Porządek wszystkich reklamacji w systemie RMA.net jest zapewniony poprzez przydzielenie do nich odpowiednich statusów (statusy reklamacji). Moduł reklamacyjny umożliwia firmie zarządzanie procesem reklamacyjnym, takim jak przypisywanie reklamacji do odpowiednich pracowników czy działów, generowanie automatycznych odpowiedzi na reklamacje czy tworzenie raportów dotyczących reklamacji.
Program do reklamacji
System RMA umożliwia klientom zgłaszanie reklamacji za pomocą formularza dostępnego na stronie internetowej sklepu lub przez e-mail. Po zgłoszeniu reklamacji, klient otrzymuje unikalny numer, który pozwala mu na śledzenie statusu reklamacji w systemie. Pracownicy działu obsługi klienta mogą przeglądać, rozpatrywać i rozwiązywać reklamacje przy użyciu narzędzi dostępnych w systemie RMA.
Moduł reklamacyjny RMA
Moduł reklamacyjny może umożliwiać składanie reklamacji przez internet, śledzenie postępów w rozpatrywaniu reklamacji oraz udzielanie odpowiedzi na pytania i uzyskanie informacji o statusie reklamacji.
Element klienta sklepu oznacza dostęp całą dobę. Klienci B2B mogę się logować do platformy, ale klienci B2C nie muszą tego robić. Ponieważ użytkownicy B2C mogę zgłaszać reklamacje anonimowo. Moduł reklamacyjny zapewnia dynamiczne wyszukiwanie zleceń, klientów oraz towarów. Nie straszne mu są duże ilości danych. Duże firmy gromadzą miliony rekordów w bazie danych systemu reklamacyjnego.
Aplikacja reklamacje na Android
Aplikacja reklamacje na Android to oprogramowanie, które umożliwia klientom składanie reklamacji przez smartfony z systemem Android. Może ona być używana do reklamacji produktów lub usług, które zostały zakupione przez klienta. Ponadto aplikacja reklamacje na Android może być zintegrowana z systemem reklamacyjnym firmy, co umożliwia szybkie i sprawne rozpatrywanie reklamacji.
Zaletami aplikacji reklamacje na Android są:
- Dostępność: Klienci mogą składać reklamacje o dowolnej porze dnia lub nocy z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.
- Szybkość: Aplikacja umożliwia szybkie przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji.
- Oszczędność czasu: Klienci nie muszą tracić czasu na dzwonienie na infolinię lub osobiste odwiedzanie oddziału firmy.
- Oszczędność pieniędzy: Aplikacja pozwala na zmniejszenie kosztów obsługi klienta poprzez automatyzację wielu procesów.
- Śledzenie: Aplikacja umożliwia śledzenie statusu reklamacji i historii komunikacji z klientem.
Statusy reklamacji mogą edytować pracownicy posiadający odpowiednie uprawnienia w systemie Reklamacje.NET. W zależności od codziennych obowiązków konkretnego pracownika działu, w którym pracuje można przyporządkować mu konkretne uprawnienia.
Statusy reklamacji
Dodane w programie zgłoszenia reklamacyjne mogą mieć przypisane różne statusy. Pierwszym z nich jest “Przyjęte nowe”. Takie statusy reklamacji są otrzymywane przez nowe zgłoszenia, również te, które są dodane przez klienta poprzez internetowy formularz zgłoszeniowy. Kolejny status to “w realizacji, serwis”. Przypisuje się go zgłoszeniom reklamacyjnym, które dotyczą produktów, znajdujących się w serwisie, albo rozpatrywanych.
Statusy reklamacji. Rozpatrzone oraz zamknięte
Pozornie wydawać się może, iż te statusy oznaczają to samo. Jednak rozróżnienie na reklamacje “rozpatrzone”, a także “zamknięte” jest niezwykle istotne. Reklamacje rozpatrzone to takie, wobec których podjęto już decyzję reklamacyjną i albo jest ona odmowna, albo też w sytuacji, kiedy produkt jest już naprawiony/wymieniony na nowy i jest w drodze do klienta. Jednak wciąż można zmienić i edytować wiele elementów reklamacyjnych. Status “zamknięte” mają te zgłoszenia, które się już rozpatrzyło i zaakceptowało przez klienta.
Kategorie reklamacji
Program Reklamacje.NET od SoftwareStudio pozwala na przeglądanie ich według różnych kryteriów. Dzięki temu można sprawnie dotrzeć do ważnych informacji, analizować je, czy też uzyskać konkretne dane dotyczące czasu rozpatrywania zgłoszeń reklamacyjnych.
Wszystkie zgłoszenia można segregować według: numeru RMA (indywidualny numer nadawany automatycznie), numeru dokumentu, daty przyjęcia, terminu rozpatrzenia, kodu artykułu. A także: nazwy artykułu, kontrahenta, danych klienta, daty zakupu, daty zapisu, oddziału, numeru referencyjnego.
Poza tworzeniem zestawień reklamacji o konkretnych statusach można także generować dokumenty dotyczące wszystkich zgłoszeń. Każde z nich można przesyłać poprzez SMS, albo też email, a także wydrukować.
