W skrócie
W Studio RMA.net pracownik wybiera wartości wielu pól z list przygotowanych przez administratora, czyli ze skorowidzów. Skorowidz statusów w wersji 1.36.0 demo ma 11 pozycji, od Nowa po Anulowana, i zasila listę Status w oknie zmiany statusu. Dokumentacja starszej wersji wymienia też skorowidze wydziałów, miejsc składowania, stanowisk kosztowych MPK i działań korygujących. Jednolite nazwy ze skorowidza pozwalają zestawiać sprawy według statusu, bez rozbijania jednej wartości na kilka pisowni.
Skorowidz jako lista wartości do wyboru
Dokumentacja starszej wersji Studio RMA.net opisuje skorowidze jako proste tabele definiowane przez administratora programu. Pracownik, który wprowadza dane, wybiera pozycję z przygotowanej listy, zamiast wpisywać wartość z klawiatury. Skorowidze porządkują w ten sposób rejestrację zdarzeń w programie. W module administratora zajmują osobną pozycję obok numeracji i parametrów, co opisujemy przy administracji programem do reklamacji.
Lista wartości chroni dane przed różną pisownią tej samej rzeczy. W bazie Microsoft SQL Server każdy wariant tekstu, np. Wysyłanie do centrali obok Wysłanie do centrali, tworzy w zestawieniu osobną grupę. Wybór ze skorowidza daje jedną pisownię w każdym dokumencie. Różnicę widać przy porównaniu dwóch sposobów wprowadzania danych:
- Wybór ze skorowidza - każda sprawa ma tę samą pisownię wartości, a zestawienie ma jedną pozycję dla każdej pozycji skorowidza.
- Wpisywanie tekstu - każdy wariant pisowni tworzy osobną pozycję, a sprawy tej samej kategorii rozpraszają się w zestawieniu.
Jedna pisownia daje jedną pozycję w zestawieniu, a każdy wariant wpisany ręcznie dokłada kolejną.
Skorowidz statusów w demo
Skorowidzem, z którym pracownik styka się przy każdej sprawie, jest skorowidz statusów. W wersji 1.36.0 demo ma w nim 11 pozycji: Nowa, Opinia sklepu, Rzeczoznawca, Wysłanie do centrali, Naprawa, Naprawa i upust cenowy, Upust cenowy, Uznana, Nieuznana, Zamknięta i Anulowana. Statusy opisują decyzję albo działanie, a etap sprawy pokazuje osobna lista stanów. Znaczenie statusów i stanów wyjaśniamy przy statusach reklamacji w systemie RMA.
Na zrzucie starszego interfejsu z 2019 r. panel Reklamacje wg statusu ma 10 pozycji, bez statusu Zamknięta. W wersji 1.36.0 z 2022 r. ten sam panel na ekranie Zestawienia ma już 11 pozycji. Skorowidz nie jest więc zamknięty na stałe, a jego skład zależy od konfiguracji danej instalacji.
Status wybiera się z listy rozwijanej w oknie Status, które otwiera przycisk Status na pasku listy. Okno ma pole Nr dokumentu oraz dwie listy rozwijane Status i Stan, a zmianę zatwierdza przycisk Zapisz. Obie listy pobierają wartości z konfiguracji programu, więc pracownik wybiera nazwę, a nie wpisuje ją od nowa.
Własne statusy firmy
Skład skorowidza statusów ustalamy przy standardowym wdrożeniu, razem z rolami. Według starszych opisów firma może dopisać własne statusy, np. Oczekuje na część, gdy naprawa czeka na dostawę, co opisujemy przy oczekiwaniu na części zamienne a terminie reklamacji. Statusy Rzeczoznawca i Opinia sklepu w demo pokazują, że statusy odpowiadają krokom procedury, a nie ekranom programu. Przy dopisywaniu statusów trzymamy się czterech zasad:
- Jedna decyzja albo działanie - status mówi, co dzieje się ze sprawą, np. Rzeczoznawca, a etap sprawy pokazuje stan.
- Nazwa zrozumiała poza działem - statusem posługujemy się też w rozmowie z klientem i w korespondencji, więc nazwa nie może być wewnętrznym skrótem.
- Krótka nazwa - najdłuższy status w demo ma 22 znaki (Naprawa i upust cenowy) i bywa ucięty w wąskiej kolumnie, co opisujemy przy zmianie szerokości kolumn w tabeli.
- Zgodność z procedurą - każdy status odpowiada krokowi z procedury reklamacyjnej w firmie.
Nowy status zmienia zestawienia według statusu, bo dochodzi w nich kolejna pozycja. Dlatego dopisujemy go po uzgodnieniu z kierownikiem działu, a nie doraźnie przy jednej sprawie. Konfigurację statusów przy wdrożeniu opisujemy przy konfiguracji programu przy wdrożeniu.
