacyjnych.

Statusy reklamacji

Wszystkie zgłoszenia można segregować według: numeru RMA (indywidualny numer nadawany automatycznie), numeru dokumentu, daty przyjęcia, terminu rozpatrzenia, kodu artykułu. A także: nazwy artykułu, kontrahenta, danych klienta, daty zakupu, daty zapisu, oddziału, numeru referencyjnego.

Poza tworzeniem zestawień reklamacji o konkretnych statusach można także generować dokumenty dotyczące wszystkich zgłoszeń. Każde z nich można przesyłać poprzez SMS, albo też email, a także wydrukować.