W skrócie
Wydruk dokumentu reklamacji uruchamiamy z listy: zaznaczamy wiersz i klikamy Wydruk na pasku nad tabelą. W nowej wersji interfejsu przycisk rozwija menu z pozycjami Oświadczenie dla klienta i Szczegóły reklamacji. Podgląd otwiera się w przeglądarce, a pasek nad dokumentem podaje numer strony, powiększenie, zapis pliku i drukowanie. Wydruk jednej sprawy to co innego niż raport z ekranu Raporty i niż eksport danych do pliku.
Skąd uruchamiamy wydruk dokumentu reklamacji
W Studio RMA.net nie ma osobnego modułu wydruków. Przycisk Wydruk stoi na pasku narzędzi nad tabelą dokumentów, obok przycisków Status, Podgląd i Historia. Program drukuje dokument zaznaczony w tabeli, więc najpierw klikamy wiersz reklamacji, a dopiero potem Wydruk. Ten sam układ powtarza się na listach Nowe, W realizacji, Rozpatrzone i Zamknięte, dlatego pracownik nie szuka wydruku osobno dla każdego etapu sprawy.
Miejsce startu zależy od tego, gdzie akurat pracujemy. Do wydruku wchodzimy jednak zawsze od konkretnego dokumentu, a nie od modułu raportów:
- Pasek nad tabelą - przycisk Wydruk obok poleceń Edycja, Status, Podgląd i Historia na liście dokumentów reklamacji.
- Menu kontekstowe wiersza - w nowej wersji interfejsu menu wiersza zawiera Edycja, Status, Wyślij, Wydruk, Historia i Więcej.
- Lista spraw zamkniętych - pasek bez przycisku Edycja, ale z Wydrukiem, więc archiwalny dokument nadal drukujemy.
Zrzut pochodzi ze starszej wersji interfejsu ze wstążką Dopisz, RMA, Przyjęte Nowe, W realizacji serwis, Rozpatrzone i Zamknięte. Pasek nad tabelą ma tam polecenia Edycja, Status, Podgląd, Wydruk, Historia i Więcej. Zaznaczony wiersz nosi numer dokumentu 2019-01-0010, a kolumna Dni pokazuje liczbę dni pozostałych do terminu rozpatrzenia. Wydruk obejmie tylko ten jeden dokument, a nie całą widoczną tabelę.
Co zawiera menu Wydruk
W nowej wersji interfejsu przycisk Wydruk nie drukuje od razu, tylko rozwija menu z dwiema pozycjami: Oświadczenie dla klienta i Szczegóły reklamacji. Podział ma prosty powód. Osoba zgłaszająca dostaje dokument napisany dla niej, a dział reklamacji drukuje komplet danych sprawy. Sekcje samego dokumentu rozpisujemy przy protokole reklamacyjnym, a tutaj zostajemy przy obsłudze wydruku.
Menu ma tylko te dwie pozycje, więc pracownik nie ustawia przed wydrukiem ani zakresu stron, ani formatu pliku. To, czy dokument pójdzie na drukarkę, czy zostanie zapisany na dysku, rozstrzyga się dopiero w podglądzie. Dzięki temu ta sama pozycja menu działa identycznie przy wydawaniu papieru klientowi przy ladzie i przy dokładaniu pliku do dokumentacji sprawy.
Jak działa podgląd wydruku
Podgląd wydruku otwiera się w przeglądarce, w tym samym oknie, w którym pracujemy z listą. Nad dokumentem stoi pasek obsługi wydruku, a pod nim widać stronę w takim układzie, w jakim wyjdzie z drukarki. Pasek podaje numer strony, na przykład strona 1 z 2, więc od razu wiemy, czy dokument zmieścił się na jednej kartce. Powiększenie przełączamy między wartościami takimi jak 100% i 150%, co ma znaczenie przy drobnych polach, na przykład numerze seryjnym.
