W skrócie
Sortowanie w Studio RMA.net uruchamia kliknięcie etykiety kolumny nad listą reklamacji, a program układa wtedy wiersze według wartości z tej kolumny. Na listach dokumentów najczęściej porządkujemy tabelę po kolumnie Dni, bo pokazuje ona liczbę dni pozostałych do terminu rozpatrzenia, a wartości ujemne oznaczają sprawy po terminie. Sortowanie zmienia kolejność wierszy i nie usuwa z tabeli żadnego dokumentu, czym różni się od filtrowania. Na listach bez kolumny Dni, czyli Rozpatrzone i Zamknięte, tę samą rolę pełnią kolumny Data przyjęcia i Termin rozpatrzenia.
Jak włączamy sortowanie tabeli
Listy reklamacji to tabele, w których jeden wiersz odpowiada jednemu dokumentowi. Nad wierszami stoi rząd etykiet z nazwami kolumn, a pod nim wiersz filtrowania z pustymi polami. Sortowanie uruchamiamy kliknięciem etykiety kolumny, po którym program układa wiersze według wartości z tej właśnie kolumny. Pozostałe narzędzia tabeli zbieramy na stronie funkcje standardowe tabel, a tutaj zostajemy przy samym porządku wierszy.
Na zrzucie z listy Przyjęte Nowe widać porządek malejący: najpierw dwie sprawy z zapasem dziewięciu dni, na końcu dokumenty z terminem przekroczonym o ponad 250 dni. Ten sam ruch działa na każdej liście dokumentów i w kartotekach, bo tabele mają wspólny mechanizm. Kolejność wierszy zmienia się od razu, bez otwierania dodatkowego okna i bez potwierdzania wyboru.
Sortowanie po kolumnie Dni i terminy rozpatrzenia
Kolumna Dni pokazuje liczbę dni pozostałych do terminu rozpatrzenia, a nie liczbę dni od przyjęcia zgłoszenia. Program koloruje tło komórki zależnie od zapasu czasu: na listach z 2019 r. dziewięć dni ma tło zielone, siedem żółte, cztery pomarańczowe, a zero czerwone. Wartość ujemna oznacza sprawę po terminie i wtedy liczy się już tylko to, jak dawno termin minął. Sposób wyliczenia daty opisujemy przy terminie rozpatrzenia reklamacji, a na zrzutach wypada on 14 dni po dacie przyjęcia.
Na liście W realizacji serwis wszystkie widoczne wiersze mają wartości ujemne, więc porządek tabeli nie odpowiada na pytanie, co jest pilne, tylko co stoi najdłużej. Odwrócenie kolejności stawia na górze sprawy z najgłębiej przekroczonym terminem i od nich zaczynamy przegląd zaległości. Ten sam porządek ustawiamy co tydzień na listach Przyjęte Nowe oraz W realizacji serwis, żeby porównać, ile spraw przeszło z jednej listy na drugą.
Sortowanie a filtrowanie listy reklamacji
Sortowanie i filtrowanie listy reklamacji działają na tej samej tabeli, ale robią co innego z wierszami. Sortowanie zostawia w tabeli komplet dokumentów i zmienia wyłącznie ich kolejność, a filtr usuwa z widoku wiersze, które nie spełniają warunku. Widać to w liczniku pod tabelą: po zmianie porządku zapis 1-25 z 150 zostaje taki sam, po filtrze maleje. Trzecim narzędziem porządkującym jest grupowanie reklamacji według kolumn, które zbiera wiersze o tej samej wartości w osobne sekcje.
Oba narzędzia stosujemy zwykle jedno po drugim, dlatego warto znać ich zasięg. Różnice w pracy z listą dokumentów wyglądają tak:
| Cecha | Sortowanie tabeli | Filtrowanie tabeli |
|---|---|---|
| Co robi z wierszami | Zmienia kolejność, zostawia wszystkie | Ukrywa wiersze spoza warunku |
| Gdzie klikamy | Etykieta kolumny w nagłówku tabeli | Pole wiersza filtrowania pod nagłówkiem |
| Liczba dokumentów w tabeli | Bez zmian | Maleje do wierszy pasujących |
| Ile kolumn działa naraz | Porządek wyznacza jedna kolumna | Warunki z kilku kolumn działają razem |
| Pytanie, na które odpowiada | Od czego zacząć pracę | Które sprawy w ogóle oglądamy |
Kolumny, po których sortujemy listy reklamacji
Zestaw kolumn na liście decyduje o tym, jakie porządki są w ogóle dostępne. Na listach dokumentów spotykamy Priorytet z czerwoną flagą, Numer RMA, Nr dokumentu, Dni, Datę przyjęcia, Termin rozpatrzenia, Kod i Nazwę artykułu oraz Kontrahenta, a na liście Zamknięte także Wartość usług. Kolumny Status i Stan opisujemy osobno przy statusach reklamacji, bo tam liczy się nie porządek, lecz znaczenie samej wartości. Najczęściej używane kolumny zestawiamy w tabeli:
| Kolumna | Co zawiera | Porządek rosnący stawia na górze | Kiedy z niego korzystamy |
|---|---|---|---|
| Dni | Liczbę dni do terminu rozpatrzenia | Sprawy po terminie, z wartościami ujemnymi | Przegląd zaległości i plan dnia |
| Termin rozpatrzenia | Datę, do której rozpatrujemy sprawę | Najbliższe terminy | Listy bez kolumny Dni |
| Data przyjęcia | Datę wpływu dokumentu | Najstarsze zgłoszenia | Kontrola kolejności obsługi |
| Kontrahent | Nazwę firmy z kartoteki kontrahentów | Nazwy od litery A | Zestawienie spraw jednego partnera |
| Nazwa artykułu | Nazwę reklamowanego towaru | Nazwy od litery A | Zebranie zgłoszeń tego samego modelu |
| Wartość usług | Kwotę usług na liście Zamknięte | Najtańsze naprawy | Rozliczenie kosztów serwisu |
Kolumna Priorytet stoi na początku tabeli i przy części wierszy ma czerwoną flagę. Porządek według niej zbiera oflagowane reklamacje w jednym miejscu, zamiast szukać flag wzrokiem w całej tabeli. Na liście W realizacji serwis flagi trafiają się w kilku wierszach naraz, więc taki układ skraca przegląd do jednego spojrzenia.