Skorowidze ze starszej dokumentacji
Dokumentacja starszej wersji programu wymienia skorowidze wydziałów, miejsc składowania, stanowisk kosztowych MPK, statusów i działań korygujących. Zestawiamy je z listami wartości widocznymi na zrzutach:
| Lista wartości | Przykładowe pozycje | Miejsce w programie | Źródło opisu |
|---|---|---|---|
| Statusy | Nowa, Rzeczoznawca, Uznana, Nieuznana | Okno Status, panel Reklamacje wg statusu | Zrzuty programu i dokumentacja |
| Stany | Nowa, W realizacji, Rozpatrzona, Zamknięta, Anulowana | Lista Stan w oknie Status, kalendarz | Zrzuty programu |
| Żądanie reklamującego | Naprawa, Wymiana, Obniżanie ceny, Odstąpienie od umowy | Formularz reklamacji, panel Reklamacje wg żądania reklamującego | Zrzuty programu |
| Wydziały | Brak przykładów w źródłach | Moduł administratora, pozycja Skorowidze | Dokumentacja starszej wersji |
| Miejsca składowania | Brak przykładów w źródłach | Moduł administratora, pozycja Skorowidze | Dokumentacja starszej wersji |
| Stanowiska kosztowe MPK | Brak przykładów w źródłach | Moduł administratora, pozycja Skorowidze | Dokumentacja starszej wersji |
| Działania korygujące | Brak przykładów w źródłach | Moduł administratora, pozycja Skorowidze | Dokumentacja starszej wersji |
Dla czterech ostatnich skorowidzów dokumentacja podaje tylko nazwy, bez opisu pól, w których się pojawiają. Działania korygujące pochodzą z systemu jakości: skorowidz daje im jednolite nazwy, a rejestr takich działań opisujemy przy rejestrze reklamacji w systemie jakości ISO 9001. Pozycje wydziałów i miejsc składowania wynikają ze struktury firmy, więc przygotowuje się je razem z danymi do kartotek.
Słowniki w menu Kartoteki
W starszym interfejsie menu Kartoteki ma pozycję Słowniki obok pozycji Asortyment i Kontrahenci. W menu bocznym z 2021 r. to menu ma pozycje Asortyment, Szukaj, Kontrahenci, Pracownicy, Usługi, Pliki, Excel i Słowniki. Dokumentacja nie opisuje zawartości pozycji Słowniki, więc nie utożsamiamy jej wprost ze skorowidzami z modułu administratora. Na karcie reklamacji jest też zakładka Cechy, a według starszych opisów firma może definiować własne cechy sprzętu.
Przy wdrożeniu listy wartości przygotowujemy razem z kartotekami, bo jedne i drugie są danymi stałymi, z których korzysta formularz reklamacji. Kartoteka asortymentu dostarcza indeks i nazwę artykułu, a skorowidze nazwy statusów i innych kategorii. Od obu rodzajów danych zależy czytelność list i zestawień.
Skorowidze a jakość danych w zestawieniach
Zestawienia według jednej cechy korzystają z wartości, które pracownicy wybierają z list. Panel Reklamacje wg statusu ma pozycję dla każdego statusu, a panel Reklamacje wg żądania reklamującego dla każdego żądania. Pole wypełniane wolnym tekstem takiego podziału nie daje, bo każda sprawa może mieć inny opis. Dlatego przyczyny reklamacji warto klasyfikować według stałego słownika, co omawiamy przy klasyfikacji przyczyn reklamacji.
Ten sam mechanizm widać przy żądaniu reklamującego. Pole ma cztery wartości: naprawa, wymiana, obniżenie ceny i odstąpienie od umowy, więc panel na ekranie Zestawienia dzieli sprawy na cztery grupy bez ręcznego porządkowania. Gdyby żądanie było zapisywane słowami klienta, np. wymiana na nowy albo zwrot pieniędzy, zestawienie trzeba by porządkować ręcznie.
Kto zmienia skorowidze
Według dokumentacji skorowidze definiuje administrator, a rola Administrator obejmuje je razem z parametrami programu. Pracownicy z innymi rolami wybierają pozycje z gotowych list i ich nie zmieniają. Role i ich zakres opisujemy przy rolach użytkowników w programie do reklamacji.
Zmiana nazwy pozycji skorowidza po starcie programu wymaga ostrożności. Dokumentacja nie opisuje, jak nowa nazwa pokaże się w dokumentach zapisanych wcześniej i w zestawieniach za poprzednie okresy. Taką zmianę sprawdzamy więc najpierw w wersji demo albo na kopii bazy, a dopiero potem wprowadzamy ją w programie, z którego korzysta dział.