W skrócie
Kartoteka kontrahentów przechowuje firmy, które pracownik wybiera w polu Firma formularza reklamacji, a dane osoby zgłaszającej wpisuje w tej samej sekcji Reklamujący. Formularz kontrahenta ma zakładki Dane ewidencyjne i Dane uzupełniające, a pod przyciskami Notatki i Załączniki zbiera uwagi i dokumenty firmy. Na listach reklamacji kolumna Kontrahent pokazuje firmę, a kolumna Reklamujący osobę, więc jedna firma może mieć sprawy wielu osób. Ta sama firma pod dwiema pozycjami kartoteki dzieli swoje reklamacje w historii i raportach, dlatego źródło kartoteki ustalamy przy wdrożeniu.
Formularz kontrahenta
Kartotekę kontrahentów otwiera się z zakładki KARTOTEKI albo z grupy Kartoteki w menu bocznym, a w starszym interfejsie także z kafelka Kartoteki kontrahentów. Formularz kontrahenta ma dwie zakładki: Dane ewidencyjne i Dane uzupełniające. Wśród pól są m.in. Rodzaj, Nazwa skrócona, NIP, Ulica, Telefon, Osoba kontaktowa i E-mail, a na pasku formularza przyciski Zapisz, Cechy, Notatki i Załączniki. Zestawiamy je z zastosowaniem przy reklamacji:
| Pole albo przycisk | Zastosowanie przy reklamacji |
|---|---|
| Nazwa skrócona | Wyszukiwanie firmy w polu Firma formularza reklamacji |
| NIP | Odróżnienie firm o podobnych nazwach i kontrola duplikatów |
| Ulica i Telefon | Kontakt z firmą w sprawie reklamacji |
| Osoba kontaktowa i E-mail | Adresat pytań o reklamacje firmy |
| Rodzaj | Podział kontrahentów w kartotece, bez listy rodzajów w dokumentacji |
| Cechy | Dodatkowe atrybuty kontrahenta |
| Notatki i Załączniki | Uwagi i dokumenty firmy, np. umowa z warunkami reklamacji |
Pole Osoba kontaktowa i adres e-mail to dane osobowe pracownika firmy kontrahenta, więc dostęp do kartoteki ograniczają role użytkowników. Kto może zmieniać kartoteki, ustalamy przy konfiguracji ról, a zasady ochrony danych opisujemy przy bezpieczeństwie danych w systemie reklamacyjnym. Dokumentacja nie opisuje, czy zmiana danych kontrahenta zmienia dane w zapisanych już reklamacjach, więc taką zmianę sprawdzamy na starszej sprawie.
Firma i osoba zgłaszająca w formularzu
Sekcja Reklamujący w formularzu reklamacji zaczyna się od pola Firma, które pobiera kontrahenta z kartoteki. W starszym interfejsie pole zaczyna szukać po wpisaniu 2 znaków, a pod nim są pola osoby: Imię, Nazwisko, Ulica, Kod pocztowy, Miejscowość, Nr telefonu i Adres email. W wersji 1.36.0 pole Firma jest listą rozwijaną z pomarańczowym paskiem pola obowiązkowego. Firma pochodzi więc z kartoteki, a dane osoby wpisuje się przy każdej sprawie.
Jedna firma z kartoteki może mieć sprawy wielu osób, a dwie kolumny listy rozdzielają te poziomy.
Obowiązkowe pole Firma w wersji 1.36.0 wymaga decyzji, jak rejestrować konsumenta, który nie reprezentuje żadnej firmy. Dokumentacja tego nie opisuje, dlatego sposób rejestracji konsumenta ustalamy przy konfiguracji formularza. Przy reklamacji od firmy pola osoby opisują pracownika tej firmy, który zgłasza sprawę, np. kierownika sklepu. Różnice między reklamacją firmy a reklamacją konsumenta opisujemy przy reklamacjach B2B i B2C w jednym programie.
Kontrahent i reklamujący na liście reklamacji
Listy reklamacji mają osobne kolumny Kontrahent i Reklamujący, a lista Oczekujące RMA w nowym interfejsie także kolumnę Telefon. Kontrahentem jest firma z kartoteki, a reklamującym osoba, która zgłosiła sprawę. Na liście rozpatrzonych reklamacji z 2021 r. jeden wiersz ma pustą kolumnę Kontrahent i wypełnioną kolumnę Reklamujący. Według strony produktu sprawa B2B jest powiązana z kontrahentem i numerem transakcji, a sprawa B2C opiera się na dowodzie zakupu i danych kontaktowych.
Wiersz filtrowania pod nagłówkiem kolumny Kontrahent zawęża listę do spraw jednej firmy, co przy rozmowie z jej przedstawicielem zastępuje ręczne szukanie spraw. Filtr działa na nazwie widocznej w kolumnie, więc firma zapisana pod dwiema nazwami wymaga dwóch filtrów. Dlatego przed dopisaniem kontrahenta sprawdzamy, czy firma o tym samym NIP nie jest już w kartotece.