Układ paska nie zmienia się między rodzajami dokumentów. Zbiera on cztery czynności:
- Numer strony - informacja o wyświetlanej stronie i liczbie stron dokumentu, np. strona 1 z 2.
- Powiększenie - zmiana skali podglądu, np. 100% albo 150%.
- Zapis pliku - zachowanie dokumentu na dysku zamiast drukowania go od razu.
- Drukowanie - wysłanie gotowego dokumentu na drukarkę.
Samego okna podglądu nie pokazujemy na zrzucie. Wszystkie trzy zrzuty tego widoku, którymi dysponujemy, zawierają dane osobowe reklamujących albo nieaktualną treść prawną, więc nie publikujemy ich w artykułach. Z tych zrzutów wiemy jednak, co podgląd zawiera: sekcje Reklamujący, Artykuł z kodem EAN i numerem seryjnym, Dane zgłoszenia oraz Dane reklamacyjne ze statusem i etapem sprawy. Dlatego ekrany list pokazujemy zrzutami, a podgląd opisujemy słowami.
Zapis pliku i wydruk na papierze
Z podglądu wychodzą dwie drogi: plik na dysku albo kartka z drukarki. Plik wybieramy, gdy dokument ma trafić do teczki sprawy, papier - gdy klient czeka przy ladzie na potwierdzenie przyjęcia towaru. Niezależnie od drogi dokument ma ten sam układ, bo powstaje z tego samego szablonu. W nagłówku wydruku stoją dane firmy: nazwa, adres i NIP.
Dokument nosi Nr dokumentu w postaci RRRR-MM-NNNN, na przykład 2019-01-0010, i po tym numerze odnajdujemy go później w papierach. Wydruk PDF ma też kod kreskowy na dokumencie reklamacji, którym pracownik odszukuje sprawę czytnikiem. Zawartość poszczególnych sekcji, od danych reklamującego po terminy, rozpisujemy przy zawartości protokołu reklamacyjnego. Wydrukowane dokumenty zakończonych spraw zostają razem z załącznikami w archiwum dokumentów reklamacyjnych.
Wydruk na listach w realizacji i zamkniętych
Wydruk nie znika po zmianie etapu sprawy. Na liście W realizacji pasek ma dodatkowo przycisk Usługi, bo serwis rejestruje tam wykonane prace, ale Wydruk stoi w tym samym rzędzie poleceń. Dokument drukujemy więc zarówno przy przyjęciu towaru, jak i w trakcie naprawy, na przykład gdy urządzenie jedzie do rzeczoznawcy. Cały przebieg sprawy opisujemy w procesie obsługi reklamacji.
Na liście spraw zamkniętych pasek jest krótszy. Znika z niego Edycja, żeby treść zakończonej reklamacji nie zmieniła się przypadkiem, zostają natomiast Status, Podgląd, Wydruk i Historia. Oznacza to, że dokument sprzed roku wydrukujemy tak samo jak dokument z wczoraj, bez odblokowywania sprawy. Obok pojawia się kolumna Wartość usług, przydatna przy rozliczaniu kosztów naprawy.
Oba zrzuty pochodzą z wersji z bocznym menu, w której listy nazywają się Przyjęte Nowe, W realizacji serwis, Rozpatrzone i Zamknięte. Nazwy list zmieniały się między wersjami interfejsu, ale miejsce przycisku Wydruk pozostało to samo. Na liście spraw rozpatrzonych pasek ma komplet poleceń: Edycja, Status, Podgląd, Wyślij, Wydruk i Historia.
