W skrócie
Menu Wydruk w nowym interfejsie ma pozycje Oświadczenie dla klienta i Szczegóły reklamacji, a starszy interfejs miał przycisk Wydruk na paskach list. Według starszego opisu podgląd wydruku pozwala przeglądać strony i eksportować dokument do XLS albo PDF. Starsze teksty wymieniały też zapis do Worda, ale opis podglądu go nie potwierdza. Wydruk dla klienta sprawdzamy przed wdrożeniem, bo jego treść jest oświadczeniem firmy.
Skąd drukujemy dokument reklamacji
Starszy interfejs miał na paskach list przyciski Podgląd i Wydruk, a według starszego opisu dokument drukuje się przyciskiem WYDRUK po zaznaczeniu jego pozycji na liście. Podgląd otwiera kartę reklamacji z zakładkami, a Wydruk przygotowuje dokument do druku. Lista Zamknięte też ma przycisk Wydruk, więc zamkniętą sprawę można wydrukować ponownie. Nowy interfejs ma przycisk Wydruk na paskach list i w menu kontekstowym wiersza.
Wydruk powstaje z danych zapisanych w sprawie, więc przed drukiem zapisujemy wszystkie zmiany w formularzu. Wydruk bez zapisanych zmian pokazałby stan sprzed poprawki, a klient dostałby nieaktualny dokument. Obieg dokumentów w sprawie opisujemy przy obiegu dokumentów reklamacyjnych między działami. Etapy sprawy opisujemy przy etapach procesu obsługi reklamacji.
W sklepie wydruk dla klienta powstaje od razu przy przyjęciu reklamacji, a w dziale reklamacji zwykle po decyzji. Oba wydruki pochodzą z tej samej sprawy, więc numer dokumentu jest na nich ten sam. Pracownik, który drukuje dokument ponownie, porównuje go z poprzednim wydrukiem, żeby klient nie dostał dwóch różnych wersji.
Menu Wydruk w nowym interfejsie
Menu Wydruk w nowym interfejsie ma dwie pozycje, a ich nazwy wskazują różnych odbiorców. Dokumentacja nie opisuje zawartości obu wydruków, więc ich układ sprawdzamy w demo. Pozycje menu to:
- Oświadczenie dla klienta - wydruk, którego nazwa wskazuje na dokument dla reklamującego, np. przy przyjęciu reklamacji w sklepie.
- Szczegóły reklamacji - wydruk, którego nazwa wskazuje na pełne dane sprawy, np. do akt albo dla serwisu.
Wydruk dla klienta nie powinien zawierać wewnętrznych uwag pracowników, więc przed wdrożeniem sprawdzamy, które pola trafiają na każdy wydruk. Treść obu wydruków ustalamy z działem reklamacji, bo to ten dział odpowiada za kontakt z klientem. Protokół, który powstaje po rejestracji, opisujemy przy protokole reklamacyjnym generowanym w programie. Szablony wydruków według starszej dokumentacji mają format RDLC albo RDL i opisujemy je przy personalizacji programu do reklamacji.
Podgląd wydruku i jego polecenia
Podgląd dokumentu w przeglądarce raportów ma pasek ze stronicowaniem, powiększeniem, zapisem i drukowaniem. Starszy opis podaje nazwy poleceń podglądu po angielsku. Zestawiamy je w tabeli:
| Polecenie | Do czego służy | Źródło opisu |
|---|---|---|
| Stronicowanie | Przejście między stronami wydruku | Pasek podglądu |
| Powiększenie | Zmiana skali, np. 150% | Pasek podglądu |
| FIND i NEXT | Wyszukanie tekstu na wydruku | Starszy opis |
| EXPORT z polem SELECT A FORMAT | Zapis wydruku jako XLS albo PDF | Starszy opis |
| Ikona drukarki | Otwarcie okna drukowania | Starszy opis |
Wyszukiwanie tekstu przydaje się przy długich wydrukach, np. zestawieniach z wieloma sprawami. Okno drukowania pochodzi z przeglądarki, więc wybór drukarki i formatu papieru zależy od komputera pracownika. Wydruk PDF otwiera się w przeglądarce, a jego zapis i druk działają tak jak przy każdym pliku PDF. Skala powiększenia nie zmienia wydruku na papierze, tylko widok na ekranie.
Format wybieramy według odbiorcy: PDF dla dokumentu klienta, XLS do dalszej analizy.
