W skrócie
Każda reklamacja w Studio RMA.net ma dwa numery nadawane przez program: numer RMA z 12 znaków szesnastkowych, np. 5195-4730-BFA1, i numer dokumentu w postaci RRRR-MM-NNNN, np. 2026-08-0051. Numer RMA tylko wskazuje sprawę, a numer dokumentu mówi, w którym miesiącu firma ją przyjęła i którą z kolei była w tym miesiącu. Na karcie reklamacji jest jeszcze numer referencyjny, a obok niego numer dokumentu zakupu wpisany przez klienta. Według starszej dokumentacji format numeru dokumentu ustala pozycja Numeracja w module administratora.
Numery jednej reklamacji w programie
Reklamacja w Studio RMA.net ma kilka numerów, a każdy z nich służy do czego innego. Dwa nadaje program przy zapisie zgłoszenia: numer RMA i numer dokumentu. Dwa kolejne widać na karcie reklamacji: numer referencyjny oraz numer dokumentu zakupu, który podaje klient. Jak numer RMA działa w kontakcie z klientem i na listach reklamacji, pokazujemy przy numerze RMA w systemie reklamacyjnym, a tutaj zajmujemy się formatem i numeracją. Zestawiamy numery w tabeli razem z przykładami ze zrzutów programu:
| Numer | Postać | Przykład | Gdzie go widać | Do czego służy |
|---|---|---|---|---|
| Numer RMA | 12 znaków szesnastkowych w grupach po cztery | 3FC7-4CA8-9AE0 | Kolumna Numer RMA na listach, od Oczekujące RMA po Zamknięte | Wskazuje sprawę w kontakcie klienta z firmą |
| Nr dokumentu | RRRR-MM-NNNN | 2019-05-0003 | Kolumna Nr dokumentu, okno Status, karta reklamacji, nagłówek wydruku | Porządkuje reklamacje według miesiąca przyjęcia |
| Numer referencyjny | Ciąg cyfr, na zrzucie 16 | 6367035833032112 | Karta reklamacji, pole w oknie Szukaj | Dodatkowe oznaczenie sprawy, np. pozycji zgłoszonej przez partnera |
| Numer dokumentu zakupu | Numer nadany przez sprzedawcę | 12346567890 | Formularz zgłoszenia, karta reklamacji | Wiąże reklamację z paragonem albo fakturą |
Numer RMA i numer dokumentu stoją na listach obok siebie, w kolumnach Numer RMA i Nr dokumentu. Nie zastępują się nawzajem: okno Status i nagłówek wydruku posługują się numerem dokumentu, a w kontakcie z klientem obie strony podają numer RMA. Miejsce obu numerów w całym procesie zwrotów pokazujemy przy systemie RMA do zwrotów i reklamacji. Numer dokumentu zakupu nie jest numerem programu, tylko odwołaniem do paragonu lub faktury, dlatego ma w formularzu osobne pole.
Budowa numeru RMA i numeru dokumentu
Oba numery nadawane przy zapisie łatwo odróżnić po samej budowie. Numer RMA składa się z cyfr i liter od A do F, a numer dokumentu wyłącznie z cyfr przedzielonych dywizami. Schemat pokazuje budowę obu numerów na przykładach z wersji demo:
Z numeru dokumentu odczytamy rok i miesiąc przyjęcia sprawy, a numer RMA tylko ją wskazuje.
Oba numery z przykładów stoją w dwóch kolumnach obok siebie na liście Wszystkie w wersji 1.173.0. Dokument 2026-08-0051 ma tam Numer RMA 5195-4730-BFA1, a poprzedzający go dokument 2026-08-0050 numer 1265-4B2E-BBDB. Numery dokumentów schodzą po kolei w dół listy, a numery RMA nie układają się w żaden wzór.
Numer RMA ma 12 znaków szesnastkowych, czyli cyfr od 0 do 9 i liter od A do F, w grupach po cztery rozdzielonych dywizem. Wszystkie 27 numerów widocznych na zrzutach programu mają budowę środkowych grup identyfikatora UUID w wersji 4: druga grupa zaczyna się od cyfry 4, a trzecia od znaku 8, 9, A albo B. Numer RMA nie zawiera więc daty ani numeru kolejnego, a dwa numery nadane jeden po drugim nie są do siebie podobne. Na liście nowych reklamacji z 2019 r. dokumenty 2019-05-0002 i 2019-05-0003 mają numery RMA 6ADD-442A-BF98 i 3FC7-4CA8-9AE0.
