Zarządzanie reklamacjami, analiza reklamacji

Dokładna analiza określenia powodów wystąpienia reklamacji wiąże się z podjęciem prób wyeliminowania ich powstania. Możemy zastosować metodę 8D. Jest ona uniwersalna do określania przyczyn, akcji tymczasowych, korekcyjnych i korygujących oraz przeprowadzania ich weryfikacji.

Zarządzanie reklamacjami, analiza reklamacji

Reklamacje.net od SoftwareStudio oferuje możliwość kompleksowej obsługi procesu reklamacyjnego zarówno w chmurze prywatnej jak i na własnych serwerach. Oprogramowanie reklamacyjne dostarcza wiele transakcji przydatnych w procesie reklamacyjnym. Dzięki Internetowym rozwiązaniom oprogramowanie reklamacyjne umożliwia szybkie przyjęcie reklamacji i sprawne jej rozpatrzenie. Historia zapisanych zdarzeń pozwala kontrolować powtarzalność zgłoszeń oraz częstotliwość występowania. Analiza reklamacji pozwala na dostrzeżenie wielu istotnych czynników wpływających na straty finansowe firmy.

Nadzorowanie reklamacji

Program RMA.net można skonfigurować według potrzeb danej organizacji. W programie możliwe jest definiowanie cech opisujących sprzęt, statusów napraw czy kroków w postępowaniu reklamacyjnym. Elastyczność oprogramowania umożliwia odpowiednie nadzorowanie reklamacji.

Software do zarządzania reklamacjami

Postępowanie z reklamacjami nie jest celem samym w sobie funkcjonowania organizacji. Dlatego potrzebujesz rozwiązania systemowego. Dobry software do zarządzania reklamacjami zapewnia dostęp do najważniejszych informacji całą dobę. Taki software, który jest intuicyjny w obsłudze. Jednocześnie może być spersonalizowany według indywidualnych potrzeb. Wreszcie software do zarządzania reklamacjami musi być dostępny z urządzeń mobilnych – telefonów.

Metodologia 8D (Eight Disciplines) jest narzędziem, które jest stosowane w procesie kontroli jakości, aby rozwiązać problemy jakościowe i zapobiegać ich powtórnemu wystąpieniu. Jest to proces systematyczny, składający się z 8 kroków, który ma na celu zidentyfikowanie i rozwiązanie problemu jakościowego w sposób skuteczny i szybki.

  • Krok 1 – Zgłoszenie problemu. Pierwszym krokiem jest zgłoszenie problemu jakościowego przez klienta lub przez pracowników wewnętrznych.
  • Krok 2 – Zespoły ds. problemów. Formowanie zespołu odpowiedzialnego za rozwiązanie problemu, złożonego z przedstawicieli różnych działów, takich jak produkcja, sprzedaż, dział jakości itp.
  • Krok 3 – Analiza problemu. Zespoły przeprowadzają analizę problemu i identyfikują przyczyny jego powstania.
  • Krok 4 – Działania tymczasowe. Zespoły działają natychmiast, aby zatrzymać dalsze występowanie problemu.
  • Krok 5 – Działania długoterminowe. Zespoły opracowują i wprowadzają działania długoterminowe, aby uniknąć powtórzenia się problemu.
  • Krok 6 – Kontrola działań. Zespoły kontrolują skuteczność działań tymczasowych i długoterminowych.
  • Krok 7 – Prezentacja wyników. Zespoły prezentują wyniki swoich działań klientowi i przełożonym.
  • Krok 8 – Działanie prewencyjne. Zespoły opracowują i wprowadzają działania prewencyjne, aby zapobiegać powstawaniu podobnych problemów w przyszłości.

Program do rejestracji reklamacji online

Program do rejestracji reklamacji online powinien posiadać następujące cechy:

  • Szybkość działania: system powinien rejestrować reklamacje i przypisywać je do odpowiednich pracowników lub działów w sposób automatyczny i szybki.
  • Łatwość użytkowania: klienci powinni mieć możliwość łatwego zgłaszania reklamacji za pomocą prostego formularza lub bezpośredniego kontaktu z firmą.
  • Przetwarzanie roszczeń gwarancyjnych: system powinien umożliwiać automatyczne przetwarzanie roszczeń gwarancyjnych, takich jak wymiana produktu lub zwrot pieniędzy.
  • Analiza i ocena zasadności reklamacji: system powinien umożliwiać automatyczną analizę reklamacji i ocenę jej zasadności.
  • Integracja z innymi systemami: system powinien być zintegrowany z innymi systemami, takimi jak CRM.
  • Generowanie raportów: system powinien umożliwiać generowanie raportów dotyczących reklamacji, umożliwiając lepsze zarządzanie procesem reklamacji.
RMA software

Program do obsługi reklamacji

Numer #RMA w systemie reklamacyjnym, czyli . Rejestracja zgłoszenia reklamacyjnego przez internet i nadanie numeru #RMA (Return Merchandise Authorization) W celu wprowadzenia do ewidencji reklamacji należy zarejestrować zgłoszenie reklamacyjne poprzez specjalny internetowy formularz zgłoszenia reklamacyjnego zawierającego niezbędne podstawowe informacje.

Oprogramowanie reklamacyjne przechowuje wszystkie zgłoszenia w jednym miejscu lub w podziale na poszczególne rejestry. Program monitoruje terminy realizacji reklamacji oraz udostępnia klientom informacje o statusie reklamacji przez stronę www. Wykorzystanie oprogramowania reklamacyjnego pozwala oszczędzić czas i zmniejszyć koszty, a przede wszystkim podwyższa standard obsługi klienta.

