W skrócie
Dokumentacja starszego interfejsu Studio RMA.net opisuje grupowanie tabeli poleceniem Grupuj wg tej kolumny z menu kolumny. Wiersze z tą samą wartością, np. tym samym terminem rozpatrzenia albo kodem artykułu, tworzą wtedy jedną grupę, a grupowanie złożone dzieli je dalej według drugiej kolumny. Obok są polecenia Pokaż panel grupowania i Cofnij grupowanie. Sum ani średnich w grupach dokumentacja nie opisuje, więc liczby w podziale na status albo żądanie bierzemy z ekranu Zestawienia i z raportów.
Polecenie Grupuj wg tej kolumny
Dokumentacja starszego interfejsu opisuje grupowanie jako polecenie wybierane dla konkretnej kolumny. Otwieramy menu kolumny, które ta część dokumentacji nazywa parametrami personalizacji, i wybieramy GRUPUJ WG TEJ KOLUMNY. Wiersze z tą samą wartością w kolumnie trafiają do jednej grupy. Dokumenty się przy tym nie zmieniają, bo grupowanie dotyczy tylko widoku tabeli.
Opis pochodzi ze starszej dokumentacji i podajemy go bez szczegółów, których w niej nie ma. W innych jej częściach to samo menu nazywa się menu kontekstowym otwieranym prawym przyciskiem myszy. Pozostałe polecenia tabel, w tym filtrowanie i eksport, zbiera przegląd funkcji standardowych tabel w Studio RMA.net.
Kolumny z powtarzającymi się wartościami
Grupowanie ma sens tam, gdzie wartości w kolumnie się powtarzają. Na liście W realizacji ze starszego interfejsu z menu bocznym już na pierwszych 20 wierszach termin rozpatrzenia 2021-07-05 występuje dziesięć razy, a status Rzeczoznawca dziewięć razy. Cała lista ma 444 dokumenty, więc przewijanie w poszukiwaniu takich serii zajmuje dużo czasu. Grupa zbiera je w jednym miejscu.
Dokumentacja podaje dwa przykłady grupowania rejestru: według terminu rozpatrzenia i według kodu artykułu, czyli indeksu. Kolumny, które według nas dają najczytelniejsze grupy na listach reklamacji, zestawiamy w tabeli:
| Kolumna grupowania | Co tworzy jedną grupę | Do czego służy podział |
|---|---|---|
| Termin rozpatrzenia | Sprawy z terminem w tym samym dniu | Rozkład pracy na kolejne dni i dni ze spiętrzeniem terminów |
| Status | Sprawy z tą samą decyzją lub działaniem, np. Rzeczoznawca | Liczba spraw czekających na ten sam krok |
| Kod artykułu | Reklamacje jednego indeksu z kartoteki asortymentu | Artykuły, które wracają najczęściej |
| Kontrahent | Sprawy jednego klienta albo dostawcy | Przegląd przed rozmową z klientem |
| Typ reklamacji | Sprawy jednego typu, np. Konsumencka | Oddzielenie spraw z ustawowym terminem 14 dni |
Kolumny Status i Stan przechowują różne informacje. Status mówi o decyzji albo działaniu, a stan o etapie sprawy, co opisujemy przy statusach reklamacji w systemie RMA. Grupa według statusu Naprawa pokaże więc inne dokumenty niż grupa według stanu W realizacji.
Grupowanie po kilku kolumnach
Dokumentacja opisuje też grupowanie złożone, czyli według więcej niż jednej kolumny, i pokazuje je na kolumnach Nazwa i Data. Każda grupa pierwszej kolumny dzieli się wtedy na podgrupy według drugiej. Na liście W realizacji połączenie kolumn Status i Termin rozpatrzenia daje odpowiedź na pytanie, ile spraw u rzeczoznawcy ma termin w poszczególnych dniach. Odwrotna kolejność, najpierw termin, a potem status, pokazuje skład spraw na każdy dzień.
Odwrócenie kolejności kolumn zmienia pytanie, na które odpowiada ten sam podział.
Kolejność kolumn w grupowaniu zmienia więc sens widoku. Dwa układy, które najczęściej przydają się w dziale reklamacji:
- Status, potem Termin rozpatrzenia - kierownik widzi, który krok procesu ma najwięcej spraw z bliskim terminem.
- Kontrahent, potem Kod artykułu - opiekun klienta widzi, które artykuły tego klienta wracają w reklamacjach.
Grupowanie nie zastępuje sortowania. Po sortowaniu reklamacji w tabeli według statusu sprawy z tym samym statusem stoją obok siebie, ale bez podziału na grupy. Kolumny, na które patrzymy razem z grupą, warto mieć na początku tabeli, co ustawiamy przy zmianie kolejności kolumn w tabeli.
