Technik w programie do reklamacji

W celu wprowadzenia do ewidencji reklamacji należy zarejestrować zgłoszenie reklamacyjne poprzez specjalny internetowy formularz zgłoszenia reklamacyjnego zawierającego niezbędne podstawowe informacje. Zapisane zgłoszenie reklamacyjne ma przypisany automatycznie unikalny numer zgłoszenia internetowego (numer referencyjny lub numer RMA). Numer ten może być także przypisany (automatycznie nadawany) przez pracowników serwisu centralnego akceptującego dane zgłoszenie. Akceptacja zgłoszenia skutkuje nadaniem numeru RMA, zgłaszający jest informowany o tym fakcie mailowo, otrzymuje powiadomienie z informacją jaki to numer otrzymało jego zgłoszenie. Otrzymany numer RMA zgłaszający powinien umieścić w sposób widoczny i czytelny na przesyłce przekazywanej do serwisu gwarancyjnego.

Każda firma ma świadomość tego, iż część klientów będzie składała zgłoszenia reklamacyjne. Ich obsługa i monitorowanie nie są łatwe. Wymaga to kontroli terminów, ale też dbania o poprawny obieg dokumentów. Znacznym ułatwieniem jest korzystanie z rozwiązania, jakim jest system do obsługi reklamacji. Pozwala on na szybki dostęp do wszystkich danych dotyczących reklamacji o różnym statusie realizacji. Zapewnia to wdrożenie systemu do obsługi reklamacji.

System RMA umożliwia obsługę zgłoszeń reklamacyjnych. Można dzięki niemu je rejestrować. Reklamacje.net od SoftwareStudio to wyjątkowy system RMA, ponieważ pozwala na rejestrację i obsługę zgłoszeń przez internet, w środowisku OnLine. Każde zgłoszenie ma wystawiony protokół reklamacyjny oraz potwierdzenie złożenia reklamacji dla klienta.

System reklamacji a współpraca wielu działów. W procesy reklamacyjne często zaangażowanych jest wiele działów danej firmy. Są to pracownicy rozpatrujący reklamacje, osoby zajmujące się obsługą klienta czy też serwisanci. Wszystkie etapy obsługi reklamacji muszą być przeprowadzane przez odpowiednie osoby, dlatego tak ważne jest, aby oni wszyscy mieli ciągły wgląd do wszystkich danych oraz zmian pojawiających się w danym zgłoszeniu. To znacznie ułatwia współpracę i sprawia, że w każdym punkcie stosowane są te same zasady obsługi reklamacji. Zarządzanie zgłoszeniami można ujednolicić, wprowadzając tym samym jeszcze więcej udogodnień, zarówno dla pracowników, jak i klientów. Jest to możliwe wdrażają system do obsługi reklamacji.

Rola posiadająca szerokie uprawnienia związane z przeglądaniem i zarządzaniem reklamacjami. Posiada dodatkowe opcje związane z zestawieniami wg różnych kryteriów oraz dostęp do raportów SQL server. Raporty definiuje administrator i udostępnia wybranym użytkownikom. Wcześniej jednak raporty należy zainstalować na serwerze raportów bazy SQL server.

Rola przeznaczona dla pracowników serwisu zajmujących się naprawami. W ramach tej roli pracownicy przyjmują reklamacje z działu przyjęć, wykonują ocenę zgodności zgłoszenia oraz wykonują naprawę lub weryfikację. Na tej podstawie rejestrują wykonane usługi, zużyte części do naprawy i wystawiają dokument KARTA NAPRAWY.

Zgłoszenia reklamacyjne dotyczące urządzeń elektrycznych lub elektronicznych charakteryzuje bardzo dokładna ewidencja związana z opisem danego urządzenia. Wynika to z faktu, że urządzenia takei są zwykle dość kosztowne w związku z tym zaróno producenci jak i dystrybutorzy są zainteresowani dokładną wiedzą ile razy dane urządzenie było naprawiane w określonym czasie. Ponadto serwis napraw urządzeń elektronicznych często zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji uszkodzeń wg standardu IRIS, pozwalającego na raportowanie i analizowanie uszkodzeń wg zgrupowanych cech.

Opcja numeracja dokumentów pozwala za pomocą tabeli definiować kody rodzajów dokumentów wykorzystywanych w systemie, ich daty wazności oraz formaty.

Rola przeznaczona dla użytkownika nie będącego bezpośrednim użytkownikiem systemu, ale osobą odpowiedzialną za prawidłową podstawową konfigurację systemu. Jego rola ogranicza się do ustawiania podstawowych parametrów, skorowidzy, numeracji itp. i pełni rolę administracyjną, ale nie użytkową.

Reklamacje dotyczą każdej firmy, która zajmuje się sprzedażą. Im większa firma, tym więcej zgłoszeń reklamacyjnych od klientów. Dlatego tak ważne jest, aby zainwestować w odpowiedni program reklamacyjny. Oprogramowanie od SoftwareStudio pomaga w terminowym, a także dokładnym zarządzaniem reklamacjami. Pracownik może w szybki sposób wyszukać konkretne zlecenie po numerze RMA, albo dzięki innym danym. Ponadto wygodne jest monitorowanie tego, jaki procent reklamacji jest rozpatrzonych i zakończonych, ile zostało dodanych nowych zgłoszeń, a także jak wiele z nich jest w realizacji. Oprogramowanie (system reklamacji) to szybkie analizowanie danych według wybranych kategorii i opcji.