Reklamacje klienta w menu Historia
Menu Historia na liście reklamacji ma pięć pozycji: Reklamacje klienta, Reklamacje artykułu, Wysłane e-mail, Wysłane SMSy i Dziennik. Pozycja Reklamacje klienta zbiera sprawy tego samego klienta, więc pracownik widzi, czy klient zgłaszał już podobny problem. Dokumentacja nie opisuje, czy pozycja łączy sprawy po kontrahencie z kartoteki, czy po danych reklamującego, więc przy wdrożeniu sprawdzamy ją na firmie z kilkoma sprawami. Historię klienta opisujemy przy historii reklamacji klienta i artykułu.
Przy rozmowie z klientem pozycja Reklamacje klienta pokazuje, czy ten sam problem wraca w kolejnych sprawach. Powtarzająca się wada tego samego artykułu u jednej firmy jest sygnałem do rozmowy z dostawcą, a nie tylko do kolejnej naprawy. Takie przypadki porównujemy z pozycją Reklamacje artykułu, która zbiera sprawy tego samego artykułu u wszystkich klientów.
Kontrahenci w raportach
Ekran Raporty ma w panelu Statystyki raporty, których nazwy wskazują na podział spraw według kontrahenta albo dostawcy. Wynik takiego raportu zależy od porządku w kartotece, bo firma zapisana dwa razy daje dwie pozycje raportu. W wersji 1.36.0 panel Statystyki ma m.in. cztery takie raporty:
- Zgłoszenia reklamacyjne kontrahent/okres - zgłoszenia jednej firmy w kolejnych okresach.
- Zgłoszenia reklamacyjne okres/kontrahent - firmy zgłaszające reklamacje w wybranym okresie.
- Reklamacje wg dostawców - sprawy w podziale na dostawców reklamowanych towarów.
- Reklamacje wg dostawców i towaru - sprawy dostawcy rozbite na poszczególne artykuły.
Raporty według dostawców służą firmom, które przekazują reklamacje dalej w łańcuchu dostaw, co opisujemy przy reklamacjach do dostawców i producentów. Według starszych opisów reklamacje do dostawców prowadzi się z ich udziałem, dlatego dostawca też powinien mieć w kartotece jedną pozycję. Raporty i serwer raportów opisujemy przy raportach reklamacyjnych w SQL Server Reporting Services.
Partnerzy z dostępem do reklamacji firmy
Według starszej dokumentacji rola Partner ogranicza zapisy według analityki kontrahenta i towaru, więc partner pracuje na sprawach powiązanych ze swoją firmą. Ta sama dokumentacja podaje, że konto użytkownika może mieć opcjonalnie przypisane konto analityczne. Związku konta analitycznego z kartoteką kontrahentów dokumentacja nie opisuje, dlatego sprawdzamy go przy konfiguracji ról. Partnerzy i sieci handlowe logują się według starszych opisów adresem e-mail i hasłem w module WWW dla firm, a role opisujemy przy rolach użytkowników w programie do reklamacji.
Skoro zapisy partnera ogranicza analityka kontrahenta, sieć handlowa zapisana w kartotece pod dwiema pozycjami może widzieć tylko część swoich spraw. Dlatego konto partnera zakładamy po sprawdzeniu, czy firma ma w kartotece jedną pozycję. Przy nowym oddziale sieci ustalamy, czy jest osobnym kontrahentem, czy częścią istniejącej pozycji, bo od tego zależy, kto zobaczy jego reklamacje.
Import kontrahentów i porządek w kartotece
Na ekranie Excel w menu Kartoteki jest pozycja Import kontrahentów - dostawców, a w demo z 2026 r. panel Import i eksport danych ma import kartotek kontrahentów i asortymentu. Starsze opisy integracji z ERP wymieniają wymianę kartotek towarów i kontrahentów. Wymianę danych z ERP opisujemy przy integracji programu do reklamacji z ERP, a drugą kartotekę przy kartotece asortymentu w programie do reklamacji. Przy porządkowaniu kartoteki kontrahentów pilnujemy dwóch zasad:
- Jeden NIP, jedna pozycja - przed dopisaniem firmy sprawdzamy, czy jej NIP nie jest już w kartotece.
- Jedno źródło danych - przy integracji z ERP kontrahentów dopisuje się w ERP, a nie równolegle w programie do reklamacji.
Kartoteki jako część administracji opisujemy przy administracji programem do reklamacji. Firma zapisana dwa razy dzieli swoje sprawy w historii i w raportach, a przy rozmowie z jej przedstawicielem pracownik widzi tylko część reklamacji. Dlatego źródło kartoteki kontrahentów ustalamy przy wdrożeniu, zanim do programu trafią pierwsze sprawy.