Reklamacje wg statusu

oprogramowanie-reklamacje-wg-statusu

Użytkownik programu reklamacyjnego może przeglądać listy reklamacji wg przydzielonego statusu. Lista statusów wynika ze zdefiniowanego skorowidza przez administratora systemu i w zależności od potrzeb może być zmieniona. Funkcjonalność taką zapewnia
system do obsługi reklamacji.

Zestawienia reklamacji

Wyświetlana jest lista wszystkich reklamacji od odbiorców hurtowych z ostatnich 30 dni, zakres dat można podać dowolny,  zmieniając informację w prawy górnym rogu ekranu i klikając na polecenie USTAW.

program reklamacje wykonane

Edycja

Dokumenty znajdujące się w rejestrze Przyjęte można edytować wybierając funkcje EDYCJA wyświetla się formularz dopisywania reklamacji z możliwością wprowadzenia zmian.

Użytkownik posiadający nadane uprawnienia Koordynator – kierownik ma dostępną funkcje Anuluj pozwalającą na usunięcie dokumentu – przeniesienia go do rejestru anulowanych.

W zależności od status reklamacji w centrali wyświetlać się mogą różne formularze edycji.

Wydruk

Wprowadzony formularz możemy wydrukować za pomocą funkcji DRUKUJ, wyświetlane jest okno podglądu dokumentu z którego możemy dokument wydrukować na dowolnej zainstalowanej w Windows drukarce lub zapisać w formacie PDF.

Załączniki

Funkcja pozwala na dołączenie dowolnych plików skojarzonych z dokumentem np. zdjęć, skanów dokumentów itp.

Podgląd

Funkcja podgląd wyświetla informacje w postaci tabeli z danymi dotyczącymi danej reklamacji.

Zmiana statusu

Dla wybranej reklamacji można zmienić jej STATUS za pomocą poniższego formularza

program reklamacje oczekujące

Gdzie możemy dowolnie wybrać:

  • Status dokumentu
    • Przyjęte
    •  Rzeczoznawca
    •  Opinia sklepu
    •  Naprawa
    •  Naprawa i upust cenowy
    •  Upust cenowy
    •  Centrala
    •  Wysłane do centrali
    •  Przysłane z centrali
    •  Nieuznana
    • Uznana
    •  Oczekujące na odbiór
    • Status w centrali
    •  Przyjęte
    •  Rzeczoznawca
    •  Opinia centrala
    •  Naprawa
    •  Naprawa i upust cenowy
    •  Upust cenowy
    •  Nieuznana
    •  Uznanie reklamacji
    • Depozyt
    • Stan w sklepie
    • Stan w magazynie centrali
    • Stan
    • Oczekuje na rozpatrzenie
    • Oczekuje na odbiór
    • Zamknięte

Kopia

Funkcja tworzenie kopii dokumentu pozwala powielać zgłoszenia reklamacyjne i tworzyć w centrali dodatkowe reklamacje z danymi kopiowanymi z dokumentu wskazanego jako wzorcowy. W tym celu należy w rejestrze ustawić kursor na wybranej reklamacji wybrać funkcje Kopia, a następnie potwierdzić chęć jej utworzenia.

Utworzony zostanie nowy dokument oznaczony w rejestrze w kolumnie Numer dokumentu numerem referencyjnym.

Dokument taki należy następnie przemedytować za pomocą funkcji Edycja, i zapisać, zostanie wówczas nadany kolejny numer reklamacji.

System reklamacyjny

1D grupa robocza

Pierwszym etapem jest utworzenie zespołu składającego się z kilku osób, które będą odpowiedzialne za realizacje poszczególnych etapów 8D. Rozmiar grupy i jej skład zależy od charakteru problemu i podejmowanych akcji. Po zgłoszeniu problemu jakościowego zarówno dla reklamacji klientowskiej jak i przedsprzedażnej, musimy dokonać zapisu, zawierającego podstawowe dane. Przykładowo: Data zgłoszenia, Nazwa Klienta, opis problemu, zakres ilościowy, numery seryjne.

System reklamacyjny

2D – opis problemu

Należy precyzyjnie opisać zaistniały problem. Właściwie opisany problem jest punktem wyjściowym do dalszych etapów analizy i właściwego zrozumienia istoty problemu dla grupy roboczej jak i dla osób z zewnątrz. Po rozpoznaniu problemu i jego klasyfikacji, osoba zarządzająca raportami 8D (zazwyczaj przeszkolony pracownik działu jakości), wyznacza lidera teamu 8D, który z kolei dobiera członków zespołu interdyscyplinarnego. W zależności od rodzaju zdarzenia mogą być to przedstawiciele działów: jakości, produkcji, technologii, IT, zakupów, logistyki lub innych.

