W skrócie
Studio RMA.net zapisuje dane wszystkich modułów w jednej bazie Microsoft SQL Server, a strona produktu nie podaje wersji serwera bazy. W bazie są dokumenty reklamacji z historią i kartoteki, a z tych samych danych korzystają listy i raporty. Dostęp do danych ograniczają według starszej dokumentacji role i prawa użytkowników. Przy instalacji na serwerze firmy bazę utrzymuje dział IT, a w chmurze prywatnej Cloud RMA robi to SoftwareStudio.
Jedna baza Microsoft SQL Server dla modułów programu
Strona produktu podaje, że Studio RMA.net korzysta z bazy Microsoft SQL Server, jednej dla wszystkich modułów. Reklamacje, serwis, kartoteki i raporty pracują więc na tych samych danych, bez przepisywania ich między modułami. Strona produktu nie podaje wersji serwera bazy, więc wersję ustalamy przy wycenie. Starsze teksty w tej witrynie wymieniały wersje z lat 2008 i 2012, które nie opisują obecnego stanu programu. Bazę przygotowujemy w ramach wdrożenia, którego etapy opisujemy przy etapach wdrożenia systemu reklamacyjnego.
Zmianę w sprawie widać od razu na listach każdego modułu, bo dane nie są kopiowane.
Jedna baza ma znaczenie przy pracy wielu działów, bo zmianę w sprawie od razu widać na listach każdego z nich. Zapis sprawy trafia do bazy raz, a listy i raporty korzystają z niego bez kopiowania. Organizacyjne skutki wspólnej bazy opisujemy przy jednej bazie reklamacji dla wszystkich działów.
Dane zapisane w bazie reklamacji
Baza przechowuje dane, które pracownicy widzą na listach i w kartotekach programu. Zestawiamy je w tabeli według miejsc, w których pojawiają się w programie:
| Rodzaj danych | Przykłady | Gdzie widać w programie |
|---|---|---|
| Dokumenty reklamacji | Numer RMA, Nr dokumentu, status i stan | Listy Nowe, W realizacji, Rozpatrzone, Zamknięte |
| Kartoteki | Asortyment, Kontrahenci, Pracownicy, Pliki, Słowniki | Menu Kartoteki |
| Powiązania z załącznikami | Zdjęcia wady, protokoły i dowody zakupu powiązane z numerem RMA | Menu Więcej, kolumny Załączniki i Ilość zdjęć |
| Historia sprawy | Wysłane e-mail, Wysłane SMSy, Dziennik | Menu Historia |
| Usługi serwisowe | Wykonane usługi i ich wartość | Przycisk Usługi, kolumna Wartość usług |
Numer RMA ma 12 znaków szesnastkowych w trzech grupach i nie jest numerem kolejnym, a Nr dokumentu ma postać RRRR-MM-NNNN. Oba numery zapisują się w bazie przy rejestracji zgłoszenia, więc sprawę da się odszukać po każdym z nich. Kartoteki zmieniają się rzadziej niż dokumenty, ale każda zmiana w kartotece dotyczy wszystkich spraw z danym artykułem albo kontrahentem. Historia sprawy w menu Historia pokazuje m.in. wysłane wiadomości i Dziennik, a jego działanie opisujemy przy dzienniku zdarzeń w programie do reklamacji.
Tysiące spraw na listach i w wyszukiwarce
Baza rośnie z każdą sprawą, bo zamknięte reklamacje zostają w archiwum razem z dokumentacją i załącznikami. W demo nowego interfejsu lista dzieli wiersze na strony, a licznik pod nią podaje np. 209 stron i łącznie 6,251 wierszy. Starsza lista spraw zamkniętych w demo liczy ponad 9 tysięcy rekordów. Źródła nie podają limitu liczby spraw w bazie.
Przy tysiącach spraw pracownik szuka zgłoszenia filtrem albo oknem Szukaj, a nie przewijaniem listy. Pod nagłówkami kolumn jest wiersz filtrowania, a wpisany tekst od razu zawęża tabelę. Okno Szukaj ma pola m.in. Numer RMA, Numer seryjny, Klient e-mail i Klient telefon. Pola wyszukiwania zależą od danych zapisanych w zgłoszeniu, więc brak numeru seryjnego w formularzu oznacza brak tej drogi wyszukiwania.
