W skrócie
Dokumentacja starszego interfejsu Studio RMA.net opisuje eksport tabel w kartotekach i raportach: przycisk w dolnym pasku otwiera listę parametrów z domyślnym zakresem EKSPORT TABELI GŁÓWNEJ. Plik powstaje po poleceniu WYKONAJ, a wprost wymienione formaty to xls i PDF. Na ekranie Raporty w starszym interfejsie przy nazwie raportu stoi ikona formatu, np. PDF przy Statystykach wg statusów albo XLS przy Statystykach wg uszkodzeń artykułów. Po eksporcie porównujemy liczbę wierszy w pliku z licznikiem pod tabelą i sprawdzamy kolumny z kodami zaczynającymi się od zera.
Eksport w kartotekach i raportach
Dokumentacja starszego interfejsu opisuje eksport jako funkcję dostępną w kartotekach i raportach. Uruchamia go przycisk w dolnym pasku ekranu, a po jego kliknięciu program pokazuje listę parametrów eksportu. Opis pochodzi ze starszej wersji programu i podajemy go bez szczegółów spoza tej dokumentacji. Pozostałe polecenia tabel zbiera przegląd funkcji standardowych tabel w Studio RMA.net.
Trzy pierwsze kroki opisuje dokumentacja, a kontrola pliku jest naszym czwartym krokiem, który wychwytuje ucięte wiersze i utracone zera.
Kartoteka asortymentu ma kolumny Indeks, Numer katalogowy, Nazwa, Jm., Cena zakupu, Cena sprzedaży, Czas gwarancji i Producent. Obok pola Strona dolny pasek pokazuje licznik rekordów, na zrzucie 1-39 z 39. Ten licznik przyda się po eksporcie, bo mówi, ile wierszy ma tabela. Przy raportach format pliku widać wcześniej, bo w starszym interfejsie ikona formatu stoi przy nazwie raportu.
Parametry eksportu tabeli głównej
Lista parametrów, którą program pokazuje po kliknięciu przycisku eksportu, ma według dokumentacji cztery elementy. Nazwy parametrów podajemy wielkimi literami, tak jak zapisano je w dokumentacji:
- Zakres danych - domyślnie aktywny jest parametr EKSPORT TABELI GŁÓWNEJ.
- Format pliku - format docelowy wybieramy kliknięciem w grupie parametrów formatu.
- Układ danych - w plikach tekstowych układ ustalają parametry PIONOWO i POZIOMO.
- Wykonanie - plik powstaje dopiero po potwierdzeniu polecenia WYKONAJ.
Domyślny zakres oznacza, że bez zmiany parametrów eksport obejmuje tabelę główną ekranu. Dokumentacja nie wymienia innych zakresów ani nie mówi, czy plik uwzględnia filtr ustawiony w wierszu filtrowania. Dlatego przed eksportem ustawiamy filtr tak jak przy zwykłym filtrowaniu listy reklamacji, a po eksporcie sprawdzamy liczbę wierszy w pliku. Rozbieżność od razu pokaże, czy plik zawiera całą tabelę, czy tylko wiersze widoczne po filtrze.
Formaty xls i PDF
Dokumentacja podaje wprost dwa formaty eksportu: xls i PDF. Plik xls ma format skoroszytu Excela 97-2003, który otwiera każda nowsza wersja arkusza, choć w trybie zgodności. Format xlsx w tej dokumentacji nie występuje, więc go nie obiecujemy. Plik PDF zachowuje układ strony i można go przekazać dalej bez ryzyka, że ktoś przesunie kolumny.
Oba formaty mają inne zastosowanie. Wybór zależy od tego, co dzieje się z plikiem po eksporcie:
- xls - gdy dane trafiają do dalszych obliczeń, np. sumy wartości usług albo tabeli przestawnej w arkuszu.
- PDF - gdy zestawienie ma zachować układ strony i trafić do klienta albo do archiwum sprawy.
Pliki tekstowe pojawiają się w dokumentacji tylko przy parametrach PIONOWO i POZIOMO, które ustalają w nich układ danych. Nazw tych formatów nie podaje, więc na stronie ich nie wymieniamy. Który format tekstowy daje program w danej wersji, sprawdzamy przed uzgodnieniem wymiany plików z innym systemem.
Ikony formatów przy raportach
W starszym interfejsie ze wstążką ekran Raporty w zakładce INFORMACJE dzieli raporty na cztery panele. Przy nazwie każdego raportu stoi ikona z oznaczeniem formatu, więc format pliku widać przed otwarciem raportu. Obie tabele przestawne mają ikonę LOG, a raporty w pozostałych panelach ikony PDF albo XLS. Tabele przestawne opisujemy osobno przy tabelach przestawnych i statystykach reklamacji.
Rozkład ikon na zrzucie pokazuje, że o formacie decyduje raport, a nie panel. W panelu Statystyki trzy raporty mają ikonę PDF, a jeden ikonę XLS:
| Panel raportów | Ikona PDF | Ikona XLS | Ikona LOG |
|---|---|---|---|
| Tabele przestawne | - | - | Matrix wg artykułu, Matrix wg żądania reklamującego |
| Statystyki | Nowe zgłoszenia reklamacyjne, Reklamacje wg statusów, Średni czas realizacji wg pracownika | Zgłoszenia reklamacyjne wg firmy | - |
| Reklamacje | Statystyki wg statusów | Statystyki wg uszkodzeń artykułów, Zestawienie wg statusów | - |
| Zgłoszenia reklamacyjne | - | Reklamacje wg żądań klientów i artykułów, Zestawienie wg statusów, Zgłoszenia wg pracowników | - |
W nowym interfejsie w wersji 1.36.0 ekran Raporty ma cztery panele o tych samych tematach, ponumerowane od 1 do 4, oraz pole Szukaj nad nimi. Przy nazwach raportów stoją tam ikony tematyczne zamiast oznaczeń formatu. Panel Statystyki ma w tej wersji siedem raportów, m.in. Reklamacje wg dostawców i Zgłoszenia reklamacyjne kontrahent/okres. Sposobu wyboru formatu pliku ten ekran nie pokazuje.
