Obsługa reklamacji w systemie Studio RMA to szybkie i sprawne przetwarzanie danych związanych z reklamacjami według ustalonych ścieżek. Składanie reklamacji na stronie internetowej lub aplikacji na smartfona stało się coraz popularniejsze w ostatnich latach. Wpływ na to mają głównie sklepy internetowe, które umożliwiają swoim klientom składanie reklamacji przez stronę internetową lub aplikację na smartfon.
Rejestrowanie reklamacji online to proces, dzięki któremu klienci mogą zgłaszać swoje skargi i reklamacje bezpośrednio przez internet. Jest to wygodne rozwiązanie dla obu stron: klientów i przedsiębiorstw. Dzięki temu klienci mogą szybko i łatwo zgłosić swoje reklamacje, a przedsiębiorstwa mogą skuteczniej i efektywniej je rozpatrywać.
Rejestrowanie reklamacji online może być realizowane za pomocą specjalnego formularza, który znajduje się na stronie internetowej przedsiębiorstwa. Klienci wypełniają formularz, wprowadzając niezbędne informacje, takie jak nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, opis problemu i załączniki.
Po wysłaniu formularza reklamacyjnego, zgłoszenie trafia do specjalisty od reklamacji, który rozpatruje sprawę i przesyła odpowiedź na podany adres e-mail. W przypadku potrzeby przeprowadzenia dalszych kontroli, klient jest proszony o przesłanie produktu na adres przedsiębiorstwa.
Rejestrowanie reklamacji online pozwala na szybką i efektywną obsługę reklamacji, co jest ważne zarówno dla klientów, jak i dla przedsiębiorstw. Dzięki temu klienci mogą szybko otrzymać odpowiedź na swoją skargę, a przedsiębiorstwa mogą skuteczniej rozpatrywać reklamacje.
Zastosowanie nowoczesnych technologii informatycznych pozwala na automatyczną wymiana danych z systemem ERP (np. SAP) przez co przyspiesza dostęp do informacji o kliencie, dokumentach sprzedaży (zakupionych przez niego produktach).
Oprogramowanie reklamacyjne to również efektywne zarządzanie przyczynami reklamacji i procesami ustawicznego doskonalenia. Reklamacja towaru przez klienta jest nieuniknioną konsekwencją prowadzenia działalności. Przebieg procesu reklamacyjnego bywa złożony. Dodatkowo jest ograniczony czasowo, dlatego wymaga odpowiedniego oprogramowania reklamacyjnego.
Poznaj oprogramowanie reklamacyjne
Oprogramowanie reklamacyjne to narzędzie informatyczne służące do zarządzania procesami reklamacyjnymi w przedsiębiorstwie. Jego głównym celem jest umożliwienie szybkiego i sprawnego rozpatrywania reklamacji od klientów oraz zapewnienie skutecznego rozwiązywania problemów związanych z produktami lub usługami.
Oprogramowanie reklamacyjne może umożliwiać:
- Przyjmowanie i rejestrowanie reklamacji od klientów, w tym przez Internet lub telefon.
- Przydzielanie reklamacji do odpowiednich pracowników lub działów w celu ich rozpatrzenia.
- Śledzenie postępu rozpatrywania reklamacji i aktualizowanie stanu reklamacji w czasie rzeczywistym.
- Generowanie raportów i statystyk dotyczących reklamacji, np. liczby reklamacji zgłoszonych w danym okresie lub rodzajów problemów, z jakimi mierzą się klienci.
Oprogramowanie reklamacyjne może być stosowane zarówno przez duże przedsiębiorstwa, jak i przez małe firmy. Może być dostosowywane do potrzeb i wymagań konkretnego przedsiębiorstwa i integrowane z innymi narzędziami informatycznymi, takimi jak systemy CRM lub ERP.
Demo RMA software
Oprogramowanie reklamacyjne (RMA software) pozwala zautomatyzować obsługę serwisu. Korzyści płynące z wdrożenia systemu do serwisu przekonały już wielu przedsiębiorców. Na oszczędności może liczyć każdy, kto wybierze dobry program do serwisu. Aby jednak był on dobry dla Twojej organizacji powinien być odpowiednio spersonalizowany i dopasowany. Ponadto RMA software zapewnia dostęp do najważniejszych informacji bez przerwy. Oznacza to dostępność 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu.
Reklamacje system
Oprogramowanie reklamacyjne (ang. warranty software) służy do zarządzania procesem reklamacji produktów i usług. Może posiadać następujące funkcje:
- Rejestracja i obsługa reklamacji – umożliwia klientom zgłaszanie reklamacji za pomocą formularza lub bezpośredniego kontaktu z firmą. Oprogramowanie rejestruje reklamację i przypisuje ją do odpowiedniego pracownika lub działu.
