W skrócie
Do Studio RMA.net logują się pracownicy firmy i jej partnerzy, a konsument sprawdza status reklamacji bez logowania. Konta pracowników zakłada administrator, a przy integracji z Active Directory pracownik loguje się danymi z sieci firmowej. Najnowszy ekran logowania ma odnośnik Odzyskaj dostęp, a starszy ekran angielski miał w tym miejscu RESET PASSWORD. Dokumentacja nie opisuje przebiegu odzyskiwania hasła, więc procedurę dostępu ustalamy przy wdrożeniu.
Kto loguje się do programu
Studio RMA.net działa w przeglądarce jako aplikacja ASP.NET, więc do pracy wystarczy adres programu i konto, bez instalacji na komputerze. Strona produktu wymienia komputer albo urządzenie z Androidem jako sprzęt do pracy w programie. Z programu korzystają pracownicy firmy i jej partnerzy, a każda z tych grup loguje się inaczej. Zestawiamy sposoby logowania w tabeli:
| Kto | Dane do logowania | Kto nadaje dostęp |
|---|---|---|
| Pracownik firmy | Nazwa użytkownika i hasło | Administrator programu |
| Pracownik przy integracji z Active Directory | Dane konta w sieci firmowej | Dział IT |
| Partner, np. dystrybutor | Adres e-mail i hasło w module dla firm | Firma, która generuje albo uzgadnia hasło |
| Konsument | Nie loguje się, status sprawdza po numerze | Nie dotyczy |
Konsument nie loguje się wcale, bo według starszych opisów sprawdza status reklamacji na stronie po numerze RMA albo numerze seryjnym. Kanały informowania klienta opisujemy przy informowaniu klienta o statusie reklamacji. Partner loguje się do modułu dla firm, a portal zgłoszeń dla klientów i partnerów jest według cennika osobnym modułem. Cały przebieg sprawy po stronie firmy opisujemy przy obsłudze reklamacji online od zgłoszenia do zamknięcia.
Ekran logowania w kolejnych wersjach programu
Materiały z różnych lat pokazują kilka odmian ekranu logowania. Jeden ze starszych ekranów miał pola Użytkownik i Hasło z przyciskiem Zaloguj. Inny starszy ekran miał pola User name i Password z odnośnikiem RESET PASSWORD, a flagi Wielkiej Brytanii i Polski przełączały na nim język. Najnowszy ekran ma cztery elementy:
- Nazwa użytkownika - login nadany przy zakładaniu konta.
- Hasło - pole z ikoną podglądu, która pokazuje wpisane znaki.
- Zaloguj - przycisk, po którym serwer aplikacji sprawdza dane logowania.
- Odzyskaj dostęp - odnośnik dla użytkownika, który nie pamięta hasła.
Wybór języka potwierdzają tylko flagi Polski i Wielkiej Brytanii, więc innych wersji językowych nie opisujemy. Na tej stronie nie pokazujemy zrzutów ekranu logowania, bo każdy dostępny zrzut ma wpisany login konta demo. Nazwy pól zależą od wersji programu, więc instrukcję stanowiskową piszemy dla wersji używanej w firmie. Orientację po pierwszym zalogowaniu opisujemy przy pierwszych krokach w Studio RMA.net.
Konto użytkownika zakłada administrator
Według starszej dokumentacji konta pracowników zakłada administrator w module Użytkownicy. Konto łączy LOGIN i rolę z danymi osoby, czyli imieniem, nazwiskiem, adresem e-mail i kodem oddziału. Opcjonalnie ma też konto analityczne. Większość uprawnień wynika z roli, więc administrator nie ustawia ich osobno dla każdej osoby. Role opisujemy przy rolach użytkowników w programie do reklamacji, a pozostałe ustawienia przy administracji programem do reklamacji.
Cennik liczy licencje dostępowe jako użytkowników jednocześnie zalogowanych, a nie jako nazwane konta. Kont może więc być więcej niż licencji, np. gdy pracownicy dwóch zmian korzystają z programu o różnych porach. Według starszej dokumentacji firma współpracująca może też zakładać konta swoim pracownikom z uprawnieniami do wybranych modułów. Takie uprawnienie dajemy partnerowi, który sam pilnuje zmian w swoim zespole.
Logowanie danymi z sieci firmowej przez Active Directory
Strona produktu potwierdza integrację z Active Directory, czyli centralne zarządzanie kontami i logowanie danymi z sieci firmowej. Pracownik loguje się wtedy tym samym hasłem, którego używa w sieci firmowej. Dział IT zakłada i wyłącza konta w jednym miejscu, a nie osobno w każdym programie. Integrację z Active Directory uwzględniamy w wycenie, bo wymaga ustaleń z działem IT klienta.