Drogi eksportu w programie
Eksport z dolnego paska nie jest jedyną drogą wyprowadzenia danych z programu. Na zrzutach i w dokumentacji widać pięć miejsc, z których dane trafiają do pliku:
| Droga eksportu | Gdzie ją znaleźć | Zakres danych | Wersja interfejsu |
|---|---|---|---|
| Przycisk w dolnym pasku | Kartoteki i raporty | EKSPORT TABELI GŁÓWNEJ, format xls lub PDF | Dokumentacja starszego interfejsu |
| Ikona formatu raportu | Ekran Raporty w zakładce INFORMACJE | Jeden raport w formacie wskazanym ikoną | Starszy interfejs ze wstążką |
| Ekran Excel | Menu Kartoteki | Gotowe zakresy: reklamacje oczekujące i anulowane oraz usługi serwisowe | Starszy interfejs z menu bocznym |
| Panel Import i eksport danych | Demo w wersji 1.173.0 | Eksport reklamacji, atrybutów i obsługi serwisowej | Nowy interfejs |
| EXPORT w podglądzie wydruku | Podgląd po przycisku WYDRUK | Dokument w podglądzie, XLS lub PDF w polu SELECT A FORMAT | Dokumentacja starszego interfejsu |
Ekran Excel i panel importu opisujemy dokładniej przy imporcie i eksporcie danych w menu Kartoteki. Pliki z tych ekranów przenoszą dane między programem a innym systemem firmy bez połączenia w czasie rzeczywistym. Gdy plik ma zasilać inny system, jego format uzgadniamy na etapie integracji, opisanej przy integracji programu do reklamacji z ERP.
Eksport tabeli a wydruk dokumentu
Eksport tabeli zapisuje wiersze listy albo kartoteki, czyli wiele spraw w jednym pliku. Wydruk dotyczy jednej reklamacji i ma stały układ sekcji. Wydruk PDF w przeglądarce zawiera m.in. kod kreskowy oraz sekcje Reklamujący, Określenie towaru, Przyczyna reklamacji i Żądanie reklamującego. W nowym interfejsie menu Wydruk ma pozycje Oświadczenie dla klienta i Szczegóły reklamacji.
Z podglądu wydruku dane też trafiają do pliku: dokumentacja starszego interfejsu opisuje tam pole SELECT A FORMAT z formatami XLS i PDF oraz polecenie EXPORT. Tę drogę razem z poleceniami FIND oraz NEXT do szukania w podglądzie omawiamy przy wydrukach i podglądzie dokumentów reklamacji. Potwierdzenie sprawy dla klienta daje wydruk dokumentu, a analizę wielu spraw eksport tabeli.
Kontrola pliku po eksporcie
Plik z eksportu sprawdzamy, zanim trafi do dalszej pracy. Najpierw porównujemy liczbę wierszy w pliku z licznikiem pod tabelą, np. 1-40 z 444 na liście W realizacji. Mniejsza liczba oznacza, że eksport objął tylko część tabeli, np. wiersze po filtrze albo jedną stronę. Dokumentacja nie rozstrzyga, która z tych sytuacji zachodzi, więc liczymy wiersze przy pierwszym eksporcie z każdej tabeli.
Druga kontrola dotyczy kolumn z kodami. Na liście W realizacji kolumna Kod artykułu ma m.in. wartości 093694 i 0936911. Kolumna zapisana w arkuszu jako liczba traci zero z przodu, a kod przestaje wtedy pasować do indeksu w kartotece asortymentu.
Osobnej uwagi wymaga kolumna Dni. Program pokazuje w niej liczbę dni do terminu rozpatrzenia liczoną od bieżącej daty, a plik zapisuje wartość z dnia eksportu. Po tygodniu arkusz pokazuje więc stan sprzed tygodnia. Do analizy terminów w arkuszu liczymy dni od nowa formułą z kolumny Termin rozpatrzenia i dzisiejszej daty.
Dane osobowe w wyeksportowanym pliku
Tabela reklamacji zawiera dane osobowe, np. imię i nazwisko reklamującego albo telefon. W programie dostęp do nich wynika z ról użytkowników, a połączenie z serwerem szyfruje SSL, co opisujemy przy bezpieczeństwie danych w systemie reklamacyjnym. Plik po eksporcie leży już poza tymi zabezpieczeniami, np. na dysku albo w poczcie. Za jego przechowywanie odpowiada firma, tak samo jak za dane w programie.
Do dalszej pracy zostawiamy więc tylko kolumny potrzebne do zadania. Zestawienie liczby reklamacji według artykułów nie wymaga kolumn Reklamujący i Telefon, więc usuwamy je z pliku zaraz po otwarciu. Podstawą przetwarzania danych reklamującego jest umowa i obowiązek prawny, co rozwijamy przy danych osobowych reklamującego i RODO. Po zakończeniu analizy plik usuwamy, bo zasady minimalizacji danych i ograniczenia przechowywania obejmują także kopie poza programem.