Panel RMA automatycznie generuje etykietę z numerem zgłoszenia i niezbędnymi danymi. Dlatego sugerujemy drukować tę etykietę i przykleić ją na paczkę z reklamacją. Numer RMA musi być widoczny dla obsługi serwisu. Etykietę może wydrukować program RMA dopiero po zatwierdzeniu zgłoszenia. Informacja o zmianie statusu reklamacji zostanie dostarczona na wcześniej podany adres e-mail.
Przy wyborze systemu reklamacyjnego RMA należy kierować się kilkoma ważnymi kryteriami:
- Funkcjonalność: System RMA powinien posiadać wszystkie niezbędne funkcje, takie jak możliwość zgłaszania reklamacji przez klientów, automatyczne przetwarzanie zgłoszeń, śledzenie postępu reklamacji oraz archiwizację danych.
- Integracja z innymi systemami: System RMA powinien być zintegrowany z systemami sprzedaży, magazynowymi oraz księgowymi, co pozwala na automatyzację procesów oraz ułatwienie pracy.
- Łatwość obsługi: System RMA powinien być łatwy w obsłudze dla klientów oraz pracowników, co pozwala na szybkie rozwiązanie problemów.
- Bezpieczeństwo danych: System RMA powinien posiadać odpowiednie zabezpieczenia, aby chronić dane klientów oraz firmowe.
- Dostępność: System RMA powinien być dostępny przez całą dobę, co pozwala na zgłaszanie reklamacji przez klientów o dowolnej porze.
- Wsparcie techniczne: Dostawca systemu RMA powinien oferować wsparcie techniczne, aby pomóc w rozwiązaniu problemów oraz udzielić odpowiedzi na pytania.
- Kosten: System RMA powinien być dostępny w rozsądnej cenie, która odpowiada oferowanej funkcjonalności oraz wsparcia technicznego.
- Scalalność: System RMA powinien być skalowalny, tak aby mógł obsługiwać rosnące potrzeby firmy w zakresie reklamacji.
Podsumowując, przy wyborze systemu reklamacyjnego RMA należy kierować się funkcjonalnością, integracją z innymi systemami, łatwością obsługi, bezpieczeństwem danych, dostępnością, wsparciem technicznym, kosztem oraz skalowalnością.
Nadzorowanie reklamacji w firmie
Program RMA można skonfigurować według potrzeb danej organizacji. W programie możliwe jest definiowanie cech opisujących sprzęt, statusów napraw czy kroków w postępowaniu reklamacyjnym. Ponadto elastyczność oprogramowania umożliwia odpowiednie nadzorowanie reklamacji.
Dokładna analiza określenia powodów wystąpienia reklamacji wiąże się z podjęciem prób wyeliminowania ich powstania. Możemy zastosować metodę 8D. Jest ona uniwersalna do określania przyczyn, akcji tymczasowych, korekcyjnych i korygujących oraz przeprowadzania ich weryfikacji.
RMA software do nadzorowania reklamacji
Gdy masz problem z organizacją procesu reklamacyjnego lub szybkim przyjmowaniem zgłoszeń i przekazywaniem ich do realizacji to oznacza że potrzebujesz nowoczesnego rozwiązania. Monitorowanie przebiegu procesu reklamacyjnego zapewni Ci software do nadzorowania reklamacji.
Program RMA zajmie się informowaniem klientów o postępach w procesie reklamacyjnym. Wdrożenie aplikacji pozwala na monitorowanie częstotliwości występowania zgłoszeń dotyczących poszczególnych produktów i klientów.
Program RMA e-mail
Czy Program RMA może obsługiwać e-mail? Tak, program RMA (Return Merchandise Authorization) może obsługiwać reklamacje za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail). W tym celu firma musi udostępnić odpowiedni adres e-mail, na który klienci mogą wysyłać reklamacje. Program RMA rejestruje reklamację i przypisuje ją do odpowiedniego pracownika lub działu.
