System do zarządzania reklamacjami to także zbadanie satysfakcji klienta po zakończeniu całego procesu. Oprogramowanie od SoftwareStudio umożliwia nie tylko rejestrowanie zgłoszeń powstałego problemu. Zapewnia komunikację ze sprzedawcą lub serwisantem. Ponieważ proces reklamacyjny może zawierać dowolną ilość etapów, dlatego zebrane informacje będą służyć firmie do analizy.
System do zarządzania reklamacjami
Zadaniem systemu do obsługi reklamacji jest skuteczne wsparcie procesu reklamacyjnego od momentu jego powstania, aż do momentu zakończenia.
Numer RMA (Return Merchandise Authorization) jest używany przez sprzedawców i producentów do identyfikowania zwrotów produktu. Jest zwykle drukowany na karcie zwrotnej wraz z informacjami o procedurze zwrotu i wymaganymi danymi osobowymi dla kupującego. Kiedy klient chce zwrócić produkt, musi wypełnić formularz zwrotu, w którym wskazuje numer RMA i dostarcza go sprzedawcy lub producentowi. Numer RMA może być również używany do śledzenia i rozliczania zwrotów.
Dobry system do reklamacji
Integracja systemu sprzedaży detalicznej z platformą reklamacyjną może być korzystna dla obu podmiotów. Platforma reklamacyjna jest rodzajem narzędzia, które może pomóc firmie w zarządzaniu reklamacjami, a także pomóc jej w doskonaleniu jej produktów i usług. System sprzedaży detalicznej natomiast jest to platforma, która pozwala firmom sprzedawać produkty i usługi klientom, zarządzać zamówieniami i dostarczać produkty i usługi do odbiorców. Program do obsługi reklamacji w sklepie jubilerskim także pozwala na zachowanie wszystkich danych dotyczących reklamacji w jednym miejscu, co ułatwia archiwizację oraz łatwiejsze.
Integracja platformy reklamacyjnej z systemem sprzedaży internetowej to kluczowy element w prowadzeniu sklepu internetowego. Dzięki tej integracji możliwe jest automatyczne przesyłanie informacji o reklamacjach do systemu sprzedaży, co pozwala na szybkie i skuteczne rozwiązywanie problemów klientów.
Programy do obsługi reklamacji online
Programy do prowadzenia reklamacji online są szczególnie przydatne dla konsumentów, którzy nie mają czasu lub środków na skontaktowanie się z biurem reklamacji w celu rozpatrzenia ich skargi. Programy te dają im możliwość szybkiego i skutecznego rozwiązania problemu, bez konieczności wychodzenia z domu.
Programy te umożliwiają konsumentom przesyłanie do sprzedawcy dokumentacji wymaganej do rozpatrzenia reklamacji, w tym faktur, dowodów zakupu, zdjęć produktu, a nawet korespondencji między konsumentem a sprzedawcą. Ponadto, programy te zapewniają konsumentom możliwość monitorowania postępu w sprawie oraz wglądu w wyniki przesłanych dokumentów.
Sprzedawca odpowiada za zgodność towaru z umową przez okres 2 lat.
Ponadto sprzedawca jest zobowiązany do:
- zapewnienia w miejscu sprzedaży odpowiednich warunków techniczno-organizacyjnych umożliwiających wybór towaru,
- sprawdzenie jego kompletności, jakości oraz funkcjonowania głównych mechanizmów i podstawowych podzespołów,
- ustosunkowania się do zgłaszanej mu reklamacji w czasie 14 dni od daty jej otrzymania, jeżeli zaś tego nie zrobi, konsument przyjmuje, że sprzedawca reklamacje uznał, zwrotu konsumentowi uzasadnionych wydatków poniesionych w związku z reklamacją, potwierdzenia na piśmie wszystkich istotnych elementów umowy w sytuacji, gdy jest to sprzedaż na raty, na przedpłaty, na zamówienie, wg wzoru lub na próbę oraz za cenę powyżej 2 tys. zł, a także zawsze na życzenie konsumenta – w takim potwierdzeniu powinny się znaleźć:
- oznaczenie sprzedawcy z jego adresem,
- data sprzedaży,
- nazwa i określenie towaru oraz cena,
- dołączenia do towaru wszelkich koniecznych informacji w języku polskim, umożliwiających konsumentowi dokonanie wyboru i prawidłowe użytkowanie towaru,
- podanie do wiadomości kupującego ceny jednostkowej oferowanego towaru oraz ceny za jednostkę miary,
Sprzedaż nie może następować po cenie wyższej niż uwidoczniona na towarze, umieszczenia na towarze niepełnowartościowym dodatkowej informacji wymieniającej cechy decydujące o obniżeniu jego jakości ( wartości użytkowej ), które stanowią podstawę obniżenia ceny.
Obok ceny obniżonej musi być przekreślona cena takiego samego towaru pełnowartościowego. Sprzedawca nie może odmówić przyjęcia reklamacji i żądać, by konsument zgłosił ją producentowi lub dostawcy, jeżeli konsument dochował wyżej wymienionych terminów.
W praktyce oznacza to, że po zaspokojeniu roszczenia konsumenta wynikającego z niezgodności towaru z umową ( np. naprawy lub wymiany ), sprzedawcy przysługuje 6-miesięczna możliwość dochodzenia odszkodowania od podmiotu wprowadzającego towar do obrotu. Sprzedawca może się starać o odszkodowanie z tytułu nienależytego wykonania zobowiązania ( art. 471 – 486 k.c. ).
Czy widziałeś już demo reklamacje online ?
Oprogramowanie ułatwiające proces reklamacji takie jak Studio Reklamacje.net to nowoczesne rozwiązanie, które znajduje zastosowanie w dużych i średnich firmach, rejestrujących nawet kilka tysięcy dokumentów reklamacyjnych dziennie. Na podstawie zapisów w Rejestrze odwołań, skarg i reklamacji pełnomocnik do spraw jakości sporządza okresowe sprawozdania dla zarządu. W przypadku, gdy jest to uzasadnione uzupełnia je o analizę i określa plan działań zapobiegawczych i naprawczych. Brane są także pod uwagę zapisy zgodnie z procedurą “Działania korygujące i zapobiegawcze”. Poznaj więc obowiązki sprzedawcy!
W Polsce, na mocy ustawy o ochronie niektórych praw konsumentów oraz o odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez produkt niebezpieczny, sprzedawca ma następujące obowiązki:
- Dostarczanie produktów zgodnych z umową, zawierającą opis produktu, jego cenę, warunki płatności i dostawy.
- Udzielanie wyczerpujących informacji o produkcie przed jego zakupem.
- Przekazywanie informacji o gwarancji i rękojmi na produkty.
- Ochrona danych osobowych i prywatności konsumenta.
- Rozpatrywanie reklamacji i odpowiadanie na nie w terminie 14 dni.
- Wydawanie towaru w stanie nieuszkodzonym i zgodnym z opisem.
- W przypadku wadliwego towaru, sprzedawca jest zobowiązany do naprawy lub wymiany produktu lub zwrotu pieniędzy.
- Dostarczenie dokumentu potwierdzającego zakup i gwarancję.