- Analiza i ocena reklamacji – pozwala przeanalizować reklamację i ocenić jej zasadność.
- Obsługa roszczeń gwarancyjnych – umożliwia automatyczne przetwarzanie roszczeń gwarancyjnych, takich jak wymiana produktu lub zwrot pieniędzy.
- Generowanie raportów – umożliwia generowanie raportów dotyczących reklamacji, w tym liczby reklamacji poszczególnych produktów, czasu trwania reklamacji itp.
- Integracja z innymi systemami – możliwość integracji z systemami zarządzania relacjami z klientami (CRM) oraz systemami zarządzania produkcją i magazynem.
- Dostępność online – umożliwia klientom i pracownikom dostęp do systemu z dowolnego miejsca za pośrednictwem przeglądarki internetowej.
Proces reklamacji powinien zakończyć się sprawnie i szybko. Niezależnie od tego, czy reklamacja jest uzasadniona. Gwarant musi rozpatrzyć reklamacje w ciągu 14 dni kalendarzowych, najlepiej z odpowiednim zapasem czasu, aby klient mógł się z twoim zawiadomieniem zapoznać. Szybkość działania oprogramowania reklamacyjnego zapewnia technologia Internetowa, baza danych MS SQL Server (2012 lub nowszy).
Reklamacje.net od SoftwareStudio oferuje możliwość kompleksowej obsługi procesu reklamacyjnego zarówno w chmurze prywatnej jak i na własnych serwerach. Oprogramowanie reklamacyjne dostarcza wiele transakcji przydatnych w procesie reklamacyjnym. Dzięki Internetowym rozwiązaniom oprogramowanie reklamacyjne umożliwia szybkie przyjęcie reklamacji i sprawne jej rozpatrzenie. Historia zapisanych zdarzeń pozwala kontrolować powtarzalność zgłoszeń oraz częstotliwość występowania.
Oprogramowanie reklamacyjne przechowuje wszystkie zgłoszenia w jednym miejscu lub w podziale na poszczególne rejestry. Program monitoruje terminy realizacji reklamacji oraz udostępnia klientom informacje o statusie reklamacji przez stronę www. Wykorzystanie oprogramowania reklamacyjnego pozwala oszczędzić czas i zmniejszyć koszty, a przede wszystkim podwyższa standard obsługi klienta.
Ewidencja numerów seryjnych
Wiele produktów przemysłowych oznakowanych jest za pomocą unikalnego numeru seryjnego (SN- serial number). Ewidencja reklamacji z numerami seryjnymi pozwala kontrolować powtarzalność napraw z dokładnością do danego urządzenia, a pracownikom działu reklamacyjnego wyświetlać ostrzegające komunikaty.
Kanały komunikacji z reklamującym
Oprogramowanie reklamacyjne zapewnia obsługę wielu kanałów komunikacji. Przyjęcie reklamacji tak, aby klientowi będzie wygodniej (telefonicznie, emailem, SMS, formularz www). Oprogramowanie reklamacyjne integruje całą korespondencję i telefony w jeden wątek. Klienci cenią wygodę, a organizacja zyskuje oszczędność czasu.
Formularz RMA
System do obsługi reklamacji pozwoli na umieszczenie formularza reklamacyjnego bezpośrednio na stronie Internetowej. Po wypełnieniu przez klienta formularza RMA, reklamacja zapisywana jest w systemie reklamacyjnym. Wszystkie powiadomienia zwrotne do klienta wysyła się kanałem dogodnym dla klienta np. e-mail, SMS-em. Używanie takich rozwiązań ma wysoki wpływ na zadowolenie i lojalność klientów oraz zaufanie do marki.
Ścieżki rozpatrywania reklamacji
Skomplikowany proces reklamacji można optymalizować poprzez zdefiniowania reguł postępowania. Po zarejestrowaniu reklamacji oprogramowanie reklamacyjne automatycznie powiadomi odpowiednie osoby w firmie. Można wyznaczać terminy na wykonanie kolejnych zadań związanych z obsługą reklamacji. Dzięki dostępnym scenariuszom obsługi reklamacji program do zarządzania reklamacjami pomaga, aby nie popełnić błędów proceduralnych.
Terminy
Reklamacja powinna zostać rozpatrzona w terminie 14 dni kalendarzowych od jej złożenia. Przypisanie terminów wykonania do każdego etapu i zadania w ramach reklamacji sprawia, że oprogramowanie reklamacyjne przypomina pracownikom o zbliżających się terminach.