Grupowanie po zawężeniu listy
Grupowanie i filtr działają na tej samej tabeli, więc łączymy je w jednym przeglądzie. Najpierw zawężamy listę, a dopiero potem dzielimy ją na grupy. Warunek MNIEJSZY z wartością 0 w kolumnie Dni zostawia sprawy po terminie, co opisujemy przy filtrowaniu listy reklamacji. Grupowanie tego wyniku według statusu pokazuje, na którym kroku procesu zaległości jest najwięcej.
Ta sama kolejność sprawdza się przy zakresie dat nad listą w starszym interfejsie. Zakres ogranicza tabelę do wybranego okresu, a grupy według kodu artykułu pokazują wtedy, które artykuły wracały w tym okresie. Porównanie dwóch okresów, np. dwóch kolejnych kwartałów, wymaga dwóch przeglądów z innym zakresem dat. Liczby do takiego porównania bierzemy z raportów, bo grupowanie ich nie podaje.
Panel grupowania i cofanie grupowania
Obok polecenia Grupuj wg tej kolumny dokumentacja wymienia polecenia Pokaż panel grupowania i Cofnij grupowanie. Cofnięcie przywraca zwykły układ tabeli i niczego nie usuwa z dokumentów. Nazwa pierwszego polecenia wskazuje na osobny obszar tabeli przeznaczony dla grupowania. Jego wyglądu dokumentacja nie opisuje, dlatego nie podajemy szczegółów.
W nowym interfejsie w wersji 1.173.0 pasek rejestru Wszystkie ma przycisk Grupa obok przycisków Kopiuj i Przekazanie. Działania tego przycisku dokumentacja nie opisuje, więc nie utożsamiamy go z grupowaniem tabeli. Polecenia z tej strony traktujemy jako funkcje opisane dla starszego interfejsu.
Grupy w tabeli a zestawienia i raporty
Dokumentacja poleceń grupowania nie wspomina o sumach ani o liczbie wierszy w grupie. Gotowe podziały spraw z liczbami dają ekrany w menu Informacje. W wersji 1.36.0 ekran Zestawienia ma trzy ponumerowane panele, a dwa z nich dzielą sprawy według jednej cechy: Reklamacje wg żądania reklamującego i Reklamacje wg statusu. Panel statusów ma pozycję dla każdego z 11 statusów skorowidza, od Nowa po Anulowana.
Grupowanie w tabeli służy do szybkiego przeglądu na ekranie, a zestawienia i raporty do liczb, które trafiają dalej. Panel Reklamacje wg żądania reklamującego dzieli sprawy na odstąpienie od umowy, obniżenie ceny, wymianę i naprawę. Zestawienia opisujemy przy zestawieniach reklamacji według żądania i statusu. Na ekranie Raporty podział według artykułu daje m.in. raport Statystyki wg uszkodzeń artykułów.
Podział według stanu w kalendarzu
Podobny podział, tylko w osi czasu, pokazuje kalendarz nowego interfejsu. Widok Dzień ma osobną kolumnę dla każdego stanu: Anulowana, Nowa, Rozpatrzona, W realizacji i Zamknięta. Każdy stan ma swój kolor, a pola wyboru nad kalendarzem włączają i wyłączają poszczególne kolumny. Terminy i stany spraw w kalendarzu opisujemy przy kalendarzu reklamacji.
Kalendarz i grupowanie odpowiadają na różne pytania. Tabela pogrupowana według terminu rozpatrzenia zbiera sprawy każdego dnia w osobnej grupie, a kalendarz rozkłada sprawy jednego dnia na godziny i stany. W widoku Agenda wpisy układają się w listę z datą i godziną każdego wydarzenia.
Grupowanie w codziennej pracy działu
W codziennej pracy grupowanie odpowiada na pytania, które inaczej wymagają liczenia wierszy na ekranie. Kilka układów, które stosujemy przy przeglądach list:
- Przegląd poranny - lista W realizacji pogrupowana według terminu rozpatrzenia pokazuje liczbę spraw z terminem dziś i w kolejnych dniach.
- Przegląd tygodniowy - grupy według statusu pokazują, gdzie sprawy czekają najdłużej, np. u rzeczoznawcy.
- Przegląd jakości - lista Wszystkie pogrupowana według kodu artykułu wskazuje artykuły z największą liczbą reklamacji.
- Rozmowa z klientem - grupa według kontrahenta zbiera jego sprawy ze wszystkich etapów na liście Wszystkie.
Rytm takich przeglądów i to, kto je prowadzi, opisujemy przy programie do nadzorowania reklamacji. Artykuł, który w grupie według kodu wyraźnie odstaje od reszty, to sygnał do analizy przyczyn. Metodę tej analizy rozwijamy przy wadach powtarzalnych w partii produktu, a grupowanie daje do niej pierwszą listę spraw.