RMA system do zarządzania reklamacjami od SoftwareStudio to intuicyjne oprogramowanie z przeznaczeniem do obsługi reklamacji przez wiele działów. Każdy z nich może mieć inne uprawnienia i wprowadzać różne dane do systemu.
Internetowy formularz zgłoszenia reklamacyjnego
Na początek trzeba powiedzieć, że internetowy formularz reklamacyjny jest bardzo praktycznym i wygodnym rozwiązaniem, jeśli chodzi o rozpatrywanie skarg i reklamacji. Przede wszystkim, korzystanie z niego jest szybkie i łatwe. Nie trzeba tracić dużo czasu na odwiedzanie placówek stacjonarnych oraz stanie w kolejce. Wszystko czego potrzeba to dostęp do Internetu i odpowiednie wyposażenie, np. komputer, smartfon czy tablet. Drugą zaletą jest fakt, że dane, które podajemy w formularzu są bardzo precyzyjne i są w pełni wiarygodne.
Daje to nam pewność, że nasza skarga będzie starannie rozpatrzona i nie będzie już później konieczności pozostawania w kontakcie z przedstawicielami firmy. Dobrą zaletą jest fakt, że możemy wybrać opcję wysyłania plików z przydatnymi załącznikami, co znacznie skraca czas potrzebny na analizę skargi. Na końcu należy dodać, że dzięki korzystaniu z formularzy reklamacyjnych pracownicy są w stanie szybciej wystawiać dokumenty potwierdzające skuteczność rozpatrzenia skargi. Istnieje także opcja wklejania skanów różnych dokumentów, co pozwala na bardzo sprawne załatwienie sprawy. Jak widać internetowy formularz reklamacyjny ma wiele zalet i naprawdę warto go wypróbować.
Program do obsługi reklamacji
Numer #RMA w systemie reklamacyjnym, czyli zarządzanie reklamacjami. Rejestracja zgłoszenia reklamacyjnego przez internet i nadanie numeru #RMA (Return Merchandise Authorization) W celu wprowadzenia do ewidencji reklamacji należy zarejestrować zgłoszenie reklamacyjne poprzez specjalny internetowy formularz zgłoszenia reklamacyjnego zawierającego niezbędne podstawowe informacje. Zapisane zgłoszenie reklamacyjne ma przypisany automatycznie unikalny numer zgłoszenia internetowego (numer referencyjny lub numer RMA).
Zapisany formularz posiada status niezatwierdzony i czeka na zatwierdzenie przez osobę składającą reklamację – jest to proces uwierzytelnienia mający na celu uwiarygodnienie, że formularz został wypełniony przez człowieka. Procedura polega na wysyłaniu wygenerowanego maila na wskazany przez osobę wypełniającą formularz adres mailowy. Mail zawiera krótką informację o przyjętym zgłoszeniu oraz link aktywacyjny po jego kliknięciu wyświetla się specjalna strona internetowa, która aktywuje dane zgłoszenie reklamacyjne. W tym momencie następuje zmiana statusu zgłoszenia, które jest widoczne dla pracowników serwisu i mogą oni podjąć odpowiednie czynności zgodnie z przyjętymi procedurami. Formularz składa się z następujących danych: Dane ewidencyjne osoby zgłaszającej reklamacje. Dane adresowe osoby zgłąszającej reklamacje.
Dane ewidencyjne dotyczące reklamowanego przedmiotu w tym numeru seryjnego i opisu. Informacje o sposobie dostarczenia reklamowanego przedmiotu Określenie żądania klienta czy jest to zgłoszenie reklamacyjne czy też niezgodność z umową. Za pomocą formularza internetowego można także dokonać weryfikacji statusu realizacji zgłoszenia, wystarczy wybrać opcję za pomocą której podamy numer referencyjny reklamacji. Po utworzeniu zgłoszenia zostaje nadany numer RMA, który można wydrukować jako etykietę i nakleić na przesyłce wysyłanej do serwisu gwarancyjnego. W systemie #Reklamacje.net można przeglądać i wyszukiwać dodane wcześniej zgłoszenia podając ich unikalny numer referencyjny lub numer #RMA. Numer #RMA pozwala usprawnić procedurę zwrotów zarówno po stronie partnerów jak i gwaranta. Poprzez numer #RMA również serwis techniczny i dział obsługi klienta szybko zidentyfikują zawartość przesyłki. Numer #RMA reklamacji
SOFTWARESTUDIO RMA, a więc Program do obsługi reklamacji.
Nadzorowanie reklamacji w świetle PN-ISO 10002:2006
Zapewnienie powtarzalności i cykliczności poszczególnych działań w odniesieniu do reklamacji to nieodzowny warunek umożliwiający prawidłowe nadzorowanie reklamacji w firmie. Warunek ten spełnia ujęcie postępowania z reklamacjami w procesie zgodnie z normą PN-ISO 10002:2006. Wymagania prawne dotyczące reklamacji są ważnym punktem odniesienia podczas opracowywania polityki dotyczącej postępowania z reklamacjami. Istotnym elementem każdego procesu postępowania z reklamacją jest planowanie i jego organizowanie.
Ręczne sterowanie jest mało wydajne i nadaje się gdy firma ma ograniczoną ich ilość. Jednak w sytuacji, gdy zgłoszenia reklamacyjne idą w dziesiątki czy setki dziennie okazuje się, że nieodzownym narzędziem jest system informatyczny. Konieczna będzie platforma reklamacyjna. Tak więc działaniem obejmującym całość planowania będzie właściwy dobór zasobów umożliwiających realizację i wykonywanie poszczególnych czynności w procesie reklamacyjnym.
System obsługi reklamacji online
Po wypełnieniu formularza reklamacyjnego i przesłaniu go, klient otrzymuje automatyczną odpowiedź potwierdzającą przyjęcie reklamacji. Następnie reklamacja jest przekazywana do odpowiedniego działu lub pracownika, który rozpatruje ją i informuje klienta o postępach za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Składanie reklamacji na stronie internetowej umożliwia również klientom śledzenie postępów w rozpatrywaniu reklamacji oraz uzyskiwanie odpowiedzi na pytania dotyczące reklamacji.
W dzisiejszych czasach technologia stała się integralną częścią naszego życia. Coraz więcej firm i sklepów rozwija się w kierunku cyfrowym, aby zaspokajać potrzeby konsumentów zarówno na lokalnym, jak i globalnym rynku. System obsługi reklamacji online stał się jednym z najlepszych narzędzi do zarządzania zwrotami i reklamacjami w branży.
System obsługi reklamacji online pomaga w optymalizacji procesu reklamacyjnego. Umożliwia on klientom szybkie przesyłanie informacji o reklamacji i dostarczanie odpowiednich informacji zwrotnych. Jest to łatwy i wygodny sposób dla klientów na rozwiązywanie problemów oraz uzyskanie informacji o dostępnych usługach i produktach.
Numer RMA
Numer RMA (Return Merchandise Authorization) to unikalny numer przydzielany przez firmę produktu lub usługi każdej reklamacji, która została zgłoszona przez klienta. Numer RMA jest przydzielany, gdy klient składa reklamację przez odpowiedni formularz lub kontaktuje się bezpośrednio z firmą. Numer RMA jest niezbędny do zidentyfikowania reklamacji i umożliwienia jej obsługi przez firmę. Zazwyczaj numer RMA składa się z kilku cyfr lub liter i jest umieszczany na dokumentach związanych z reklamacją, takich jak formularz reklamacyjny czy list przewozowy. Numer RMA jest ważny przez cały okres trwania reklamacji i pozwala na śledzenie jej postępu oraz rozwiązania problemu.