Porządek na listach bez kolumny Dni
Nie każda lista dokumentów ma kolumnę Dni. Na zrzutach listy Rozpatrzone i Zamknięte pokazują Datę przyjęcia oraz Termin rozpatrzenia, a licznika dni tam nie ma, bo sprawa ma już decyzję i odliczanie straciło znaczenie. Porządek chronologiczny ustawiamy wtedy po kolumnie Data przyjęcia albo Termin rozpatrzenia i dostajemy ten sam efekt co przy kolumnie Dni. Zestaw widocznych kolumn zmieniamy osobno przez ukrywanie kolumn w tabeli reklamacji oraz zmianę kolejności kolumn w tabeli.
Na zrzucie z listy Rozpatrzone najnowsza sprawa stoi na górze, a każdy kolejny wiersz jest starszy. Taki układ sprawdza się przy przeglądaniu ostatnich decyzji, na przykład przed rozmową z klientem, który dzwoni tego samego dnia. Gdy zbieramy dane za miniony kwartał, odwracamy porządek i czytamy tabelę od dokumentów najstarszych.
Sortowanie a stronicowanie długiego rejestru
Długie rejestry program dzieli na strony. W starszej wersji interfejsu pod tabelą stoją pole Strona, lista Ilość rekordów z wartościami 25 albo 40 i licznik zakresu, na przykład 1-25 z 150. Porządek ustawiamy przed przejściem na kolejną stronę, bo wtedy pierwsza strona zbiera te wiersze, które chcemy zobaczyć najpierw. Bez tego dochodzimy do szukanej sprawy dopiero po przewinięciu kilku stron rejestru.
Lista Zamknięte ma krótszy pasek przycisków, bez Edycji, a mimo to kolejność wierszy ustawiamy na niej tak samo jak wszędzie indziej. Licznik pod tabelą mówi wprost, ile dokumentów obejmuje bieżący widok, więc od razu wiemy, czy szukana sprawa może być dalej. Gotową tabelę zapisujemy potem do pliku, co pokazujemy przy eksporcie tabeli reklamacji do pliku.
Polecenia sortowania w dokumentacji starszego interfejsu
Dokumentacja starszej wersji interfejsu opisuje sortowanie dokładniej, niż widać to na zrzutach, dlatego podajemy jej zapisy z zaznaczeniem źródła. Według niej sortowanie uruchamia kliknięcie pola w wierszu etykiet kolumn, a każde kolejne kliknięcie zmienia warunek. Ta sama dokumentacja wymienia przy kolumnie dwa nazwane polecenia. Stany i polecenia wyglądają tak:
- Pierwsze kliknięcie - dokumentacja podaje porządek rosnący, od wartości najmniejszej do największej.
- Drugie kliknięcie - ta sama etykieta odwraca tabelę i ustawia porządek malejący.
- Trzecie kliknięcie - warunek sortowania znika i lista wraca do układu domyślnego.
- Sortuj od A do Z - nazwane polecenie kolumny, opisane jako porządek rosnący.
- Sortuj od Z do A - nazwane polecenie kolumny, opisane jako porządek malejący.
Nazw tych poleceń nie widać na żadnym ze zrzutów w tym artykule, więc traktujemy je jako zapis dokumentacji, a nie opis bieżącej wersji programu. W wersji demo sprawdzamy to w kilka sekund: klikamy etykietę Dni trzy razy i porównujemy wynik z opisem. Potrzeby działu w tym zakresie zbieramy podczas analizy przed wdrożeniem, razem z listą kolumn oglądanych najczęściej.
Sortowanie w codziennej pracy działu reklamacji
Sortowanie samo w sobie niczego nie rozstrzyga, ale ustawia kolejność, w jakiej bierzemy sprawy do ręki. Poniższe zadania wykonujemy na listach dokumentów codziennie i każde z nich zaczyna się od jednego kliknięcia etykiety. Kolumny widoczne na zrzutach w tym artykule wystarczą do wszystkich:
- Przegląd terminów - porządek rosnący w kolumnie Dni zbiera na górze sprawy po terminie i te z zerem dni zapasu.
- Plan dnia serwisu - kolumna Termin rozpatrzenia ustawia zlecenia w kolejności, w jakiej muszą wrócić do klienta.
- Kontrola wpływu - kolumna Data przyjęcia pokazuje, czy zgłoszenia z ostatnich dni trafiły już do obsługi.
- Rozmowa z partnerem - kolumna Kontrahent zbiera obok siebie sprawy jednej firmy przed spotkaniem.
- Powtarzalna wada - kolumna Nazwa artykułu stawia w jednym miejscu zgłoszenia tego samego modelu.
- Rozliczenie serwisu - kolumna Wartość usług na liście Zamknięte porządkuje sprawy według kwoty naprawy.
Każde z tych ustawień dotyczy widoku tabeli na ekranie i nie zmienia treści dokumentów ani ich numerów. Sortowanie nie jest zapisem w bazie, więc porządek wybrany przez jednego pracownika nie zmienia widoku pozostałym. Do układu domyślnego lista wraca po trzecim kliknięciu tej samej etykiety, zgodnie z opisem przytoczonym wyżej.