Rejestracja zgłoszenia reklamacyjnego przez Internet i nadanie numeru RMA (Return Merchandise Authorization) W celu wprowadzenia do ewidencji reklamacji należy zarejestrować zgłoszenie reklamacyjne poprzez specjalny internetowy formularz zgłoszenia reklamacyjnego zawierającego niezbędne podstawowe informacje. Zapisane zgłoszenie reklamacyjne ma przypisany automatycznie unikalny numer zgłoszenia internetowego (numer referencyjny lub numer RMA).
RMA platforma zgłoszenia reklamacji
RMA (Return Material Authorization) to platforma do zgłaszania reklamacji, która umożliwia klientom szybkie i łatwe zgłoszenie reklamacji produktów. Platforma ta pozwala na automatyczne przypisanie numeru RMA do reklamacji, co ułatwia jej identyfikację i śledzenie postępu rozpatrywania. Aplikacje RMA często integrują się z systemami ERP (Enterprise Resource Planning) i CRM (Customer Relationship Management).
Pozwala to na automatyczne przesyłanie danych związanych z reklamacją do odpowiednich działów firmy, takich jak dział logistyki czy serwisu. Platformy RMA umożliwiają również klientom śledzenie statusu rozpatrywania ich reklamacji online, co zwiększa przejrzystość procesu i poprawia komunikację między klientem a firmą.
Zapisany formularz posiada status niezatwierdzony i czeka na zatwierdzenie przez osobę składającą reklamację – jest to proces uwierzytelnienia mający na celu uwiarygodnienie, że formularz został wypełniony przez człowieka. Procedura polega na wysyłaniu wygenerowanego maila na wskazany przez osobę wypełniającą formularz adres mailowy. Mail zawiera krótką informację o przyjętym zgłoszeniu oraz link aktywacyjny po jego kliknięciu wyświetla się specjalna strona internetowa, która aktywuje dane zgłoszenie reklamacyjne.
Zarządzanie reklamacjami
W tym momencie następuje zmiana statusu zgłoszenia, które jest widoczne dla pracowników serwisu i mogą oni podjąć odpowiednie czynności zgodnie z przyjętymi procedurami. Formularz reklamacyjny składa się z następujących danych: Dane ewidencyjne osoby zgłaszającej reklamacje. Dane adresowe osoby zgłaszającej reklamacje. Dane ewidencyjne dotyczące reklamowanego przedmiotu w tym numeru seryjnego i opisu. Informacje o sposobie dostarczenia reklamowanego przedmiotu Określenie żądania klienta czy jest to zgłoszenie reklamacyjne czy też niezgodność z umową.
Elementy systemu REKLAMACJE, czyli program do obsługi reklamacji. W ramach modułu wyróżniamy następujące elementy: Formularz internetowy zgłoszenia reklamacji; Ścieżka reklamacyjna autoryzowanego serwisu; Centrala – pracownicy gwaranta oceniający przesłane protokoły, wydający zgodę na naprawę gwarancyjną lub odmowę.
Za pomocą formularza internetowego można także dokonać weryfikacji statusu realizacji zgłoszenia, wystarczy wybrać opcję za pomocą której podamy numer referencyjny reklamacji. Po utworzeniu zgłoszenia zostaje nadany numer RMA, który można wydrukować jako etykietę i nakleić na przesyłce wysyłanej do serwisu gwarancyjnego.
Dodatkową funkcjonalnością modułu jest prowadzenie ewidencji rozliczeń z serwisami za usługi związane z naprawami gwarancyjnymi. Program wyposażony jest w szereg funkcji kontrolnych na etapie rejestrowania zgłoszenia reklamacyjnego (wypełniania protokołu reklamacji) oraz na etapie wyrażania zgody przez pracownika gwaranta, np. kontrolę powtarzalności napraw.
W systemie Reklamacje.net można przeglądać i wyszukiwać dodane wcześniej zgłoszenia podając ich unikalny numer referencyjny lub numer RMA. Numer RMA pozwala usprawnić procedurę zwrotów zarówno po stronie partnerów jak i gwaranta. Poprzez numer RMA również serwis techniczny i dział obsługi klienta szybko zidentyfikują zawartość przesyłki. Numer RMA reklamacji
NUMER RMA W SYSTEMIE REKLAMACYJNYM, a więc Zarządzanie reklamacjami.
SoftwareStudio RMA
Internetowa platforma zgłaszania reklamacji to narzędzie, które pozwala konsumentom na zgłaszanie reklamacji bez konieczności osobistego odwiedzenia sklepu czy punktu obsługi klienta. Platforma ta może być dostępna na stronie internetowej firmy lub w formie aplikacji mobilnej.
