W skrócie
Kartoteka asortymentu przechowuje artykuły, które pracownik wybiera w polu Asortyment formularza reklamacji, zamiast wpisywać je przy każdej sprawie. W starszym interfejsie ma kolumny Indeks, Numer katalogowy, Nazwa, Jm., Cena zakupu, Cena sprzedaży, Czas gwarancji i Producent, a w demo z 2026 r. dochodzą m.in. grupa produktu i SKU. Czas gwarancji z kartoteki dotyczy gwarancji, a odpowiedzialność sprzedawcy wobec konsumenta trwa 2 lata od dostarczenia towaru niezależnie od niej. Jeden artykuł pod dwoma indeksami rozbija statystyki reklamacji, dlatego źródło kartoteki ustalamy przy wdrożeniu.
Kolumny kartoteki asortymentu
Kartotekę asortymentu otwiera się z zakładki KARTOTEKI w starszym interfejsie albo z grupy Kartoteki w menu bocznym. Na zrzucie z 2019 r. lista ma pasek z przyciskami Dopisz, Edycja, Podgląd, Historia i Więcej oraz kolumnę Aktywne z polem wyboru przy każdym artykule. W demo z 2026 r. przy artykule widać też zdjęcie, a kartoteka ma pola grupy produktu i SKU. Zestawiamy kolumny z ich rolą w obsłudze reklamacji:
| Kolumna | Zawartość | Rola w obsłudze reklamacji |
|---|---|---|
| Indeks | Kod artykułu w firmie | Identyfikuje artykuł na listach reklamacji, np. w kolumnie SKU (indeks) i nazwa artykułu |
| Numer katalogowy | Numer artykułu z katalogu | Pozwala odróżnić podobne artykuły przy wyborze w formularzu |
| Nazwa | Nazwa artykułu | Trafia do kolumny Nazwa artykułu na listach reklamacji |
| Jm. | Jednostka miary, np. szt. albo kpl. | Opisuje jednostkę, w której firma prowadzi artykuł |
| Cena zakupu i Cena sprzedaży | Ceny artykułu | Dokumentacja nie opisuje ich użycia w reklamacji |
| Czas gwarancji | Okres gwarancji, na zrzucie od 3 do 24 | Porównanie z datą zakupu przy weryfikacji gwarancji |
| Producent | Producent artykułu | Wskazuje gwaranta, gdy gwarancji udziela producent |
Nagłówek kolumny Czas gwarancji jest na zrzucie z 2019 r. ucięty do „Czas gwarancji [m”, a wartości 3, 6, 12 i 24 odpowiadają okresom liczonym w miesiącach. Część artykułów w demo nie ma wpisanego producenta ani czasu gwarancji, więc przy takim artykule weryfikacja gwarancji wymaga sprawdzenia karty gwarancyjnej. Brak wartości w kartotece oznacza brak danych w programie, a nie brak gwarancji.
W wersji 1.173.0 kartoteka ma pasek z przyciskami Dopisz, Edytuj, Wydruk i Rewizja zmian oraz kolumny Zdjęcie i Grupa produktu, np. AGD duże. Wartość w kolumnie Czas gwarancji ma tu jednostkę, np. 3 lata albo 9 miesięcy, więc okres porównujemy z datą zakupu bez przeliczania. Pasek pod listą podaje numer strony i łączną liczbę wierszy, a w demo jest ich 1,060.
Asortyment w formularzu reklamacji
Formularz reklamacji pobiera asortyment i kontrahenta z kartotek, więc pracownik wybiera artykuł z listy zamiast wpisywać jego nazwę. W starszym interfejsie pole Asortyment podpowiada artykuły po wpisaniu 2 znaków, a w nowym interfejsie jest listą rozwijaną z pomarańczowym paskiem pola obowiązkowego. Pod polem Asortyment pracownik wpisuje numer seryjny egzemplarza, a w sekcji Dane zgłoszenia datę zakupu i numer dokumentu zakupu.
Formularz dla klienta na stronie firmy też ma pole Asortyment, a według starszego opisu klient zawęża listę artykułów m.in. po producencie i grupie towarowej. Artykuł spoza kartoteki nie pojawi się w podpowiedzi, dlatego nowe produkty dopisujemy do kartoteki przed rozpoczęciem ich sprzedaży. Pola formularza dla klienta opisujemy przy formularzu reklamacyjnym online na stronie firmy.
Artykuł z kartoteki a reklamowany egzemplarz
Kartoteka opisuje artykuł jako rodzaj towaru, a reklamacja dotyczy konkretnego egzemplarza. Numer seryjny jest więc zapisany nie w kartotece, tylko w reklamacji razem z datą zakupu i numerem dokumentu zakupu. Na wydruku reklamacji sekcja Artykuł łączy oba poziomy, bo pokazuje kod EAN artykułu i numer seryjny egzemplarza. Przy obuwiu starsze opisy podają rejestrację numeru partii producenta zamiast numeru seryjnego.
Kartoteka opisuje rodzaj towaru, a numer seryjny należy do konkretnej reklamacji.
Dokumentacja programu do reklamacji nie opisuje stanów magazynowych w kartotece asortymentu, a zrzut kartoteki nie ma kolumny ze stanem. Kartoteka służy więc do opisu reklamowanego towaru, a nie do rozliczania zapasów. Naprawę, która czeka na część, opisujemy od strony terminu reklamacji przy oczekiwaniu na części zamienne a terminie reklamacji.
