W skrócie
Strona produktu Studio RMA.net wymienia Comarch ERP XL wśród systemów ERP, z którymi program się integruje, a integracja wiąże zgłoszenie z dokumentami sprzedaży i historią zamówień klienta. Oba systemy działają na bazie Microsoft SQL Server, więc w grę wchodzą też metody oparte na bazie danych, np. odczyt widoków tabel. Decyzja w reklamacji, np. obniżenie ceny albo wymiana, wymaga dokumentu w Comarch ERP XL, dlatego przy wdrożeniu ustalamy obieg decyzji między systemami. Połączenie z innymi systemami Comarch, których strona produktu nie wymienia, potwierdzamy indywidualnie w analizie przedwdrożeniowej.
Comarch ERP XL wśród integracji programu
Strona produktu Studio RMA.net wymienia Comarch ERP XL wśród systemów ERP, z którymi program się integruje. Integracja wiąże zgłoszenie reklamacyjne z dokumentami sprzedaży i historią zamówień klienta. Pracownik działu reklamacji sprawdza więc zakup na danych z Comarch ERP XL, zamiast prosić klienta firmowego o kopię faktury. Dział reklamacji zadaje też mniej pytań działowi sprzedaży o numer i datę dokumentu. Pozostałe integracje opisujemy przy reklamacjach w SAP i integracji reklamacji z enova365 i Microsoft Dynamics.
Decyzja zapada w programie, a skutek finansowy powstaje dokumentem w ERP.
Strona produktu nie wymienia innych systemów Comarch, dlatego połączenie z nimi potwierdzamy indywidualnie w analizie przedwdrożeniowej. Taką integrację wpisujemy do oferty dopiero po sprawdzeniu, jakie dane system udostępnia. Ta sama zasada dotyczy wszystkich systemów spoza listy na stronie produktu.
Dane z Comarch ERP XL w zgłoszeniu
Formularz reklamacji ma sekcję Reklamowany produkt z polami Asortyment i Numer seryjny oraz sekcję Dane zgłoszenia z polami Numer dokumentu zakupu i Data zakupu. Przy integracji pracownik porównuje wartości tych pól z dokumentem sprzedaży w Comarch ERP XL, zamiast polegać na pamięci klienta. Starszy opis integracji wskazywał identyfikację reklamowanego towaru jako jej główną korzyść.
Wydruk reklamacji ma w sekcji Artykuł kod EAN i numer seryjny, więc kod EAN z Comarch ERP XL przenosimy do kartoteki razem z towarem. Kartotekę opisujemy przy kartotece asortymentu w programie do reklamacji. Jeżeli Comarch ERP XL zapisuje numery seryjne przy sprzedaży, numer z reklamacji rozstrzyga, czy klient reklamuje sztukę kupioną u sprzedawcy.
Historia zamówień z Comarch ERP XL przydaje się przy klientach hurtowych, którzy kupują ten sam towar wiele razy. Pracownik wybiera wtedy dokument sprzedaży, z którego pochodzi reklamowana partia, a nie pierwszy dokument z listy. Od tego wyboru zależy data zakupu w sprawie i cena, do której odnosi się ewentualne obniżenie.
Dokumenty w Comarch ERP XL po decyzji
Program zapisuje żądanie reklamującego, a pulpit HOME pokazuje reklamacje według żądania: Naprawa, Wymiana, Obniżenie ceny i Odstąpienie od umowy. Każde żądanie ma inne skutki w Comarch ERP XL i inny termin wobec konsumenta. Zestawiamy je w tabeli dla sprzedaży konsumenckiej, a zasady dla firm opisujemy pod nią:
| Żądanie | Skutek w Comarch ERP XL | Termin wobec konsumenta |
|---|---|---|
| Naprawa | Zwykle bez korekty sprzedaży | Rozsądny czas od zawiadomienia sprzedawcy |
| Wymiana | Wydanie nowej sztuki i przyjęcie reklamowanej | Rozsądny czas od zawiadomienia sprzedawcy |
| Obniżenie ceny | Korekta sprzedaży, np. faktura korygująca | Zwrot różnicy w 14 dni od oświadczenia konsumenta |
| Odstąpienie od umowy | Przyjęcie zwrotu i korekta sprzedaży | Zwrot ceny w 14 dni od otrzymania towaru albo dowodu odesłania |
Starszy opis integracji wymieniał aktualizację statusów między programem a Comarch ERP XL. Przy wdrożeniu ustalamy więc, po której zmianie statusu w programie dział sprzedaży wystawia dokument w ERP i kto go zatwierdza. Statusy programu opisujemy przy statusach reklamacji w systemie RMA, a terminy wobec konsumenta przy obowiązkach sprzedawcy przy reklamacji konsumenta.
