Numer RMA pełni rolę identyfikacyjną i śledzenia reklamacji. Dzięki niemu możliwe jest jednoznaczne przypisanie zgłoszenia do konkretnego klienta, produktu czy interwencji. Numer RMA umożliwia monitorowanie postępu reklamacji, śledzenie statusu zgłoszenia oraz zapewnienie spójności i precyzji w całym procesie reklamacyjnym.
Przydzielenie numeru RMA jest kluczowym krokiem w zarządzaniu reklamacjami, ponieważ ułatwia identyfikację zgłoszeń, umożliwia ich śledzenie i nadzór nad postępem naprawy lub wymiany produktu. Numer RMA zapewnia również klientowi pewność, że jego reklamacja została uwzględniona i jest właściwie monitorowana.
Wnioskując, numer RMA jest nieodzownym elementem procesu reklamacyjnego, który umożliwia efektywne zarządzanie reklamacjami, śledzenie postępów i zapewnienie klientom profesjonalnej obsługi.
Reklamacje są istotnym elementem funkcjonowania każdej firmy, której produkty są objęte gwarancją. Niezbędnym elementem w procesie reklamacyjnym jest numer RMA.
Reklamacje są ważne dla firm z produktami na gwarancji. Dlatego numer RMA jest kluczowy. Numer RMA to skrót od Return Merchandise Authorization. Każde zgłoszenie reklamacyjne ma swój unikalny numer RMA. Dzięki temu łatwo śledzimy każdą reklamację. Pracownik działu reklamacji lub system RMA przydziela numer RMA. Każdy numer jest przypisany do określonej reklamacji. Może dotyczyć produktu albo zamówienia. Klient może używać tego numeru do sprawdzania postępu reklamacji. Tak samo robi pracownik firmy. Numer RMA pomaga w odnajdywaniu wcześniejszych rozmów o reklamacji. Ułatwia też rozpoznanie produktów, które klient zwraca.
Organizacja procesu obsługi reklamacji może stanowić element niezwykle istotny dla budowania pozytywnych relacji z klientem w przyszłości.
Obsługa reklamacji wiąże zwykle się z przyjęciem zgłoszenia i wygenerowaniem numeru RMA. Wyznaczeniem osób odpowiedzialnych za rozpatrzenie reklamacji, ustaleniem przyczyn powstania wady. Wreszcie z rozwiązaniem problemu w sposób zapewniający sprawną obsługę przyjmowania i rozpatrywania gwarancji
System do obsługi reklamacji pozwala na rejestrowanie zgłoszeń reklamacyjnych OnLine przez internet i wystawianie protokołów reklamacyjnych wraz z wydrukiem potwierdzenia dla klienta.
Rejestracja zgłoszenia reklamacyjnego przez internet powoduje automatyczne nadanie numeru RMA reklamacji – (Return Merchandise Authorization).
W celu wprowadzenia do ewidencji reklamacji należy zarejestrować zgłoszenie reklamacyjne poprzez specjalny internetowy formularz zgłoszenia reklamacyjnego zawierającego niezbędne podstawowe informacje. Zapisane zgłoszenie reklamacyjne ma przypisany automatycznie unikalny numer zgłoszenia internetowego (numer referencyjny lub numer RMA).
Reklamacja
W każdej firmie czy innej organizacji wstępują problemy, czasami są one łatwe do usunięcia a czasem wręcz wydaje się, że rozwiązanie problemu nie jest możliwe. Dlatego wypełniony formularz stanowi gotową odpowiedź do klienta na temat reklamacji. Jeżeli okazuje się, że reklamacja jest uzasadniona to należy podjąć szereg działań. W przypadku wystąpienia problemów należy uruchomić odpowiednie działania aby problem zlikwidować. Jednakże często się okazuje iż ten sam problem ponownie się pojawia i to najczęściej w najbardziej trudnych chwilach, gdy znajduje się on u konsumenta.
Przede wszystkim musimy zniwelować straty u klienta z powodu niezgodności z umową.