Czas gwarancji a odpowiedzialność sprzedawcy
Czas gwarancji z kartoteki dotyczy gwarancji, czyli dobrowolnego zobowiązania gwaranta, którym zwykle jest producent. Wobec konsumenta sprzedawca odpowiada niezależnie od gwarancji za brak zgodności towaru z umową, który ujawni się w ciągu 2 lat od dostarczenia towaru. Artykuł z czasem gwarancji 12 miesięcy może więc po roku nadal podlegać reklamacji konsumenta z tytułu braku zgodności z umową. Porównanie obu podstaw opisujemy przy gwarancji a niezgodności towaru z umową.
Dlatego przy weryfikacji reklamacji konsumenta sprawdzamy najpierw podstawę reklamacji, a dopiero potem czas gwarancji z kartoteki. W sprawach między firmami zasady odpowiedzialności zależą od umowy, więc czas gwarancji z kartoteki porównujemy z jej warunkami. Termin z kartoteki traktujemy jako informację o gwarancji, a nie jako datę, po której reklamacja przestaje być możliwa.
Jeden artykuł pod jednym indeksem
Raporty z nazwą artykułu, np. Matrix wg artykułu albo Statystyki wg uszkodzeń artykułów, pokazują sprawy w podziale na artykuły, co opisujemy przy raportach reklamacyjnych w SQL Server Reporting Services. Ten sam produkt dopisany pod dwoma indeksami dzieli więc swoje reklamacje na dwie pozycje raportu i zaniża liczbę spraw w każdej z nich. Dlatego przed dopisaniem artykułu pracownik szuka go w kartotece po numerze katalogowym, a nie tylko po nazwie. Przy porządkowaniu kartoteki stosujemy cztery zasady:
- Jeden indeks dla artykułu - duplikat wycofujemy, zanim powstaną do niego nowe reklamacje.
- Jedna pisownia producenta - producent wpisany na dwa sposoby rozbija zestawienia tak samo jak podwójny indeks.
- Czas gwarancji z karty gwarancyjnej - wartość wpisujemy według warunków gwaranta, a nie według zwyczaju sklepu.
- Wycofany artykuł jako nieaktywny - odznaczamy pole Aktywne zamiast usuwać pozycję, do której są już reklamacje.
Dokumentacja nie opisuje, czy nieaktywny artykuł znika z podpowiedzi w formularzu, dlatego sprawdzamy to na testowej reklamacji po pierwszym wycofaniu artykułu. Zmiany w kartotece zostawiają ślad, bo pasek kartoteki ma przycisk Historia, a dziennik zdarzeń według dokumentacji zapisuje dodanie rekordu. Dziennik opisujemy przy dzienniku zdarzeń w programie do reklamacji.
Historia reklamacji artykułu
Menu Historia na liście reklamacji ma pozycję Reklamacje artykułu, która zbiera sprawy tego samego artykułu z kartoteki. Na listach reklamacji artykuł występuje w kolumnach Kod artykułu i Nazwa artykułu, a w nowym interfejsie w kolumnie SKU (indeks) i nazwa artykułu. Wiersz filtrowania pod nagłówkami kolumn zawęża listę do jednego indeksu, więc sprawy danego artykułu da się policzyć bez raportu. Obie drogi działają tylko wtedy, gdy artykuł ma w kartotece jeden indeks. Przy przeglądzie artykułu sprawdzamy dwie rzeczy:
- Liczba spraw artykułu - wiele reklamacji jednego indeksu w krótkim czasie jest sygnałem do rozmowy z producentem albo dostawcą.
- Czas gwarancji artykułu - wartość z kartoteki porównujemy z datami zakupu reklamowanych egzemplarzy.
Historię reklamacji klienta i artykułu opisujemy przy historii reklamacji klienta i artykułu. Wynik przeglądu przekazujemy dostawcy razem z listą numerów reklamacji, a nie samą liczbą spraw. Dostawca może wtedy sprawdzić każdą sprawę po numerze, bez porównywania nazw artykułów w dwóch systemach.
Kartoteka asortymentu a ERP
Menu Kartoteki ma pozycje Asortyment, Kontrahenci, Pracownicy, Pliki i Słowniki, a w menu bocznym z 2021 r. także Usługi i Excel. Na ekranie Excel jest pozycja Import kartotek magazynowych, a w demo z 2026 r. panel Import i eksport danych ma import kartotek kontrahentów i asortymentu. Wymiana plikowa przenosi kartoteki bez wymiany danych w czasie rzeczywistym, więc po imporcie kartoteka jest aktualna do następnej zmiany w ERP. Kartoteki jako część administracji opisujemy przy administracji programem do reklamacji.
Starsze opisy integracji z ERP wymieniają wymianę kartotek towarów i kontrahentów, np. przy integracji z systemem EXACT. Wymianę danych z ERP opisujemy przy integracji programu do reklamacji z ERP, a kartotekę kontrahentów przy kartotece kontrahentów w programie do reklamacji. Źródło kartoteki ustalamy przy wdrożeniu, bo dwa miejsca dopisywania artykułów prowadzą do duplikatów indeksów.