W sprawach między firmami skutki reklamacji wynikają z umowy, np. z ogólnych warunków sprzedaży hurtowej. Zamiast korekty faktury strony uzgadniają czasem rabat na kolejne zamówienie albo wymianę w następnej dostawie. Taki sposób rozliczenia zapisujemy w sprawie, żeby dział sprzedaży wiedział, którego dokumentu w ERP się spodziewać.
Metody połączenia z Comarch ERP XL
Studio RMA.net zapisuje dane w bazie Microsoft SQL Server, a Comarch ERP XL działa na tym samym silniku bazy. We wcześniejszych wdrożeniach z innymi systemami ERP stosowaliśmy odczyt widoków tabel i replikację baz, a przy braku dostępu do bazy wymianę plików albo usługi sieciowe. Metodę dla Comarch ERP XL wybieramy razem z działem IT klienta i opiekunem systemu ERP. Tryby wymiany porównujemy przy integracji programu do reklamacji z ERP, a usługi sieciowe przy API programu do reklamacji.
Przy Comarch ERP XL porównujemy zwykle dwie metody. Wybór zależy od tego, czy program może połączyć się z bazą ERP. Metody różnią się wymaganiami wobec działu IT:
- Odczyt widoków tabel - aktualne dane bez kopiowania bazy ERP, ale opiekun Comarch ERP XL musi przygotować widoki i konto z prawem odczytu.
- Wymiana plików - wolniejsza, ale bez połączenia między bazami, np. gdy program działa w chmurze prywatnej, a ERP na serwerze w firmie.
Niezależnie od metody ustalamy, że kontrahentów i towary zakłada się tylko w Comarch ERP XL. Nowy klient zgłaszający reklamację trafia więc najpierw do ERP, a potem do programu. Dzięki temu oba systemy mają ten sam identyfikator klienta, a raporty nie rozdzielają jego spraw.
Dostawcy i przyczyny reklamacji
Starszy opis tej strony zwracał uwagę na analizę przyczyn reklamacji w firmie produkcyjnej. Raporty programu mają m.in. pozycje Reklamacje wg dostawców i Reklamacje wg dostawców i towaru, ale ich wynik zależy od tego, czy kartoteka zna dostawcę towaru. Dlatego przy integracji z Comarch ERP XL przenosimy dostawców razem z towarami, a ekran importu ze starszego interfejsu ma do tego pozycję kontrahentów - dostawców. Reklamacja do dostawcy wymaga też danych z pierwotnego zgłoszenia, np. numeru seryjnego i opisu wady.
Analizę przyczyn opisujemy przy analizie przyczyn reklamacji. Wynik raportu według dostawców jest argumentem w rozmowie z dostawcą, bo pokazuje skalę problemu, a nie pojedynczą sprawę. Dane dostawcy muszą więc mieć tę samą nazwę i ten sam identyfikator w Comarch ERP XL i w programie.
Testy integracji na przykładowych sprawach
Integrację z Comarch ERP XL testujemy na kopii danych, zanim program zacznie korzystać z produkcyjnej bazy ERP. Testy prowadzimy na sprawach, które przechodzą przez oba systemy, i na kopiach dokumentów z poprzednich miesięcy z usuniętymi danymi osobowymi klientów. Zestaw obejmuje cztery przypadki:
- Faktura dla firmy - reklamacja z numerem dokumentu, który pracownik odnajduje w ERP.
- Paragon konsumenta - reklamacja bez faktury, w której zakup potwierdza inny dowód.
- Wymiana - sprawa, po której w ERP powstaje wydanie nowej sztuki.
- Obniżenie ceny - sprawa zakończona korektą sprzedaży i zwrotem różnicy.
Etap testów opisujemy przy testach systemu reklamacji przed uruchomieniem. Każdy przypadek sprawdzamy od zgłoszenia do dokumentu w ERP, łącznie z datami, od których biegną terminy wobec konsumenta. Przy wymianie sprawdzamy też zgodność numeru sprawy w opisie wydania nowej sztuki i przyjęcia reklamowanej do magazynu. Przypadek z obniżeniem ceny pokazuje, ile dni mija od decyzji w programie do przelewu, a ten czas musi zmieścić się w 14 dniach.