Program do reklamacji

Wypełnienie wniosku i jego autoryzacja za pomocą maila pozwala na uruchomienie procedury RMA w programie do reklamacji.

Program do reklamacji skieruje na podany we wniosku adres kuriera w celu odebrania reklamowanego towaru.

Reklamacja ma nadawany unikalny numer referencyjny RMA. Numer RMA  należy umieścić na paczkę oraz reklamowanym towarze w celu łatwej i szybkiej identyfikacji reklamacji. Program do reklamacji stworzony został do wsparcia obsługi zgłoszeń reklamacyjnych oraz monitorowania jakości produktów, procesów i obsługi po sprzedażowej. 

W celu wprowadzenia do ewidencji reklamacji należy zarejestrować zgłoszenie reklamacyjne poprzez specjalny internetowy formularz zgłoszenia reklamacyjnego zawierającego niezbędne podstawowe informacje. Zapisane zgłoszenie reklamacyjne ma przypisany automatycznie unikalny numer zgłoszenia internetowego (numer referencyjny lub numer RMA).

Formularz reklamacyjny składa się z następujących danych:

  • Dane ewidencyjne osoby zgłaszającej reklamacje
  • Dane adresowe osoby zgłaszającej reklamacje
  • Dane ewidencyjne dotyczące reklamowanego przedmiotu w tym numeru seryjnego i opisu
  • Informacje o sposobie dostarczenia reklamowanego przedmiotu
  • Określenie żądania klienta czy jest to zgłoszenie reklamacyjne czy też niezgodność z umową.

Zapisany w programie do reklamacji formularz posiada status niezatwierdzony i czeka na zatwierdzenie przez osobę składającą reklamację – jest to proces uwierzytelnienia mający na celu uwiarygodnienie, że formularz został wypełniony przez człowieka. Procedura polega na wysyłaniu wygenerowanego maila na wskazany przez osobę wypełniającą formularz adres mailowy. Mail zawiera krótką informację o przyjętym zgłoszeniu oraz link aktywacyjny po jego kliknięciu wyświetla się specjalna strona internetowa, która aktywuje dane zgłoszenie reklamacyjne.

W tym momencie następuje zmiana statusu zgłoszenia. Program do reklamacji uwidacznia zapis pracownikom serwisu. Mogą oni podjąć odpowiednie czynności zgodnie z przyjętymi procedurami.

Cechy programu do reklamacji

  • Zarządzanie procesami w ramach aplikacji pozwala współpracować wszystkim pracownikom firmy;
  • Współpraca poprzez ujednolicony program do reklamacji;
  • Jedna baza danych MS SQL 2012 Server lub nowsza;
  • możliwości analityczne programu do reklamacji dają Państwu błyskawiczną informację o stanie zaawansowania zadań.

W programie do reklamacji wyróżniamy następujące elementy:

  • Formularz internetowy zgłoszenia reklamacji;
  • Ścieżka reklamacyjna autoryzowanego serwisu;
  • Centrala – pracownicy gwaranta oceniający przesłane protokoły, wydający zgodę na naprawę gwarancyjną lub odmowę.
  • Dodatkową funkcjonalnością modułu jest prowadzenie ewidencji rozliczeń z serwisami za usługi związane z naprawami gwarancyjnymi. 

Program do reklamacji wyposażony jest w szereg funkcji kontrolnych na etapie rejestrowania zgłoszenia reklamacyjnego (wypełniania protokołu reklamacji) oraz na etapie wyrażania zgody przez pracownika gwaranta, np. kontrolę powtarzalności napraw.