W skrócie
Cennik Studio RMA.net nie publikuje stawek, bo koszt zależy od zakresu programu w danej firmie. Na kwotę abonamentu wpływają m.in. liczba użytkowników zalogowanych jednocześnie, typy zgłoszeń, moduły dodatkowe i integracja z ERP. Wdrożenie wyceniamy osobno, a ceny podajemy netto z doliczonym VAT 23%. Wycenę przygotowujemy zwykle w ciągu dwóch dni roboczych od zapytania z opisem procesu i liczbą użytkowników.
Abonament płaci się co miesiąc, a wdrożenie raz, więc porównujemy te same składniki.
Dlaczego cennik nie podaje stawek
Cennik Studio RMA.net nie publikuje stawek, bo koszt programu zależy od zakresu w konkretnej firmie. Dwie firmy z podobną liczbą reklamacji mogą potrzebować innych integracji i innej liczby osób pracujących w programie. Dlatego wycenę przygotowujemy po zapytaniu, zwykle w ciągu dwóch dni roboczych. Z tego powodu dwie wyceny dla firm tej samej wielkości mogą się wyraźnie różnić. Model zakupu i czynniki cennika opisujemy przy modelu zakupu programu RMA.
Z perspektywy firmy koszt programu ma dwie części: stały abonament i jednorazowe wdrożenie. Do tego dochodzi czas pracowników firmy przy analizie i szkoleniach. Oba składniki porównujemy w horyzoncie kilku lat, bo abonament płaci się co miesiąc, a wdrożenie raz. Pełny zakres programu opisujemy przy programie do obsługi reklamacji Studio RMA.net.
Składniki kosztu programu RMA
Zestawiamy składniki kosztu według obecnego cennika. Tabela nie zawiera kwot, bo te zależą od zakresu opisanego w zapytaniu. Pokazuje za to, jak każdy składnik się rozlicza:
| Składnik | Sposób rozliczenia | Od czego zależy |
|---|---|---|
| Abonament miesięczny | Co miesiąc, z miesięcznym okresem wypowiedzenia | Licencje dostępowe i moduły |
| Licencje dostępowe | W abonamencie | Liczba osób zalogowanych jednocześnie |
| Wdrożenie | Jednorazowo, osobno od abonamentu | Analiza, konfiguracja, integracje, testy i szkolenia |
| Dojazdy i prace na obiekcie | Osobno | Liczba wizyt w siedzibie firmy |
| Software Maintenance | W abonamencie albo jako usługa dodatkowa | Model: chmura albo serwer firmy |
| Instalacja na serwerze firmy | Wycena indywidualna | Liczba lokalizacji i infrastruktura |
Ceny w cenniku są cenami netto, do których dolicza się 23% VAT. Abonament podlega waloryzacji według minimalnego wynagrodzenia, więc jego kwota może rosnąć w kolejnych latach. Przy porównaniu ofert trzeba więc zestawiać te same składniki, a nie tylko kwotę abonamentu. Niższy abonament przy droższym wdrożeniu może po kilku latach dać ten sam koszt całkowity.
Liczba użytkowników a cena
Licencje dostępowe liczy się według osób zalogowanych do programu jednocześnie, a nie według założonych kont. Dział z pięcioma kontami, w którym naraz pracują dwie osoby, potrzebuje licencji dla dwóch osób. Liczbę licencji wyznacza więc szczyt logowań, np. poranna zmiana w punkcie przyjęć. Kierownik, który loguje się raz w tygodniu, zajmuje licencję tylko wtedy, gdy jest zalogowany. Samo założenie konta nie zwiększa liczby licencji.
Dla dużej liczby użytkowników cennik przewiduje wariant bez limitu, w którym licencja jest przypisana do procesora serwera. Taki wariant ma sens w organizacjach wielooddziałowych, w których liczbę osób pracujących naraz trudno przewidzieć. Wybór wariantu ustalamy w wycenie na podstawie planowanej liczby użytkowników. Przy kilku zmianach w punkcie przyjęć liczba licencji odpowiada liczbie osób na najliczniejszej zmianie, a nie wszystkim pracownikom.
Moduły i integracje w wycenie
Cennik wycenia osobno elementy, które rozszerzają program poza pracę samego działu reklamacji. Każdy z nich firma może dodać od razu albo w kolejnym etapie. Cennik wymienia je wprost jako czynniki ceny:
- Portal zgłoszeń - dostęp dla klientów i partnerów, wyceniany jako osobny moduł.