System reklamacyjny

3D Akcja natychmiastowa

Działania natychmiastowe podejmowane w celu ochrony Klienta przed skutkami problemu, aż do momentu jego rozwiązania. Jeśli towar znajduje się już u Klienta musimy zająć stanowisko odnośnie działań serwisowych.

System reklamacyjny

4D Określenie przyczyny

Przyczyny problemu, które mogłyby wyjaśnić występowanie problemu. Należy określić przyczynę prawdopodobną i sprawdzić poprzez porównanie z rozpoznaniem problemu i istniejącymi danymi, czy prawdopodobna przyczyna jest przyczyną podstawową, czy też istnieją wzajemne oddziaływania. Aby problem naprawdę zlikwidować należy zidentyfikować faktyczną przyczynę problemu. Zwykle nie jest to proste zadanie. Dlatego właśnie ważna jest praca grupowa aby na problem popatrzeć z kilku stron.

System reklamacyjny

5D Akcja korekcyjna

Planowane działania naprawcze / korygujące. W raporcie 8D należy wybrać optymalne trwałe działania naprawcze i wykazać, że wybrane trwałe działania faktycznie rozwiązują problem z punktu widzenia Klienta. Nie mają one żadnych innych niepożądanych skutków ubocznych. Grupa ustala jakie działania należy wprowadzić w krótkim terminie aby zapewnić, że wyrób jest kontrolowany.

System reklamacyjny

6D Weryfikacja akcji korekcyjnej

Wdrożone działania naprawcze. Określamy, na podstawie jakich kontroli bieżących możemy zapewnić, że przyczyny problemu zostały faktycznie usunięte. Realizujemy plan działań, obserwujemy skutki i wprowadzamy ewentualne działania osłaniające. Następnie sprawdzamy skuteczność działań naprawczych u Klienta. Należy zweryfikować czy podjęte akcje korygujące przynoszą skutek. Należy opierać się o „suche dane” z procesów. Nie należy oceniać działania na podstawie tylko samej
opinii osób zainteresowanych.

System reklamacyjny

7D Akcja zapobiegawcza

Zabezpieczenie przed ponownym wystąpieniem problemu (działania prewencyjne). Należy zastanowić się nad zmianą systemu sterowania i zarządzania, zmianami instrukcji i metod postępowania w celu zapobieżenia ponownego wystąpienia tego samego problemu. Określenie jakie działania należy podjąć aby zapobiec ponownemu pojawieniu się problemu – działania systemowe, które mają zastąpić działania określone w 5D.

System reklamacyjny

8D Ocena i zamknięcie

Zakończenie raportu 8D, w punkcie oprócz komentarzy i wniosków można docenić pracę zespołową, dzięki której prawidłowo został przeprowadzony proces. Jest to także miejsce dla uznania dla wysiłków, doświadczeń oraz podziękowania. Jest to ocena czy wprowadzone działania w 7D były skuteczne.


RMA
Jak szybko wdrożyć rma software do obsługi RMA?

Oprogramowanie reklamacyjne (RMA software) pozwala zautomatyzować obsługę serwisu. Korzyści płynące z wdrożenia systemu do serwisu przekonały już wielu przedsiębiorców. Czy czytałeś na te…

System obsługi reklamacji
Czy program do obsługi reklamacji online pomaga w rozwiązywaniu problemów?

Wdrożenie systemu informatycznego opartego o program do obsługi reklamacji wspomaga jeden z kluczowych elementów budowania zaufania klientów do firmy. Reklamacje. Dowiedz się jak wdrożyć progra…

Kilka argumentów za tym, aby wdrożyć protokół reklamacyjny !

Im więcej pojawia się zgłoszeń reklamacyjnych tym trudniej zachować odpowiedni poziom ich obsługi klienta. W takim wypadku konieczne staje się wdrożenie systemu reklamacyjnego. Czy na protokó…

Program do obsługi reklamacji

Wdrożenie systemu informatycznego opartego o program do obsługi reklamacji wspomaga jeden z kluczowych elementów budowania zaufania klientów do firmy. Reklamacje.net to system obsługi reklamacji …

Zarządzanie reklamacjami
Zarządzanie reklamacjami w programie

Celem zarządzania jakością jest dostarczenie zgodnego produktu do klienta. Niestety świat nie jest idealny oraz zdarzają się przypadki, iż klient dostaje wyrób odbiegający od wymagań. W taki…