Porządek wszystkich reklamacji w systemie RMA.net zapewniamy poprzez przydzielenie do nich odpowiednich statusów (statusy reklamacji). Moduł reklamacyjny umożliwia firmie zarządzanie procesem reklamacyjnym, takim jak przypisywanie reklamacji do odpowiednich pracowników czy działów, generowanie automatycznych odpowiedzi na reklamacje czy tworzenie raportów dotyczących reklamacji.
Jakie statusy reklamacji oferuje Studio RMA.net?
Studio RMA.net umożliwia efektywne śledzenie postępu reklamacji. System RMA wykorzystuje różnorodne statusy reklamacji. Dzięki nim zarówno pracownicy, jak i klienci mają pełną jasność co do etapu obsługi zgłoszenia.
Status: Nowa reklamacja
Każde zgłoszenie reklamacyjne początkowo otrzymuje status „Nowa reklamacja”. Ten etap oznacza, że formularz reklamacyjny online został wypełniony przez klienta. Następnie system RMA automatycznie rejestruje zgłoszenie w bazie danych.
Status: W trakcie weryfikacji
Po wstępnej analizie reklamacja przechodzi do statusu „W trakcie weryfikacji”. Na tym etapie pracownicy sprawdzają zasadność zgłoszenia. Również zbierają niezbędne informacje do dalszego procedowania sprawy.
Status: Zaakceptowana
Jeśli reklamacja zostaje uznana za zasadną, otrzymuje status „Zaakceptowana”. Ten status informuje klienta, że jego zgłoszenie zostało pozytywnie rozpatrzone. Również sygnalizuje rozpoczęcie procesu naprawy lub wymiany produktu.
Status: W trakcie realizacji
Status „W trakcie realizacji” oznacza aktywne działania naprawcze. Na tym etapie pracownicy wykonują niezbędne czynności związane z obsługą reklamacji. Mogą to być naprawy, wymiana produktu lub inne działania naprawcze.
Status: Oczekuje na część
W przypadku konieczności zamówienia części zamiennych, reklamacja otrzymuje status „Oczekuje na część”. Ten status informuje klienta o potencjalnym wydłużeniu czasu realizacji z powodu oczekiwania na dostawę.
Status: Gotowa do odbioru
Po zakończeniu wszystkich czynności naprawczych, reklamacja przechodzi do statusu „Gotowa do odbioru”. Ten etap sygnalizuje, że produkt jest przygotowany do zwrotu klientowi.
Status: Zakończona
Ostatecznym statusem jest „Zakończona”. Oznacza to, że cały proces reklamacyjny dobiegł końca. Klient odebrał naprawiony lub wymieniony produkt, a sprawa została zamknięta w systemie.
Status: Odrzucona
W przypadku negatywnego rozpatrzenia zgłoszenia, reklamacja otrzymuje status „Odrzucona”. Ten status informuje klienta o powodach nieuznania reklamacji. Również daje możliwość odwołania się od decyzji.
Studio RMA.net umożliwia dostosowanie statusów do indywidualnych potrzeb firmy. Dzięki temu system RMA idealnie wpasowuje się w specyfikę każdego przedsiębiorstwa. Precyzyjne statusy reklamacji zwiększają przejrzystość procesu obsługi. W rezultacie poprawia się komunikacja z klientem i efektywność pracy działu reklamacji.
Program do reklamacji
System RMA umożliwia klientom zgłaszanie reklamacji za pomocą formularza dostępnego na stronie internetowej sklepu lub przez e-mail. Po zgłoszeniu reklamacji, klient otrzymuje unikalny numer, który pozwala mu na śledzenie statusu reklamacji w systemie. Pracownicy działu obsługi klienta mogą przeglądać, rozpatrywać i rozwiązywać reklamacje przy użyciu narzędzi dostępnych w systemie RMA.
Moduł reklamacyjny RMA
Moduł reklamacyjny może umożliwiać składanie reklamacji przez internet, śledzenie postępów w rozpatrywaniu reklamacji oraz udzielanie odpowiedzi na pytania i uzyskanie informacji o statusie reklamacji.
Element klienta sklepu oznacza dostęp całą dobę. Klienci B2B mogę się logować do platformy, ale klienci B2C nie muszą tego robić. Ponieważ użytkownicy B2C mogę zgłaszać reklamacje anonimowo. Moduł reklamacyjny zapewnia dynamiczne wyszukiwanie zleceń, klientów oraz towarów. Nie straszne mu są duże ilości danych. Duże firmy gromadzą miliony rekordów w bazie danych systemu reklamacyjnego.
Aplikacja reklamacje na Android
Aplikacja reklamacje na Android pozwala klientom składać reklamacje przez smartfony z systemem Android. Możesz nią reklamować produkty lub usługi, które kupiłeś. Dodatkowo, można ją połączyć z systemem reklamacji firmy, co ułatwia szybkie rozpatrywanie reklamacji.
Zaletami aplikacji reklamacje na Android są:
Dostępność
Klienci mogą składać reklamacje o dowolnej porze dnia lub nocy z dowolnego miejsca, mając dostęp do Internetu. Dzięki temu, reklamacje mogą być zgłaszane w dogodnym czasie, co zwiększa wygodę dla użytkowników i umożliwia im korzystanie z systemu bez ograniczeń czasowych.
Szybkość
Aplikacja umożliwia szybkie przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji. Dzięki intuicyjnym formularzom i zautomatyzowanym procesom, reklamacje są rejestrowane i przetwarzane w krótkim czasie, co przyspiesza cały proces obsługi.
Oszczędność czasu
Klienci nie muszą tracić czasu na dzwonienie na infolinię lub osobiste odwiedzanie oddziału firmy. Aplikacja pozwala na złożenie reklamacji online, co jest znacznie szybsze i wygodniejsze dla użytkowników.
Oszczędność pieniędzy
Aplikacja pozwala na zmniejszenie kosztów obsługi klienta poprzez automatyzację wielu procesów. Automatyzacja procesów reklamacyjnych redukuje potrzebę ręcznego przetwarzania zgłoszeń, co prowadzi do niższych kosztów operacyjnych.
Śledzenie
Aplikacja umożliwia śledzenie statusu reklamacji i historii komunikacji z klientem. Klienci mogą na bieżąco monitorować postęp rozpatrywania swoich reklamacji, co zwiększa przejrzystość procesu i pozwala na łatwe śledzenie interakcji z firmą.
Statusy reklamacji
W programie reklamacyjnym dodane zgłoszenia otrzymują różne statusy. Nowe zgłoszenia, nawet te dodane przez klienta online, dostają status „Przyjęte nowe”. Zgłoszenia dotyczące produktów w serwisie lub rozpatrywane otrzymują status „w realizacji, serwis”.
Statusy reklamacji. Rozpatrzone oraz zamknięte
Pozornie wydawać się może, iż te statusy oznaczają to samo. Jednak rozróżnienie na reklamacje „rozpatrzone”, a także „zamknięte” jest niezwykle istotne. Reklamacje rozpatrzone to takie, wobec których podjęto już decyzję reklamacyjną i albo jest ona odmowna, albo też w sytuacji, kiedy produkt jest już naprawiony/wymieniony na nowy i jest w drodze do klienta. Jednak wciąż można zmienić i edytować wiele elementów reklamacyjnych. Status „zamknięte” mają te zgłoszenia, które się już rozpatrzyło i zaakceptowało przez klienta.