Zapisane zgłoszenie reklamacyjne ma przypisany automatycznie unikalny numer zgłoszenia internetowego (numer referencyjny lub numer RMA). Zapisany formularz posiada status niezatwierdzony i czeka na zatwierdzenie przez osobę składającą reklamację – jest to proces uwierzytelnienia mający na celu uwiarygodnienie, że formularz został wypełniony przez człowieka. Procedura polega na wysyłaniu wygenerowanego maila na wskazany przez osobę wypełniającą formularz adres mailowy. Mail zawiera krótką informację o przyjętym zgłoszeniu oraz link aktywacyjny po jego kliknięciu wyświetla się specjalna strona internetowa, która aktywuje dane zgłoszenie reklamacyjne.

W tym momencie następuje zmiana statusu zgłoszenia, które jest widoczne dla pracowników serwisu i mogą oni podjąć odpowiednie czynności zgodnie z przyjętymi procedurami. Formularz składa się z następujących danych: Dane ewidencyjne osoby zgłaszającej reklamacje. Dane adresowe osoby zgłąszającej reklamacje. Dane ewidencyjne dotyczące reklamowanego przedmiotu w tym numeru seryjnego i opisu. Informacje o sposobie dostarczenia reklamowanego przedmiotu Określenie żądania klienta czy jest to zgłoszenie reklamacyjne czy też niezgodność z umową.

Moduł reklamacyjny

Przede wszystkim moduł reklamacyjny to oprogramowanie, które umożliwia obsługę reklamacji i zarządzanie procesem reklamacyjnym w firmie. Taki moduł może być wbudowany w większy system informatyczny firmy lub dostępny jako osobne oprogramowanie.

Moduł klienta sklepu oznacza dostęp całą dobę. Klienci B2B mogę się logować do platformy, ale klienci B2C nie muszą tego robić. Ponieważ użytkownicy B2C mogę zgłaszać reklamacje anonimowo. Moduł reklamacyjny zapewnia dynamiczne wyszukiwanie zleceń, klientów oraz towarów. Nie straszne mu są duże ilości danych. Duże firmy gromadzą miliony rekordów w bazie danych systemu reklamacyjnego.

Webowa platforma do obsługi reklamacji

Oprogramowanie do obsługi reklamacji może znacznie ułatwić zarządzanie i przetwarzanie skarg klientów. Umożliwia zautomatyzowanie procesu reklamacji, co pozwala firmom szybciej i sprawniej rozwiązywać problemy klientów.

Oprogramowanie do obsługi reklamacji umożliwia również śledzenie postępów w reklamacjach, co ułatwia firmom monitorowanie ich rozwiązywania. Webowa platforma do obsługi reklamacji to narzędzie umożliwiające automatyzację i usprawnienie procesu obsługi reklamacji za pośrednictwem strony internetowej. Klienci mogą zgłaszać reklamacje za pośrednictwem formularza na stronie lub poprzez wysłanie wiadomości e-mail, a następnie śledzić postępy w ich rozpatrywaniu za pośrednictwem panelu klienta na stronie.

Obsługa reklamacji program RMA

System RMA (Return Merchandise Authorization) to oprogramowanie lub platforma służące do zarządzania procesem reklamacji produktów i usług. System RMA umożliwia klientom zgłaszanie reklamacji za pomocą formularza lub bezpośredniego kontaktu z firmą. Po zgłoszeniu reklamacji system rejestruje ją i przypisuje do odpowiedniego pracownika lub działu. Następnie system analizuje reklamację i ocenia jej zasadność, a także umożliwia automatyczne przetwarzanie roszczeń gwarancyjnych, takich jak wymiana produktu lub zwrot pieniędzy.

System RMA umożliwia również generowanie raportów dotyczących reklamacji oraz integrację z innymi systemami, takimi jak CRM (zarządzanie relacjami z klientami) czy systemy zarządzania produkcją i magazynem. Ponadto system RMA może być dostępny zarówno w wersji stacjonarnej, jak i online, umożliwiając dostęp do niego z dowolnego miejsca za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Dzięki systemowi RMA firmy mogą skutecznie zarządzać procesem reklamacji, zapewniając klientom satysfakcję z zakupu i utrzymując dobre relacje z nimi.

Rejestr reklamacji, skarg i odwołań

Reklamacje.net

W systemie #RMA. Numer #RMA pozwala usprawnić procedurę zwrotów zarówno po stronie partnerów jak i gwaranta. Poprzez numer #RMA również serwis techniczny i dział obsługi klienta szybko zidentyfikują zawartość przesyłki. Numer #RMA reklamacji

Za pomocą formularza internetowego można także dokonać weryfikacji statusu realizacji zgłoszenia, wystarczy wybrać opcję za pomocą której podamy numer referencyjny reklamacji. Po utworzeniu zgłoszenia zostaje nadany numer RMA, który można wydrukować jako etykietę i nakleić na przesyłce wysyłanej do serwisu gwarancyjnego.

ANALIZA REKLAMACJI, a więc Program do obsługi reklamacji.

RMA demo

Oferta oprogramowania reklamacyjnego to nie tylko opis na stronie.
Prezentacja multimedialna nie wystarcza?
W takim razie przekonaj się samodzielnie.
Czy nasze demo programu do reklamacji RMA odpowiada Twoim potrzebom?