Dostęp do danych według ról
Według starszej dokumentacji dostęp do danych w bazie ograniczają role i prawa użytkowników. Większość uprawnień wynika z roli, a konta zakłada administrator programu. Rola Partner ma według tych opisów zapisy ograniczone według analityki kontrahenta i towaru, więc partner widzi tylko swoje sprawy. Role opisujemy przy rolach użytkowników w programie do reklamacji.
Bezpośredni dostęp do bazy SQL, z pominięciem programu, powinien mieć tylko administrator serwera, bo omija on role i uprawnienia. Według starszej dokumentacji konfiguracja zaawansowana w tabelach SQL wymaga specjalnych uprawnień. Przy logowaniu przez Active Directory konta pracowników zarządzane są centralnie w sieci firmowej. Konto administratora serwera nie służy do codziennej pracy w programie, żeby każda zmiana w sprawie miała w dzienniku konkretnego autora.
Raporty i eksport z jednej bazy
Raporty i zestawienia pokazują dane z tej samej bazy, w której pracownicy prowadzą sprawy. Zestawienia mają m.in. panel Serwis z usługami serwisowymi i panel Reklamacje wg statusu. Według starszych opisów raporty uruchamia SQL Server Reporting Services na serwerze programu, który czyta dane bezpośrednio z bazy. Raporty opisujemy przy raportach reklamacyjnych w SQL Server Reporting Services.
Ekran Excel w menu Kartoteki eksportuje wybrane listy reklamacji oraz usługi serwisowe. Eksport pozwala liczyć dane w arkuszu, ale arkusz nie wraca do bazy, więc poprawki robimy w programie. Plik z eksportu zawiera dane osobowe reklamujących, więc podlega tym samym zasadom co baza. Wynik eksportu odpowiada stanowi bazy w chwili zapisu pliku, więc przy porównaniach zapisujemy datę eksportu.
Wymiana danych z ERP na poziomie bazy
Integracje z ERP potwierdzone na stronie produktu i w referencjach obejmują SAP, Microsoft Dynamics, Comarch ERP XL i enova 365. Sposób wymiany danych zależy od systemu ERP i od modelu działania programu. Starsze opisy wymieniają cztery sposoby wymiany:
- Pliki - import kartotek i eksport reklamacji, potwierdzone ekranem Excel w programie.
- Wspólny serwer MS SQL - baza programu obok bazy ERP, co starsze opisy podają m.in. przy enova i EXACT.
- Odczyt widoków tabel ERP - program pobiera dane z udostępnionych widoków bazy ERP.
- Replikacja baz - kopiowanie danych przez Studio Replikator, opisane przy SAGE Symfonia.
Wspólny serwer baz jest możliwy przy instalacji na serwerze firmy, bo tam baza programu może działać obok bazy ERP. W chmurze prywatnej Cloud RMA dane z ERP przechodzą przez integrację albo pliki. Instalację opisujemy przy instalacji programu RMA na własnym serwerze, a chmurę przy reklamacjach w chmurze prywatnej Cloud RMA. Zakres wymiany opisujemy przy integracji programu do reklamacji z ERP.
Przechowywanie danych i kopie zapasowe
Po zamknięciu sprawy dokumentacja i załączniki zostają w archiwum, więc baza przechowuje też sprawy sprzed lat. Okres przechowywania danych osobowych reklamujących ustala firma w procedurze, a po jego upływie dane trzeba usunąć albo zanonimizować. Archiwum opisujemy przy archiwum dokumentów reklamacyjnych.
Kopie zapasowe bazy zależą od modelu działania. Cennik opisuje hosting i odpowiedzialność za infrastrukturę, ale nie podaje zasad samych kopii. Obowiązki rozkładają się tak:
- Chmura prywatna Cloud RMA - serwery utrzymuje SoftwareStudio, ale wymagania firmy co do kopii trafiają do specyfikacji.
- Serwer firmy - odpowiedzialność za kopie zapasowe ustalamy w wycenie jako część odpowiedzialności za infrastrukturę.
Częstotliwość kopii warto dopasować do liczby spraw rejestrowanych w ciągu dnia. Kopię sprawdzamy próbnym odtworzeniem, bo niesprawdzona kopia nie daje pewności odzyskania danych. Baza reklamacji zawiera dane osobowe i historię decyzji firmy, więc jej kopia zapasowa jest tak samo ważna jak kopia danych w ERP.