Zarządzanie reklamacjami

Celem procedury (zarządzanie reklamacjami) jest zapewnienie, że postępowanie z odwołaniami, skargami i reklamacjami będzie prowadzone w sposób pozwalający na prawidłowe rozpoznanie przyczyn powstania zgłoszonych przez składającego odwołanie, skargę bądź reklamację nieprawidłowości oraz ustalenie miejsc ich powstania. Ponadto zapewnia, że gwarant rzetelnie i sumiennie rozpatrzy zgłoszone odwołanie, skargę lub reklamację.

Wysokie wymagania konsumentów wobec sprzedawanych wyrobów wymuszają umiejscowienie procesu postępowania z reklamacjami konsumentów w ogólnym schemacie procesów działalności firmy.

System do zarządzania reklamacjami

Zadaniem systemu do obsługi reklamacji jest skuteczne wsparcie procesu reklamacyjnego od momentu jego powstania, aż do momentu zakończenia.

System do zarządzania reklamacjami to także zbadanie satysfakcji klienta po zakończeniu całego procesu. Oprogramowanie od SoftwareStudio umożliwia nie tylko rejestrowanie zgłoszeń powstałego problemu. Zapewnia komunikację ze sprzedawcą lub serwisantem. Ponieważ proces reklamacyjny może zawierać dowolną ilość etapów, dlatego zebrane informacje będą służyć firmie do analizy.

Numer RMA (Return Merchandise Authorization) jest używany przez sprzedawców i producentów do identyfikowania zwrotów produktu. Jest zwykle drukowany na karcie zwrotnej wraz z informacjami o procedurze zwrotu i wymaganymi danymi osobowymi dla kupującego. Kiedy klient chce zwrócić produkt, musi wypełnić formularz zwrotu, w którym wskazuje numer RMA i dostarcza go sprzedawcy lub producentowi. Numer RMA może być również używany do śledzenia i rozliczania zwrotów.

Aplikacja www do prowadzenia reklamacji

Aplikacja www do prowadzenia reklamacji pomaga również firmom w szybszym i bardziej skutecznym rozwiązywaniu sporów z klientami. Dzięki temu firmy mogą szybciej i skuteczniej rozwiązywać problemy swoich klientów i zwiększać poziom ich zadowolenia.

Ponadto aplikacja ta zapewnia również firmy zaświadczenia o prowadzeniu procesu reklamacji. Dzięki temu firmy mogą udowodnić, że rozwiązywały reklamacje zgodnie z ich polityką reklamacji.

Aplikacja do prowadzenia reklamacji jest nowoczesnym narzędziem, które może pomóc firmom w zarządzaniu procesem reklamacji. Dzięki tej aplikacji firmy mogą szybciej i skuteczniej rozwiązywać problemy swoich klientów, a jednocześnie zmniejszyć koszty i czas potrzebny na prowadzenie tego procesu.

Wdrożenie programu ERP i platformy RMA

Wdrożenie programu ERP (Enterprise Resource Planning) oraz platformy RMA (Return Merchandise Authorization) to ważny krok dla każdej firmy, która chce zoptymalizować swoje procesy związane z zarządzaniem reklamacjami.

Program ERP jest narzędziem do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, które pozwala na integrację różnych działów i procesów biznesowych. Wdrożenie ERP umożliwia automatyzację procesów, co przyspiesza ich realizację oraz poprawia jakość obsługi klienta.

Platforma RMA natomiast jest narzędziem do zarządzania reklamacjami. W przypadku sklepu internetowego, pozwala na automatyczne przetwarzanie zgłoszeń reklamacyjnych, jak i zwrotów. System RMA pozwala na rejestrację reklamacji, przydzielanie zadań, a także raportowanie i analizę danych.

Integracja platformy RMA z systemem ERP pozwala na jeszcze lepsze zarządzanie reklamacjami. Dzięki temu, że dane z reklamacji są przetwarzane automatycznie, przyspiesza to proces rozpatrywania reklamacji. Dodatkowo, pozwala na lepsze zarządzanie magazynem i zasobami firmy, a także na automatyczne generowanie raportów.