Następnie analizuje i ocenia jej zasadność oraz umożliwia automatyczne przetwarzanie roszczeń gwarancyjnych, takich jak wymiana produktu lub zwrot pieniędzy. Program RMA może również umożliwiać klientom śledzenie postępów w rozwiązywaniu problemu i uzyskanie odpowiedzi na pytania dotyczące reklamacji za pośrednictwem poczty elektronicznej. Program RMA jest wygodny dla klientów, ponieważ umożliwia im zgłaszanie reklamacji o dowolnej porze i z dowolnego miejsca.
Zarządzanie reklamacjami, czyli program RMA
Oprogramowanie do zarządzania procesem przyjmowania i rozliczania reklamacji wraz z modułem RMA, czyli Return Merchandise Authorization. Oferujemy nowoczesny, dostępny online program RMA.
Sprawdź demo RMA
Zapewnij zadowolenie klientów dzięki wysokiemu standardowi obsługi posprzedażnej. Możesz to osiągnąć, dzięki modułowi RMA. Aplikacja od SoftwareStudio działa na webowej platformie. Ponieważ moduł RMA oznacza prawidłową obsługę procesów reklamacyjnych, dlatego nie tylko spowoduje to zadowolenie, ale także jego utrzymanie. Sprawna obsługa procesu reklamacji to ważne zadanie działu handlowego. Pojawianie się zgłoszeń reklamacyjnych jest nieuniknione, dlatego ważne jest aby ich nie marginalizować i skutecznie nimi zarządzać.
Praca w sieci lokalnej oraz moduł do rejestrowania reklamacji przez Internet zarówno dla partnerów (sieci placówek handlowych, marketów) jak i dla osób indywidualnych.
Numer RMA w systemie reklamacyjnym
Rejestracja zgłoszenia reklamacyjnego przez Internet i nadanie numeru RMA (Return Merchandise Authorization).
W celu wprowadzenia do ewidencji reklamacji należy zarejestrować zgłoszenie reklamacyjne poprzez specjalny internetowy formularz zgłoszenia reklamacyjnego zawierającego niezbędne podstawowe informacje. Zapisane zgłoszenie reklamacyjne ma przypisany automatycznie unikalny numer zgłoszenia internetowego (numer referencyjny lub numer RMA).
Zapisany formularz posiada status niezatwierdzony i czeka na zatwierdzenie przez osobę składającą reklamację. Jest to proces uwierzytelnienia mający na celu uwiarygodnienie, że formularz został wypełniony przez człowieka. Procedura polega na wysyłaniu wygenerowanego maila na wskazany przez osobę wypełniającą formularz adres mailowy.
Mail zawiera krótką informację o przyjętym zgłoszeniu oraz link aktywacyjny. Dlatego po jego kliknięciu wyświetla się specjalna strona internetowa, która aktywuje dane zgłoszenie reklamacyjne. W tym momencie następuje zmiana statusu zgłoszenia, które jest widoczne dla pracowników serwisu i mogą oni podjąć odpowiednie czynności zgodnie z przyjętymi procedurami.
Elementy systemu REKLAMACJE
W ramach modułu wyróżniamy następujące elementy:
- Po pierwsze formularz internetowy zgłoszenia reklamacji;
- Ścieżka reklamacyjna autoryzowanego serwisu;
- Centrala – pracownicy gwaranta oceniający przesłane protokoły, wydający zgodę na naprawę gwarancyjną lub odmowę.
- Funkcjonalność polegająca na prowadzeniu ewidencji rozliczeń z serwisami za usługi związane z naprawami gwarancyjnymi.
- Program wyposażony jest w szereg funkcji kontrolnych na etapie rejestrowania zgłoszenia reklamacyjnego (wypełniania protokołu reklamacji) oraz na etapie wyrażania zgody przez pracownika gwaranta, np. kontrolę powtarzalności napraw.