Nazwy poleceń po angielsku pochodzą ze starszego opisu, więc w nowej wersji podglądu mogą wyglądać inaczej. Przed szkoleniem pracowników sprawdzamy więc podgląd w demo i opisujemy polecenia w instrukcji stanowiskowej. Pracownik, który zna polecenie eksportu, nie musi drukować dokumentu, żeby wysłać go jako plik.
Formaty PDF i XLS
Według starszego opisu eksport z podglądu zapisuje wydruk jako XLS albo PDF, a ekran Raporty ma przy raportach ikony formatów, m.in. PDF i XLS. Starsze teksty wymieniały też zapis do Worda, ale opis podglądu ani ekran Raporty tego nie potwierdzają. Dlatego piszemy tylko o dwóch formatach, a eksport do Worda sprawdzamy w demo, zanim komukolwiek go obiecamy.
PDF służy do dokumentów dla klienta, bo zachowuje układ strony i nie da się go łatwo zmienić. XLS służy do analizy, bo dane z arkusza można filtrować i sumować. Plik XLS z danymi klientów nie powinien trafiać do wiadomości e-mail bez potrzeby. Eksport tabel opisujemy przy eksporcie tabeli reklamacji do pliku, a zasady dla plików z danymi klientów przy danych osobowych reklamującego i RODO.
Plik PDF zapisany z podglądu wysyłamy klientowi, gdy prosi o dokument e-mailem. Dokumentacja nie opisuje dołączania plików do wiadomości wysyłanych przyciskiem Wyślij, więc sposób wysyłki sprawdzamy w demo. Wysłany plik powinien mieć nazwę z numerem sprawy, żeby klient łatwo go odnalazł.
Wydruk reklamacji z kodem kreskowym
Wydruk reklamacji w formacie PDF ma kod kreskowy i sekcje od Reklamujący po Przechowywanie, a jego tytuł zawiera Nr dokumentu. Kod kreskowy pozwala odszukać sprawę skanerem, gdy wydruk wraca z towarem do działu przyjęć. Kod opisujemy przy kodzie kreskowym na dokumencie reklamacji.
Wydruk włożony do paczki zastępuje osobną etykietę, jeśli czytnik odczyta jego kod. Starszy szablon wydruku powoływał uchyloną ustawę o ochronie danych osobowych z 1997 roku, więc przed wdrożeniem sprawdzamy jego treść. Wydruki z nieaktualnym szablonem nie trafiają do klientów. Nazwę szablonu wydruku sprawdzamy w programie, zanim poprosimy o jego zmianę.
Wydruki zestawień i raportów
Ekran Zestawienia ma m.in. panel Reklamacje wg żądania reklamującego i kolumny z kwotami rozliczeń. Zestawienie drukujemy albo zapisujemy do XLS, gdy kierownik potrzebuje go poza programem. Zestawienia opisujemy przy zestawieniach reklamacji.
Wydruk zestawienia pokazuje stan z chwili wydruku, a program zmienia dane na bieżąco. Dlatego na wydruku do raportu okresowego zapisujemy datę i zakres dat zestawienia. Wydruk zestawienia bez zakresu dat nie pozwala porównać dwóch okresów. Archiwum spraw opisujemy przy archiwum dokumentów reklamacyjnych.
Raport zapisany do XLS przydaje się, gdy kierownik łączy dane z kilku raportów w jednym arkuszu. Raport zapisany do PDF przydaje się, gdy trafia do osoby spoza działu, np. do zarządu. Format wybieramy więc według odbiorcy, a nie według przyzwyczajenia.
Wydruk dla klienta jako oświadczenie firmy
Dokument wręczony klientowi jest oświadczeniem firmy, więc jego treść ma znaczenie prawne. Przed wdrożeniem sprawdzamy każdy wydruk, który trafia do klientów. Kontrola obejmuje cztery punkty:
- Podstawa prawna - przepisy o braku zgodności towaru z umową i RODO zamiast uchylonych ustaw.
- Dane firmy - aktualna nazwa i adres w nagłówku wydruku.
- Numery sprawy - Nr dokumentu w tytule i numer RMA, po którym klient pyta o status.
- Pola wewnętrzne - brak uwag pracowników i ocen, które nie są jeszcze decyzją.
Wydruk z programu zawsze odpowiada danym zapisanym w sprawie, a dokument pisany ręcznie może się od nich różnić. Rozbieżność między wydrukiem dla klienta a zapisem w programie osłabia firmę w sporze. Dlatego dokumenty dla klienta drukujemy z programu, a nie przepisujemy do edytora tekstu.