Wdrożenie programu ERP i platformy RMA pozwala na lepsze zarządzanie reklamacjami, co przekłada się na zwiększenie zadowolenia klientów, a także na poprawę efektywności pracy firmy. Warto rozważyć wdrożenie takiego rozwiązania, aby poprawić jakość obsługi klienta oraz optymalizować procesy biznesowe.

RMA system

Trudno sobie wyobrazić nowoczesną firmę handlowo produkcyjną, która nie ma dobrze zorganizowanego procesu zarządzania reklamacjami i serwisem gwarancyjny.

Wprowadzając produkty na rynek producent lub firma handlowa musi zapewnić sprawną obsługę w zakresie reklamacji i serwisu. Pamiętać jednocześnie musi o kosztach.

Wdrożenie systemu informatycznego wspomaga jeden z kluczowych elementów budowania zaufania klientów do firmy, jakim jest system obsługi reklamacji i serwisu. W efekcie pozwala zarządzać reklamacjami.

Kontakty z klientami nie kończą się z chwilą złożenia zamówienia. Warunkiem długofalowego sukcesu jest umiejętność utrzymania zadowolonego, lojalnego klienta. Służy temu prowadzenie efektywnej opieki posprzedażowej i serwisowej.

Stały wzrost liczby klientów oraz potrzeba zapewnienia im obsługi na najwyższym poziomie wymagają stworzenia rozwiązania idealnie dopasowanego do potrzeb danej firmy. W związku z tym oferowany program ma za zadanie usprawnić obieg dokumentów w firmie, ze szczególnym naciskiem na system zarządzania reklamacjami i serwisem.

System do obsługi reklamacji

Przed wdrożeniem większość dokumentów dotyczących reklamacji jest przechowywana i procesowana w formie papierowej. Ewentualnie maili lub dokumentów Worda – a nie w bazie danych.

Wprowadzenie dokumentów reklamacyjnych do bazy MS SQL za pomocą systemu Reklamacje.net formalizuje i usprawnia ich obieg. Dzięki czemu zarządzanie reklamacjami staje się łatwiejsze. Dla firmy ważnym elementem może być również gromadzenie i analizowanie danych dotyczących przyczyn reklamacji i ich proces realizacji.

Zarządzanie reklamacjami – metoda 8D

Raport 8D jest metodą rozwiązywania problemów, a nie tylko raportowaniem reklamacji. Metodę stosuje się do wszelkiego rodzaju problemów i odchyleń we wszelkich procesach: produkcji, logistyki, zakupów, magazynowania, projektowania, obsługi Klienta, gospodarki odpadami. Aby ogarnąć wszystkie jego obszary, najlepiej w organizacji wyodrębnić ogólny proces rozwiązywania problemów. Podstawową ideą metody 8D jest prawidłowe zidentyfikowanie przyczyny problemu oraz zaaplikowanie takich działań aby zapobiec ponownemu pojawieniu się problemu.

1D grupa robocza

Pierwszym etapem jest utworzenie zespołu składającego się z kilku osób, które będą odpowiedzialne za realizacje poszczególnych etapów 8D. Rozmiar grupy i jej skład zależy od charakteru problemu i podejmowanych akcji. Po zgłoszeniu problemu jakościowego zarówno dla reklamacji klientowskiej jak i przedsprzedażnej, musimy dokonać zapisu, zawierającego podstawowe dane. Przykładowo: Data zgłoszenia, Nazwa Klienta, opis problemu, zakres ilościowy, numery seryjne.

2D – opis problemu

Należy precyzyjnie opisać zaistniały problem. Właściwie opisany problem jest punktem wyjściowym do dalszych etapów analizy i właściwego zrozumienia istoty problemu dla grupy roboczej jak i dla osób z zewnątrz. Po rozpoznaniu problemu i jego klasyfikacji, osoba zarządzająca raportami 8D (zazwyczaj przeszkolony pracownik działu jakości), wyznacza lidera teamu 8D, który z kolei dobiera członków zespołu interdyscyplinarnego. W zależności od rodzaju zdarzenia mogą być to przedstawiciele działów: jakości, produkcji, technologii, IT, zakupów, logistyki lub innych.