Terminy klientów VIP
Jeżeli oprogramowanie prowadzi kartoteki klientów VIP, wówczas program pomoże w sprawnej ich obsłudze. a pewne towary wymagają natychmiastowej reakcji i przesłania do serwisu. Takie sprawy zorganizujesz przez dowolnie ustawiane polityki SLA, dzięki którym ustalisz specjalne (lub standardowe) zasady obsługi reklamacji. Np. reklamacja od „zwykłego” klienta będzie rozpatrywana w ciągu przepisowych 14 dni, ale klienta VIP chcesz obsłużyć lepiej – dlatego jego reklamacje rozpatrujesz w trzy dni.
Powiadomienia klienta
Każdy z nas jako klient jest zadowolony, gdy wie co się dzieje z jego reklamacją. Oprogramowanie reklamacyjne może sprawić, że będzie on informowany każdorazowo gdy zmieni się status reklamacji. Powiadomienia przekazuje się za pomocą wybranego przy reklamacji kanału komunikacji: SMS, email, a także poprzez telefon.
Powiadomienia pracowników
Automatyczne powiadomienia o wydarzeniach związanych z reklamacją. Wybrane osoby w organizacji otrzymują powiadomienia. W sytuacji, gdy:
- wpłynie reklamacja od klienta;
- upłynie termin wykonania jednego z zadań;
- w danej reklamacji pojawią się nowe wątki.
Powiadomienia w oprogramowaniu do obsługi reklamacji mają możliwość definiowania – kiedy i do kogo będą wysłane powiadomienia oraz wybranej metodzie powiadomienia SMS, email lub komunikat na pulpicie.
Reklamacje przedsprzedażne
Zdarza się czasami, iż dany sklep, punkt sprzedaży sieciowej otrzymuje towar, w który stwierdza wadę. Zauważenie wady produktu przed jego sprzedażą ewidencjonuje się za pomocą oprogramowania reklamacyjnego. Powstaje wówczas inny rodzaj dokumentu reklamacyjnego.
Reklamacje w chmurze
O zaletach systemów w chmurze napisano już setki tysięcy stron. Podsumujmy najważniejsze:
- niższe koszty – nie trzeba inwestować w infrastrukturę: serwery, macierze, routery itp.;
- niższe koszty utrzymania – w modelu SaaS zapewniony jest serwis i aktualizacje systemu przez dostawcę metodą abonamentową;
- dowolna lokalizacja – do korzystania z oprogramowania reklamacyjnego wystarczy komputer z dostępem do Internetu. Konsultanci mogą pracować z biura lub domu (home office);
- ustalony poziom dostępności usług w chmurze SLA;
- systemy IT w chmurze są łatwo skalowalne. Gdy potrzebna jest większa wydajność, zasoby procesory, przestrzeń dysków – dostawca uruchamia zmiany i po chwili można korzystać z większych zasobów.
RMA software
Oprogramowanie reklamacyjne (RMA software) pozwala zautomatyzować obsługę serwisu. Korzyści płynące z wdrożenia systemu do serwisu przekonały już wielu przedsiębiorców. Na oszczędności może liczyć każdy, kto wybierze dobry program do serwisu. Aby jednak był on dobry dla Twojej organizacji powinien być odpowiednio spersonalizowany i dopasowany. Ponadto RMA software zapewnia dostęp do najważniejszych informacji bez przerwy. Oznacza to dostępność 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu.
Rozwiązanie do prowadzenia reklamacji
Skomplikowany proces reklamacji można opanować stosując odpowiednie systemy RMA. Rozwiązanie do prowadzenia reklamacji pozwoli Ci ustawić odpowiednie reguły. Zasady definiują co ma się wydarzyć po wpłynięciu reklamacji do systemu. Aplikacja automatycznie powiadomi odpowiednie osoby w firmie. Wyznaczy im terminy na wykonanie zadań. Jeżeli chcesz, aby Twój Klient był zadowolony to zapewnij mu dostęp do informacji. Może być powiadamiany, gdy coś się dzieje z jego reklamacją. Oprogramowanie reklamacyjne możesz ustawić w taki sposób, aby informował klientów przy każdej zmianie statusu.
RMA rozwiązanie do prowadzenia reklamacji
Skomplikowany proces reklamacji można opanować stosując odpowiednie systemy RMA. Rozwiązanie do prowadzenia reklamacji pozwoli Ci ustawić odpowiednie reguły. Zasady definiują co ma się wydarzyć po wpłynięciu reklamacji do systemu.
Aplikacja automatycznie powiadomi odpowiednie osoby w firmie. Wyznaczy im terminy na wykonanie zadań. Jeżeli chcesz, aby Twój Klient był zadowolony to zapewnij mu dostęp do informacji. Może być powiadamiany, gdy coś się dzieje z jego reklamacją. Oprogramowanie reklamacyjne możesz ustawić w taki sposób, aby informował klientów przy każdej zmianie statusu.