Jako dostawca musimy ściągnąć produkt niezgodny od klienta i zapewnić mu artykuł zgodny z umową. Należy więc zweryfikować czy taki produkt znajduje się na stanie danego sklepu. Ponadto musimy przeprowadzić kontrolę jakości produktów dostępnych w magazynach naszej firmy, sklepów i partnerów (zapasy magazynowe) na okoliczność występującej wady.
Numer seryjny
Jeżeli produkt posiada numer seryjny, sprawa może być prosta do identyfikacji. Warunkiem niezbędnym jest prowadzenie szczegółowej ewidencji numerów seryjnych urządzeń. W przypadku elektroniki jest to zwykle prowadzone w systemie magazynowym WMS.
Jeżeli jednak tak nie jest, należy określić dokumenty dostawy, które dotyczącą reklamowanej części. Okazuje się ja ważne jest zapewnienie śledzenia dostaw (traceability).
Określenie wyrobów niezgodnych jest niezbędne, aby zweryfikować czy na rynku nie ma więcej tego typu produktów.
Ocena ryzyka
Po ocenie ryzyka, należy podjąć decyzję o dopuszczeniu produktu w takiej formie, lub jeżeli zagraża życiu lub zdrowiu o wyeliminowaniu go z rynku. Dokładna analiza w celu określenia powodów wystąpienia reklamacji oraz podjecie prób ich wyeliminowania.
Zarządzanie reklamacjami a numer RMA
System pozwala na dołączenie dokumentacji do wewnętrznego raportu reklamacji. W taki sposób tworzy się automatycznie baza danych przypadków reklamacji. Dzięki temu można w szybki sposób odwołać się do zdarzenia z przeszłości w przypadku ponownego wystąpienia usterki.
Raport 8D
Każda z firm dostosowuje formę raportu 8D do własnych potrzeb. Dlatego każdy dokument będzie wyglądał inaczej lub kolejne punkty nie będą odpowiadały standardowemu wzorcowi. Elastyczność oprogramowania pozwala jednak na swobodne manipulowanie układem raportu 8D.
Raport 8D jest to usystematyzowana forma rozwiązywania problemu i ciągłego doskonalenia organizacji.
Standardowe 8 punktów analizy jest kluczem do sukcesu. Te punkty pomagają znaleźć przyczynę problemu. Następnie pozwalają ustalić działania korekcyjne. To narzędzie jest rozbudowane. W niektórych punktach korzysta z innych narzędzi. Te dodatkowe narzędzia są dobrze znane. Służą one zapewnieniu jakości. Dzięki temu cały proces staje się skuteczniejszy. Zastosowanie tych 8 punktów przynosi konkretne korzyści. Dlatego warto je zastosować w praktyce.
Personalizacja Internetowego formularza zgłoszenia reklamacyjnego
Formularz online służy do zgłaszania reklamacji. Można go dostosować do potrzeb branży. Formularz po zapisaniu czeka na zatwierdzenie. Osoba składająca reklamację musi go zatwierdzić. Ten proces to uwierzytelnienie. Chodzi o potwierdzenie, że to człowiek wypełnił formularz. Osoba dostaje wygenerowanego maila. Mail ma informację i link aktywacyjny. Klikając link, aktywuje się zgłoszenie. Status zgłoszenia się zmienia. Pracownicy serwisu widzą tę zmianę. Mogą teraz działać zgodnie z procedurami.
Formularz pozwala na sprawdzenie statusu zgłoszenia. Trzeba podać numer referencyjny reklamacji. Po utworzeniu zgłoszenia, dostaje się numer RMA. Numer RMA można wydrukować. Można go nakleić na przesyłkę do serwisu.
W systemie Reklamacje.net można przeglądać i wyszukiwać dodane wcześniej zgłoszenia podając ich unikalny numer referencyjny lub numer RMA.
Numer RMA pozwala usprawnić procedurę zwrotów zarówno po stronie partnerów jak i gwaranta. Poprzez numer RMA również serwis techniczny i dział obsługi klienta szybko zidentyfikują zawartość przesyłki.