3D Akcja natychmiastowa

Działania natychmiastowe podejmowane w celu ochrony Klienta przed skutkami problemu, aż do momentu jego rozwiązania. Jeśli towar znajduje się już u Klienta musimy zająć stanowisko odnośnie działań serwisowych.

System reklamacyjny

4D Określenie przyczyny

Przyczyny problemu, które mogłyby wyjaśnić występowanie problemu. Należy określić przyczynę prawdopodobną i sprawdzić poprzez porównanie z rozpoznaniem problemu i istniejącymi danymi, czy prawdopodobna przyczyna jest przyczyną podstawową, czy też istnieją wzajemne oddziaływania. Aby problem naprawdę zlikwidować należy zidentyfikować faktyczną przyczynę problemu. Zwykle nie jest to proste zadanie. Dlatego właśnie ważna jest praca grupowa aby na problem popatrzeć z kilku stron.

5D Akcja korekcyjna

Planowane działania naprawcze / korygujące. W raporcie 8D należy wybrać optymalne trwałe działania naprawcze i wykazać, że wybrane trwałe działania faktycznie rozwiązują problem z punktu widzenia Klienta. Nie mają one żadnych innych niepożądanych skutków ubocznych. Grupa ustala jakie działania należy wprowadzić w krótkim terminie aby zapewnić, że wyrób jest kontrolowany.

6D Weryfikacja akcji korekcyjnej

Wdrożone działania naprawcze. Określamy, na podstawie jakich kontroli bieżących możemy zapewnić, że przyczyny problemu zostały faktycznie usunięte. Realizujemy plan działań, obserwujemy skutki i wprowadzamy ewentualne działania osłaniające. Następnie sprawdzamy skuteczność działań naprawczych u Klienta. Należy zweryfikować czy podjęte akcje korygujące przynoszą skutek. Należy opierać się o „suche dane” z procesów. Nie należy oceniać działania na podstawie tylko samej
opinii osób zainteresowanych.

7D Akcja zapobiegawcza

Zabezpieczenie przed ponownym wystąpieniem problemu (działania prewencyjne). Należy zastanowić się nad zmianą systemu sterowania i zarządzania, zmianami instrukcji i metod postępowania w celu zapobieżenia ponownego wystąpienia tego samego problemu. Określenie jakie działania należy podjąć aby zapobiec ponownemu pojawieniu się problemu – działania systemowe, które mają zastąpić działania określone w 5D.

8D Ocena i zamknięcie

Zakończenie raportu 8D, w punkcie oprócz komentarzy i wniosków można docenić pracę zespołową, dzięki której prawidłowo został przeprowadzony proces. Jest to także miejsce dla uznania dla wysiłków, doświadczeń oraz podziękowania. Jest to ocena czy wprowadzone działania w 7D były skuteczne.

Strategie rozwiązywania problemów, a zarządzanie reklamacjami

Do ustalenia przyczyn reklamacji można zastosować strategię indywidualną lub zespołową. Zastosowanie strategii indywidualnej jest uzasadnione gdy sam problem nie jest złożony, nie wymaga specyficznej wiedzy. W jego rozwiązaniu nie jest konieczne wsparcie kierownictwa. W sytuacjach, w których przyczyna powstawania problemu jest nieznana, a otoczenie w jakim pojawia się problem jest złożone, do rozwiązania problemu zasadne jest skorzystanie ze strategii zespołowej.

Zarządzanie reklamacjami

RMA demo

Oferta oprogramowania reklamacyjnego to nie tylko opis na stronie.
Prezentacja multimedialna nie wystarcza?
W takim razie przekonaj się samodzielnie.
Czy nasze demo programu do reklamacji RMA odpowiada Twoim potrzebom?