Klient może wypełnić formularz zgłoszenia reklamacji, dołączyć zdjęcia czy inne dokumenty potwierdzające usterkę, a następnie przesłać go do firmy. Firmy mogą również skorzystać z opcji automatycznego przetwarzania reklamacji, gdzie system automatycznie przetwarza zgłoszenie reklamacji, a także przydziela odpowiednie zadania pracownikom odpowiedzialnym za rozpatrzenie i rozwiązanie reklamacji.
RMA system do zarządzania reklamacjami od #SoftwareStudio to intuicyjne oprogramowanie z przeznaczeniem do obsługi reklamacji przez wiele działów. Każdy z nich może mieć inne uprawnienia i wprowadzać różne dane do systemu. #SoftwareStudio stworzyło oprogramowanie zgodne z ogólnymi procedurami reklamacyjnymi, może być ono dopasowane do indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa sprzedażowego. Jest obsługiwany poprzez przeglądarkę internetową, a więc wszystkie działy mające udział w procesie reklamacyjnym nie muszą posiadać konkretnego rodzaju sprzętu do obsługi systemu.
Przeprowadzanie procesu reklamacyjnego
Był pewien ciepły, letni dzień, kiedy pewna kobieta, nazywana przez nas panią X, zdecydowała się zakupić nowe buty w sklepie z obuwiem. Była bardzo zadowolona z wyglądu i ceny butów, więc natychmiast je kupiła. Jednak po kilku dniach noszenia butów, pani X zauważyła, że ??podeszwa jest już zużyta, a skóra na cholewce jest już odklejająca się. Zaniepokojona tym faktem, postanowiła zgłosić reklamację.
Nasza bohaterka udała się do sklepu, w którym kupiła buty i przedstawiła swój problem. Sprzedawca przyjął reklamację i poprosił ją o przesłanie zdjęć butów oraz o podanie numeru transakcji. Pani X natychmiast to zrobiła i otrzymała potwierdzenie, że ??jej reklamacja została przyjęta do rozpatrzenia.
Następnie, sklep przesłał reklamację do producenta butów, aby zbadał problem i podjął decyzję, czy buty spełniają wymagania jakościowe czy też nie. Producent po dokładnym zbadaniu butów, stwierdził, że ??podeszwa i skóra zostały zużyte z powodu nieprawidłowego użytkowania i że nie będzie przyjmował reklamacji.
Pani X była zawiedziona tym wynikiem, jednak sklep zaproponował jej inne rozwiązanie, takie jak wymiana butów na nowe lub zwrot pieniędzy. Pani X wybrała wymianę butów na nowe i była zadowolona z tego rozwiązania.
Dzięki systemowi reklamacyjnemu sklep mógł skutecznie rozwiązać problem. Zapewnił klientce satysfakcję z zakupu. Dzięki temu, sklep zachował zadowolonego klienta i zwiększył swoją renomę.
Numer return merchandise authorization
Łańcuch dostaw jest pełen przypadków, w których dostarczony produkt niekoniecznie spełnia oczekiwania konsumenta. Kiedy produkt wymaga zwrotu, musi przejść proces zwrotu, zwany reklamacją. Jest to odwrotna logistyka, a uzyskanie autoryzacji zwrotu towaru (RMA) jest zazwyczaj pierwszym krokiem tego procesu. Jednak autoryzacja zwrotu towaru może obejmować kilka różnych aspektów obsługi posprzedażnej, takich jak zarządzanie gwarancjami, umowy serwisowe, analiza zwrotów i zarządzanie sprzętem wycofanym z eksploatacji, zarządzanie dostawcami i wymiana.
RMA to skrót od Return Merchandise Authorization. Obecnie większość żądań RMA jest realizowana przez Internet. Jest to coraz popularniejsza metoda składania reklamacji. W związku z tym możliwość przetwarzania RMA stała się kluczowym aspektem świata technologii.
Webowy system do prowadzenia RMA
Czy często zastanawiasz się w jaki sposób system do obsługi reklamacji może pomóc mojej firmie?
System do prowadzenia RMA oznacza, że przyjmiesz reklamację w dowolny sposób. Taki , który będzie wygodny dla klienta (telefonicznie, emailem, formularz www). Dzięki platformie reklamacyjnej zintegrujesz całą korespondencję oraz dokumenty w jeden wątek. Opcje załączników pozwalają na przechowywanie skanów, zdjęć, filmów czy opisów dźwiękowych itp.
Dobrze zaprojektowany system RMA pomoże skrócić okres reklamacji i złagodzić kłopotliwy proces zwrotów. System wygeneruje numery RMA i zapewni, że proces reklamacji jest bezproblemowy. Użyteczne funkcje prewencyjne, takie jak odpisy na komunikaty i ostrzeżenia powiadomią o bieżącym stanie reklamacji. System ten pozwoli też na szybki i inteligentny zwrot, aby zapobiegać niepotrzebnym wydatkom.