- Aplikacja Android - aplikacja dla serwisantów w terenie, którą opisujemy przy reklamacjach na telefonie i tablecie.
- Integracja z ERP - połączenie z systemem firmy albo wymiana plików bez połączenia w czasie rzeczywistym.
- Reguły terminów i eskalacji - dodatkowe reguły pilnowania terminów, np. powiadomienia o sprawach z bliskim terminem.
Wymiana plików wymaga mniej prac przy wdrożeniu niż integracja w czasie rzeczywistym, bo nie łączy programu z bazą ERP. Integracja wiąże za to zgłoszenie z dokumentami sprzedaży i historią zamówień klienta. Wybór między nimi zależy od tego, jak często zmieniają się kartoteki towarów i kontrahentów. Integrację w czasie rzeczywistym wycenia się zwykle wyżej, bo wymaga prac po stronie obu systemów. Integracje opisujemy przy integracji programu do reklamacji z ERP.
Koszt wdrożenia i czas pracowników
Wdrożenie wyceniamy osobno od abonamentu, a standardowo trwa ono 4-8 tygodni od podpisania umowy. Analiza trwa 3-5 dni, a konfiguracja i integracje po 1-2 tygodnie. Testy zajmują 3-5 dni, a szkolenia 2-3 dni. Harmonogram opisujemy przy czasie trwania wdrożenia systemu RMA.
Firma dolicza do kosztu czas własnych pracowników, bo analiza i testy wymagają udziału działu reklamacji. Właściciel procesu uczestniczy w analizie, a pracownicy działu w testach i szkoleniach. Przy dojazdach do kilku oddziałów koszt prac na obiekcie rośnie z liczbą lokalizacji. Mniejszy zakres na start skraca głównie konfigurację i integracje, co opisujemy przy reklamacjach w małej firmie.
Koszt wdrożenia zależy też od gotowości firmy, bo odkładane decyzje wydłużają analizę i konfigurację. Właściciel procesu z prawem decyzji skraca ten etap. Zadania firmy przed startem prac ustalamy na pierwszym spotkaniu po podpisaniu umowy.
Koszt chmury i serwera firmy
W chmurze prywatnej hosting i Software Maintenance są częścią abonamentu, więc firma nie kupuje ani nie utrzymuje serwera. Sprzęt i jego wymianę zapewnia wtedy SoftwareStudio. Aktualizacje i poprawki bezpieczeństwa są dostępne od pierwszego dnia umowy. Koszt chmury jest więc przewidywalny, bo zawiera się w opłatach abonamentu. Chmurę opisujemy przy Cloud RMA i reklamacjach w chmurze prywatnej.
Przy instalacji na serwerze firmy wycena jest zawsze indywidualna, a Software Maintenance jest usługą dodatkową. Do kosztu dochodzą wtedy sprzęt i praca działu IT firmy, m.in. przy kopiach zapasowych. Serwer w firmie ma sens, gdy firma i tak utrzymuje infrastrukturę dla innych systemów, np. ERP. Instalację opisujemy przy instalacji programu RMA na własnym serwerze.
Droga do wyceny programu RMA
Wycenę przygotowujemy po zapytaniu, zwykle w ciągu dwóch dni roboczych. Kwota z wyceny dotyczy opisanego zakresu, więc zmiana zakresu wymaga nowej wyceny. Szybciej powstaje, gdy firma poda w zapytaniu cztery liczby:
- Liczba spraw miesięcznie - z podziałem na typy zgłoszeń, np. reklamacje konsumentów i zgłoszenia partnerów.
- Liczba osób naraz - ilu pracowników będzie zalogowanych jednocześnie w najbardziej obciążonej porze dnia.
- Liczba lokalizacji - oddziały i punkty, w których program będzie używany.
- Liczba systemów do połączenia - ERP i inne programy, z którymi program ma wymieniać dane.
Dane o reklamacjach do zapytania opisujemy przy specyfikacji wymagań dla systemu reklamacji. Przed zapytaniem firma może sprawdzić program w bezpłatnym demo online. Demo nie pokazuje konfiguracji konkretnej firmy, ale pozwala sprawdzić, czy układ programu pasuje do pracy działu. Porównanie wycen ma sens tylko przy tych samych składnikach, bo sam abonament nie pokazuje kosztu wdrożenia.