Numer dokumentu ma postać RRRR-MM-NNNN: najpierw rok i miesiąc, a po nich czterocyfrowy numer kolejny. Rok i miesiąc odpowiadają dacie przyjęcia, np. dokument przyjęty 2019-01-29 ma numer 2019-01-0010, a przyjęty 2018-12-28 numer 2018-12-0018. Na wydrukach ten sam numer występuje jako numer reklamacji, np. Reklamacja nr 2018-12-0007. Numer RMA nie ma natomiast postaci w rodzaju RMA/2026/08/0231 z prefiksem i datą, bo w programie datę niesie tylko numer dokumentu.
Numer dokumentu w obrębie miesiąca
Numer kolejny w numerze dokumentu liczy dokumenty w ramach jednego miesiąca. Na liście nowych reklamacji po dokumencie 2019-01-0011 następuje 2019-02-0001, a w październiku 2018 r. numery zaczynają się od 2018-10-0001. Licznik startuje więc od 0001 w każdym miesiącu, a rok i miesiąc w numerze zmieniają się razem z datą przyjęcia.
Lista pokazuje tylko dokumenty w jednym stanie, dlatego numery kolejne na niej nie muszą iść jeden po drugim. Na tym zrzucie po 2018-09-0003 następuje od razu 2018-09-0005, a dokumenty ze wszystkich etapów zbiera lista Wszystkie. Luka na jednej liście nie oznacza więc braku w numeracji.
Dla działu reklamacji numer dokumentu jest krótkim opisem sprawy: z numeru 2019-01-0010 od razu widać, że to dziesiąty dokument przyjęty w styczniu 2019 r. Na zrzutach wyższy numer kolejny w tym samym miesiącu ma zawsze późniejszą datę przyjęcia. Numer RMA takich informacji nie niesie, dlatego w rozmowie o terminach posługujemy się numerem dokumentu albo datą przyjęcia. Numer dokumentu łatwiej też podyktować przez telefon, bo składa się z samych cyfr.
Numer referencyjny i numer dokumentu zakupu
Na karcie reklamacji, w zakładce Dane podstawowe, stoją obok siebie pola Numer dokumentu i Numer referencyjny. Na zrzucie z 2018 r. numer dokumentu to 2018-08-0002, a numer referencyjny to szesnastocyfrowy ciąg 6367035833032112. Numer referencyjny ma też własne pole w oknie wyszukiwania, osobne od pola numeru RMA. W tej samej zakładce jest Numer dokumentu zakupu, czyli numer paragonu albo faktury podany przez klienta.
We wcześniejszych wdrożeniach numer referencyjny miał osobną rolę w zgłoszeniach od partnerów handlowych. Partner zalogowany adresem e-mail i hasłem zgłaszał w jednej sprawie kilka pozycji, każdą z własnym numerem referencyjnym, a całą przesyłkę łączył jeden numer RMA. Według tych samych opisów funkcja Kopia tworzyła w centrali nową reklamację z numerem referencyjnym. Konto partnera opisujemy przy module formularza z kontem partnera.
Numer dokumentu zakupu klient wpisuje w sekcji Dane zgłoszenia formularza, obok daty zakupu. Program go nie nadaje, bo to numer z paragonu albo faktury sprzedawcy. Dlatego nie mylimy go z numerem dokumentu reklamacji, choć oba pola mają podobne nazwy. Co wystarcza jako potwierdzenie zakupu, wyjaśniamy przy dowodzie zakupu w reklamacji przez Internet.
Gdzie program pokazuje każdy numer
Każdy numer ma w programie swoje miejsca, a w części widoków dwa numery stoją obok siebie. Zestawiamy je według widoków programu:
- Listy reklamacji - kolumny Numer RMA i Nr dokumentu stoją obok siebie od listy Oczekujące RMA po Zamknięte.
- Okno Status - okno ma pole Nr dokumentu, np. 2019-01-0010, a w nowym interfejsie nosi tytuł Status - edycja.
- Karta reklamacji - zakładka Dane podstawowe pokazuje Numer dokumentu i Numer referencyjny.
- Wydruk reklamacji - nagłówek podaje numer dokumentu, a sekcja Dane reklamacyjne na podglądzie w starszym interfejsie numer RMA.