Wydruk dokumentu, raport i eksport tabeli
Trzy funkcje bywają mylone, bo każda kończy się plikiem albo kartką. Różni je zakres danych i miejsce uruchomienia. Wydruk dotyczy jednej reklamacji zaznaczonej na liście, raport zbiera wiele spraw według zadanego kryterium, a eksport oddaje gotowy zestaw wierszy. Warto rozdzielić je już przy ustalaniu, kto w firmie czego potrzebuje.
| Czynność | Skąd uruchamiamy | Zakres danych | Wynik |
|---|---|---|---|
| Wydruk dokumentu | Przycisk Wydruk na pasku listy dokumentów | Jedna zaznaczona reklamacja | Dokument w podglądzie, do druku albo zapisu na dysku |
| Raport reklamacyjny | Ekran Raporty w menu Informacje | Zestaw spraw z wybranej grupy raportów | Plik w formacie wskazanym ikoną: PDF, XLS albo LOG |
| Eksport danych | Ekran Excel w menu Kartoteki | Gotowy zestaw: reklamacje oczekujące, anulowane albo usługi serwisowe | Plik z wierszami danych do dalszej pracy |
Wydruk odpowiada na pytanie, co dać klientowi do ręki. Raport odpowiada na pytanie, ile i jakich spraw mamy w danym okresie. Ekran Raporty dzieli pozycje na grupy Tabele przestawne, Statystyki, Reklamacje i Zgłoszenia reklamacyjne, a w starszym interfejsie ikona przy nazwie wskazuje format pliku. Same raporty rozpisujemy przy ekranie Raporty w programie do reklamacji.
Eksport to trzecia droga. Ekran Excel w menu Kartoteki ma gotowe zestawy Reklamacje oczekujące, Reklamacje anulowane i Usługi serwisowe, a obok nich panel importu kartotek. Plik z eksportu zawiera wiersze danych, a nie dokument dla klienta, dlatego nie zastąpi wydruku reklamacji. Zakres i formaty plików zbieramy przy eksporcie tabeli reklamacji do pliku.
Wydruki w starszej dokumentacji programu
Starsza dokumentacja opisuje okno podglądu dokładniej niż dzisiejsze ekrany. Według niej wydruk uruchamiało polecenie WYDRUK z górnego paska, a w oknie podglądu stały przyciski przejścia do pierwszej, poprzedniej, kolejnej i ostatniej strony. Wyszukiwanie tekstu na wydruku obsługiwały polecenia FIND i NEXT, a zapis pliku polecenie EXPORT z formatem wybieranym w polu SELECT A FORMAT. Ta sama dokumentacja wymienia tylko dwa formaty zapisu: xls i PDF.
Podobnie opisane są parametry eksportu tabeli. We wcześniejszej dokumentacji funkcji standardowych zakres pliku ustawiało polecenie EKSPORT TABELI GŁÓWNEJ, układ plików tekstowych wybór PIONOWO albo POZIOMO, a całość zatwierdzało polecenie WYKONAJ. W starszych opisach protokołu pojawia się też etykieta z kodem kreskowym do wyszukiwania skanerem oraz numer RMA drukowany jako etykieta na przesyłkę. Traktujemy te elementy jako ślad wcześniejszych wdrożeń, a nie jako opis dzisiejszego ekranu.
Szablony wydruków ustawiane przy wdrożeniu
Firmy różnie nazywają dokumenty i różnie rozkładają je na kartce. Starsza dokumentacja personalizacji programu opisuje wydruki jako osobne szablony, zmieniane razem z formatkami i widokami tabel, więc zmiana układu dokumentu jest pracą wdrożeniową, a nie ustawieniem dla użytkownika. Przy wdrożeniu spisujemy zatem, które dokumenty firma wydaje klientowi, a które zostają w dziale reklamacji. Zakres zmian trafia do analizy przedwdrożeniowej i do wyceny.
Stała treść wydruku, na przykład informacja o ochronie danych osobowych, również należy do szablonu. Sprawdzamy ją przed startem systemu razem z działem prawnym firmy i dopiero potem uruchamiamy wydruk produkcyjnie. Dzięki temu pierwszy dokument wydany klientowi po wdrożeniu nie wymaga poprawek w treści.