System obsługi reklamacji

Zarządzanie procesami w ramach aplikacji pozwala współpracować wszystkim pracownikom Państwa firmy poprzez ujednolicony system obsługi reklamacji.

Oprogramowanie nie ogranicza zdefiniowanych procesów, które mogą być zdefiniowane w ramach systemu obsługi reklamacji. Istnieje możliwość wdrożenia indywidualnego procesów. Zaimplementowanie własnych spersonalizowanych modułów w systemie obsługi reklamacji.

System obsługi reklamacji umożliwia rejestrację zgłaszanych przez klientów reklamacji dotyczących zakupionych produktów. Program pozwala na szybki podgląd stanu realizacji zgłoszenia oraz daje możliwość wprowadzenia reklamacji. Aplikacja może gromadzić wszystkie informacje na temat umów serwisowych i gwarancyjnych – rodzaj umowy, okres ważności, opłaty, treść umowy itp.

System obsługi reklamacji umożliwia rejestrację zamówień, problemów serwisowych i reklamacji klientów oraz zapewnia nadzór nad ich realizacją. Gwarant ma możliwość rejestrowania procesu naprawy bądź wymiany wadliwego towaru na nowy wolny od wad.

Serwis gwarancyjny

Po wybraniu odpowiedniego dokumentu reklamacji, pracownik serwisu uzupełnia go o informacje dotyczące przeprowadzanej naprawy. Wszystkie części, które zostaną wykorzystane do naprawy reklamowanego towaru w punkcie serwisowym, powinny być uwzględnione na winietce serwisowej. Serwisant podczas rozliczania naprawy, ma możliwość uwzględnienia takich kosztów, jak:

  • dojazd;
  • przesyłka;
  • naprawa;
  • Wartość części wykorzystanych do naprawy reklamowanego towaru jest automatycznie wyliczana według realizacji zapotrzebowania zgłaszanego przez punkty serwisowe w czasie naprawy;
  • Nazwa firmy kurierskiej;
  • Numer listu przewozowego;
  • Data wysyłki;
  • Data zwrotu towaru.

Formularz reklamacyjny

System do obsługi reklamacji pozwoli na umieszczenie formularza reklamacyjnego bezpośrednio na stronie Internetowej. Po wypełnieniu przez klienta formularza RMA, reklamacja zapisywana jest w systemie reklamacyjnym. Wszystkie powiadomienia zwrotne do klienta wysyłane będą kanałem dogodnym dla klienta np. e-mail, SMS-em. Używanie takich rozwiązań ma wysoki wpływ na zadowolenie i lojalność klientów oraz zaufanie do marki.

Formularz składa się z następujących danych:

  • Dane ewidencyjne osoby zgłaszającej reklamacje
  • Dane adresowe osoby zgłaszającej reklamacje
  • Dane ewidencyjne dotyczące reklamowanego przedmiotu w tym numeru seryjnego i opisu
  • Informacje o sposobie dostarczenia reklamowanego przedmiotu
  • Określenie żądania klienta czy jest to zgłoszenie reklamacyjne czy też niezgodność z umową.

Numer RMA

Rejestracja zgłoszenia reklamacyjnego przez internet i nadanie numeru RMA (Return Merchandise Authorization). W celu wprowadzenia do ewidencji reklamacji należy zarejestrować zgłoszenie reklamacyjne poprzez specjalny internetowy formularz zgłoszenia reklamacyjnego. Formularz RMA zawierającego niezbędne podstawowe informacje. Zapisane zgłoszenie reklamacyjne ma przypisany automatycznie unikalny numer zgłoszenia internetowego (numer referencyjny lub numer RMA).

Po utworzeniu zgłoszenia w systemie obsługi reklamacji zostaje nadany numer RMA. Numer RMA można wydrukować w formie etykiety i nakleić na przesyłce wysyłanej do serwisu gwarancyjnego.

Rozliczenie naprawy

Moduł systemu obsługi reklamacji do rozliczenie naprawy służy dokładnej wycenie kosztów przeprowadzonej reklamacji.

Powiadomienia

Każdy z nas jako klient jest zadowolony, gdy wie co się dzieje z jego reklamacją. Oprogramowanie reklamacyjne może sprawić, że będzie on informowany każdorazowo gdy zmieni się status reklamacji. Powiadomienia przekazywane są za pomocą wybranego przy reklamacji kanałem komunikacji: SMS, email, telefon.

Automatyczne powiadomienia o wydarzeniach związanych z reklamacją. Wybrane osoby w organizacji będą otrzymywać powiadomienia. W sytuacji, gdy:

  • wpłynie reklamacja od klienta;
  • upłynie termin wykonania jednego z zadań;
  • w danej reklamacji pojawią się nowe wątki.

Powiadomienia w oprogramowaniu do obsługi reklamacji definiuje się kiedy i do kogo będą wysłane powiadomienia oraz wybranej metodzie powiadomienia SMS, email lub komunikat na pulpicie.

Reklamacje przedsprzedażne

Zdarza się czasami niestety, że sklep, punkt sprzedaży sieciowej otrzymuje towar, w który stwierdza wadę. Zauważenie wady produktu, przed jego sprzedażą ewidencjonuje się za pomocą oprogramowania reklamacyjnego. Powstaje wówczas inny rodzaj dokumentu reklamacyjnego.


System obsługi reklamacji

Internetowy system obsługi reklamacji jest przyjazny i czytelny, ułatwia szybkie dotarcie do informacji o Kliencie i zgłoszonym przez niego problemie.

Poruszanie się pomiędzy zgłoszeniami reklamacyjnymi w systemie obsługi reklamacji jest wygodne. Dodatkowo ułatwione wyróżnieniem elementów najczęściej używanych w procesie obsługi reklamacji. Wprowadzenie dokumentów reklamacyjnych do bazy RMA za pomocą systemu obsługi reklamacji formalizuje i usprawnia obieg dokumentów.