Okno Status pokazuje numer dokumentu, choć pracownik otwiera je z wiersza listy, w którym widzi też numer RMA. Na zrzucie zaznaczony wiersz ma numer RMA C366-4203-A088, a okno nad nim pole Nr dokumentu 2019-01-0010. Ten sam dokument widać na liście nowych reklamacji w poprzedniej sekcji, więc oba numery wskazują jedną sprawę.
Wydruk PDF dokumentu reklamacji ma też kod kreskowy, a to, który numer w nim zapisać, omawiamy przy kodzie kreskowym na dokumencie reklamacji. Menu Wydruk w nowym interfejsie ma pozycje Oświadczenie dla klienta i Szczegóły reklamacji. Podgląd wydruków i ich zapis do PDF albo XLS opisujemy przy wydrukach i podglądzie dokumentów reklamacji.
Numeracja dokumentów w administracji programu
Według dokumentacji starszej wersji programu format numeru dokumentu wynika z ustawień numeracji, a nie z samego dokumentu. Ustawia je pozycja Numeracja w module administratora, obok pozycji Użytkownicy, Parametry, Dziennik i Skorowidze. Tabela numeracji określa dla każdego rodzaju dokumentu jego kod i format numeru z rokiem i miesiącem przed numerem kolejnym, a definicja ma datę ważności. Dostęp do niej ma rola Administrator, która odpowiada też za parametry i skorowidze. Pozostałe pozycje modułu opisujemy przy administracji programem do reklamacji.
Format numeracji ustalamy przy konfiguracji programu, zanim firma zapisze pierwszą reklamację. Numer dokumentu trafia na wydruki dla klienta, więc jego postać uzgadniamy z firmą przed startem. Zmiana formatu w połowie roku dałaby w jednym roku dokumenty o dwóch różnych postaciach numeru. Przebieg konfiguracji przy wdrożeniu opisujemy przy konfiguracji programu do reklamacji.
Nowy rok i nowy miesiąc w numeracji
Na zrzutach programu licznik numeru dokumentu zaczyna się od 0001 w każdym miesiącu, a rok i miesiąc w numerze zmieniają się razem z datą przyjęcia. Na przełomie roku po dokumencie 2018-12-0018 przychodzi więc dokument z numerem zaczynającym się od 2019-01. Pracownicy nie wpisują numeru ręcznie, bo program nadaje go przy zapisie. Przy zmianie roku i miesiąca w pracy działu reklamacji liczą się cztery sprawy:
- Data ważności definicji - w starszej dokumentacji definicja numeracji ma datę ważności, więc przed końcem roku administrator sprawdza, czy obejmuje ona kolejny rok.
- Numer 0001 w nowym miesiącu - licznik startuje od początku, więc sprawę wskazuje dopiero cały numer z rokiem i miesiącem.
- Sprawy z poprzedniego miesiąca - dokument zachowuje swój numer do zamknięcia, także gdy sprawa trwa dłużej niż miesiąc.
- Zestawienia za okres - rok i miesiąc w numerze od razu przypisują dokument do okresu, za który firma liczy reklamacje.
Datę ważności znamy z opisu modułu administratora w starszej wersji programu, dlatego jej ustawienie sprawdzamy przy wdrożeniu w konkretnej instalacji. Gdy firma chce innego formatu od nowego roku, zmianę uzgadniamy przed pierwszym dniem roku, żeby cały rok miał jedną postać numerów. Numer RMA nie zależy od daty, więc zmiana roku go nie dotyczy.
Wyszukiwanie sprawy po numerze
Każdy z numerów nadawanych przez program ma własne pole w oknie wyszukiwania. Okno Szukaj reklamacji w wersji 1.36.0 ma osiem pól, a wśród nich Numer RMA zawiera, Numer reklamacji zawiera, Nr referencyjny zawiera i Numer seryjny zawiera. Słowo zawiera w etykiecie oznacza, że wystarczy fragment numeru, np. ostatnia grupa numeru RMA. W starszym interfejsie każde z tych pól podpowiada wpisanie co najmniej 2 znaków.
Zaznaczona opcja Wyświetl dane spełniające wszystkie filtry pokazuje tylko sprawy pasujące do wszystkich wypełnionych pól. Gdy klient nie zna żadnego numeru, szukamy po danych kontaktowych albo po artykule. Pozostałe pola okna i różnice między interfejsami opisujemy przy wyszukiwaniu reklamacji po numerze i danych klienta. Na listach podobnie działa wiersz filtrowania pod nagłówkiem kolumny Numer RMA albo Nr dokumentu.