Wyłączenie konta w sieci firmowej zamyka pracownikowi dostęp do programu w dniu odejścia. Bez tej integracji konto w programie wymaga osobnej zmiany u administratora programu, o której łatwo zapomnieć. Zasady ochrony danych w programie opisujemy przy bezpieczeństwie danych w systemie reklamacyjnym.
Sesja pracy i wylogowanie
Wszystkie zrzuty programu pokazują połączenie https, a strona produktu potwierdza szyfrowanie komunikacji protokołem SSL. Według starszej dokumentacji dane logowania sprawdza serwer aplikacji, a przeglądarka bez obsługi ciasteczek wraca do ekranu logowania. Dostęp do danych po zalogowaniu ograniczają role i prawa użytkownika.
Po zalogowaniu stary interfejs pokazywał nazwę użytkownika w nagłówku, a stopka podawała kontekst pracy, czyli komórkę, magazyn, oddział i firmę. Nowy interfejs także pokazuje kontekst pracy w stopce. Przy kilku oddziałach w jednej bazie pracownik sprawdza stopkę, zanim zacznie dopisywać reklamacje. Nazwa użytkownika w nagłówku pozwala też sprawdzić, czy na wspólnym komputerze nie pracujemy na koncie poprzedniej osoby.
Dokumentacja nie opisuje, po jakim czasie bezczynności program kończy sesję. Dlatego pracownik po pracy wylogowuje się sam, zwłaszcza na komputerze, z którego korzysta kilka osób. Wylogowanie zmniejsza też liczbę jednocześnie zalogowanych użytkowników, od której cennik liczy licencje dostępowe.
Gdy nie pamiętasz hasła
Część problemów z logowaniem wynika z pomyłki przy wpisywaniu, a nie z zapomnianego hasła. Taką pomyłkę łatwiej wykluczyć przed prośbą o nowe hasło niż po jego wydaniu. Użytkownik sprawdza najpierw cztery rzeczy:
- Adres programu - każde wdrożenie ma własny adres, a stara zakładka w przeglądarce może prowadzić do demo albo do poprzedniej instalacji.
- Nazwa użytkownika - pracownik wpisuje login z konta, a adres e-mail wpisuje tylko partner w module dla firm.
- Wielkość liter - włączony Caps Lock zmienia wpisane hasło, co widać po kliknięciu ikony podglądu.
- Układ klawiatury - inny układ zamienia znaki w haśle, np. przy logowaniu na cudzym komputerze.
Najnowszy ekran logowania ma odnośnik Odzyskaj dostęp, a starszy ekran angielski miał w tym miejscu RESET PASSWORD. Dokumentacja nie opisuje, co program robi po kliknięciu, np. czy wysyła wiadomość na adres e-mail z konta. Według starszej dokumentacji konto pracownika ma pole e-mail, więc administrator wpisuje w nim aktualny adres służbowy. Przebieg odzyskiwania sprawdzamy w demo przed szkoleniem pracowników.
Przy logowaniu przez Active Directory hasło należy do konta w sieci firmowej, więc jego zmianą zajmuje się dział IT. Dokumentacja nie opisuje odzyskiwania hasła w module dla firm, więc partner prosi o nowe hasło dział reklamacji. Nowe hasło przekazujemy innym kanałem niż login, np. login e-mailem, a hasło telefonicznie. Zasady dla partnerów opisujemy przy instrukcji dla partnera: zgłoszenie reklamacji po zalogowaniu, a budowę modułu przy module formularza z kontem partnera.
Procedura wydawania dostępu w firmie
Według starszej dokumentacji dziennik zdarzeń zapisuje autora i czas każdej zmiany w programie. Dlatego każde konto należy do jednej osoby, a wspólne konto kilku pracowników odbiera dziennikowi wartość. Dziennik opisujemy przy dzienniku zdarzeń w programie do reklamacji. Prośby o nowe hasło kierujemy do jednej osoby w firmie, np. administratora programu.
Sprawdzenie osoby przed wydaniem hasła chroni dane reklamujących, do których konto daje dostęp.
Administrator wydaje nowe hasło dopiero po sprawdzeniu, kto o nie prosi, np. przez telefon na numer służbowy tej osoby. Każde wydanie hasła zapisuje w rejestrze próśb o dostęp razem z datą i nazwiskiem osoby. Po odejściu pracownika administrator tego samego dnia odbiera mu dostęp do programu. Konto w programie daje dostęp do danych osobowych reklamujących, więc hasło wydane niewłaściwej osobie może oznaczać naruszenie ochrony tych danych.